10 Geheimnisse für erfolgreiche Mitarbeitergespräche

Die Durchführung von Mitarbeitergesprächen ist ein entscheidendes Instrument der Führung. Sie dienen sowohl der Bindung als auch der Entwicklung der Mitarbeiter. Auch in Zeiten der Corona-Pandemie sollten diese Gespräche nicht vernachlässigt werden. Gerade in außergewöhnlichen Situationen wie diesen sind gute Kommunikation, gegenseitiges Feedback und Motivation von großer Bedeutung.

Bedeutung von Mitarbeitergesprächen

Mitarbeitergespräche sind ein wesentliches Instrument der Personalführung. Darunter fallen vor allem die strukturierten Gespräche, die in der Regel einmal im Jahr stattfinden. In Wirklichkeit ist jedoch jedes Gespräch zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten außerhalb der alltäglichen Kommunikation ein Mitarbeitergespräch. Die strukturierten (Jahres-)Gespräche dienen in der Regel der Motivation der Mitarbeiter, der Betrachtung von Entwicklungsperspektiven und der Vereinbarung von Zielen. Daneben gibt es auch anlassbezogene Gespräche, beispielsweise aus formellen Gründen oder im Zusammenhang mit Fehlverhalten.

Laut der contec HR-Studie 2020 (kostenloser Download) werden bereits in zwei Dritteln der befragten Unternehmen regelmäßig strukturierte Mitarbeitergespräche geführt. Sie dienen auch als Baustein der Personalbindung, jedoch werden noch zu selten systematische Maßnahmen für die Personalbindung daraus abgeleitet.

Mitarbeitergespräche haben oft einen schlechten Ruf, sowohl bei Mitarbeitern als auch bei Führungskräften. Sie werden als bürokratisches “Muss” angesehen oder mit Befürchtungen einer Leistungsbeurteilung seitens der Mitarbeiter verbunden. Zu Unrecht, denn wenn der Rahmen stimmt, die Kommunikationsregeln beachtet werden und die Gespräche gut vorbereitet, strukturiert durchgeführt und nachbereitet werden, sind sie vor allem eine wichtige Chance.

10 Geheimnisse erfolgreicher Mitarbeitergespräche

1. Feedback für beide Seiten: Bieten Sie Ihren Mitarbeitern qualifiziertes Feedback zu ihrem Verhalten und ihrer Leistung an. Gleichzeitig können Mitarbeiter auch Feedback zur Zusammenarbeit mit ihren Vorgesetzten geben. Mitarbeitergespräche können so zu einem wechselseitigen Feedback-Tool werden.

2. Personalentwicklung: Nutzen Sie Mitarbeitergespräche als Möglichkeit, über Themen zu sprechen, die im Alltag schnell übersehen werden, wie zum Beispiel persönliche Entwicklungswünsche. Vergleichen Sie die vorhandenen Kompetenzen der Mitarbeiter mit den für ihre Position relevanten Kompetenzen und vereinbaren Sie konkrete Entwicklungsziele.

3. Vorbereitung: Führen Sie Mitarbeitergespräche mit einem Leitfaden durch und geben Sie Ihren Mitarbeitern genügend Zeit zur Vorbereitung. Informieren Sie sie auch über Anlass, Ablauf und Schwerpunkte des Gesprächs.

4. Gesprächsrahmen und -ablauf: Planen Sie genügend Zeit und eine ungestörte Umgebung für das Gespräch ein. Beginnen Sie mit einem Rückblick und Feedback auf das letzte Gespräch. Formulieren Sie gemeinsam Entwicklungsperspektiven und Ziele. Fassen Sie getroffene Vereinbarungen zusammen.

5. Kommunikationsverhalten: Begegnen Sie Ihren Mitarbeitern auf Augenhöhe und lassen Sie ihnen genug Raum für ihre Anliegen. Lassen Sie sie zuerst ihre Sicht schildern.

6. Nachbereitung/Dokumentation: Dokumentieren Sie die Mitarbeitergespräche und behandeln Sie die Dokumente vertraulich. Stellen Sie sie den Mitarbeitern zur Verfügung und verwenden Sie sie als Grundlage für das nächste Gespräch.

7. Zielvereinbarungen aus Sicht des Unternehmens: Ziele sollten eine Anziehungskraft haben, um eine gemeinsame Ausrichtung im Unternehmen zu erreichen. Zeigen Sie den Mitarbeitern, wie ihre Ziele zur Unternehmensentwicklung beitragen und ermöglichen Sie ihnen, Entscheidungen mitzutragen.

8. Zielvereinbarungen aus Sicht der Mitarbeiter: Zielvereinbarungen ermöglichen Mitarbeitern, sich am Erfolg des Unternehmens zu beteiligen. Besprechen Sie gemeinsam, welche Ziele sie für einen bestimmten Zeitraum setzen möchten, und reflektieren Sie am Ende, ob und inwieweit diese Ziele erreicht wurden.

9. Schwierige Mitarbeitergespräche: Schwierige Gespräche, z. B. über unkollegiales Verhalten oder mangelnde Arbeitsqualität, erfordern eine gute Kommunikationsfähigkeit seitens der Führungskräfte. Führen Sie solche Gespräche zeitnah und stellen Sie sicher, dass das Verhalten oder die Leistung kritisiert werden, nicht aber die Person.

10. Sinnstiftung: Anerkennung der erbrachten Leistungen, konstruktive Kritik und Aufzeigen von Verbesserungspotenzialen tragen zur Sinnstiftung bei. Mitarbeitergespräche können langfristig zur Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeiter, zur Verbesserung der Arbeitsqualität und zur Weiterentwicklung des Unternehmens beitragen.

Im Idealfall können Mitarbeitergespräche langfristig eine höhere Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeitenden, eine Verbesserung der Arbeitsqualität durch gezielte Fort- und Weiterbildungen sowie einen kompetenzorientierten Einsatz der Mitarbeitenden erreichen und somit einen Beitrag zur Weiterentwicklung des Unternehmens leisten.