Du bist für die Vorbereitung und Gestaltung von Teamsitzungen verantwortlich? Dann bist du hier genau richtig! In diesem Artikel erfährst du, wie du mit 10 einfachen Tipps deine Teamsitzungen effektiver gestalten kannst. Lass uns loslegen!
Was ist eine Teamsitzung?
Eine Teamsitzung, auch bekannt als Teambesprechung oder Meeting, dient der Organisation und Führung eines Teams. Es gibt drei Hauptziele, die eine Teamsitzung verfolgt:
- Eine Sache erfordert eine Entscheidung.
- Es gibt Fragen zu bestimmten Sachverhalten.
- Das Unternehmen informiert über wichtige Entwicklungen.
Eine gut geplante und gestaltete Teamsitzung trägt zu einem reibungslosen Betriebsablauf bei und erhöht die Mitarbeitermotivation. Regelmäßig stattfindende Besprechungen steigern den Erfolg von Teambesprechungen. Nach der Besprechung wird in der Regel ein Protokoll angefertigt.
6 Tipps zur Gestaltung einer Teamsitzung
Bevor du eine Teamsitzung planst, solltest du sicherstellen, dass sie überhaupt notwendig ist. Gibt es keine Probleme oder Neuerungen, fehlen wichtige Informationen oder wäre es sinnvoller, die Besprechung zu verschieben? Es hat sich außerdem gezeigt, dass der Tagesordnungspunkt “Sonstiges” hinderlich ist. Darunter kann sich alles und nichts verbergen, was den Ablauf einer Besprechung sprengen kann. Wichtige Themen sollten als eigene Punkte in die Agenda aufgenommen werden, unwichtige Themen haben in einer Teamsitzung ohnehin nichts zu suchen. Hier sind 6 Tipps für eine gelungene Teamsitzung:
1. Planung
Bevor du eine Teamsitzung planst, solltest du die Teilnehmerzahl, die Tagesordnungspunkte und die Ziele festlegen. Für die ideale Teilnehmerzahl könntest du dich an der Zwei-Pizza-Regel orientieren. Die Themen können durch Rückmeldungen aus dem Team ermittelt und in eine sinnvolle Reihenfolge gebracht werden. Komplexere Probleme sollten nicht direkt am Anfang behandelt werden. Es sollten nur Themen besprochen werden, die alle betreffen. Tagesordnungspunkte, die nicht alle Teilnehmer betreffen, können in einer zweiten Teamsitzung besprochen werden.
2. Bekanntgabe
Versende rechtzeitig, etwa drei bis fünf Tage vor der Teamsitzung, eine E-Mail mit Informationen zu den Tagesordnungspunkten, dem Beginn und der Dauer der Teamsitzung. So haben alle Teilnehmer die Möglichkeit, sich bereits im Voraus Gedanken zu machen und nötigenfalls zu recherchieren. Dadurch spart man unnötige Erklärungen, die das Meeting nur in die Länge ziehen. Die Einladung sollte außerdem den Treffpunkt und die Uhrzeit enthalten.
3. Zeitrahmen
Grenze die Teamsitzung zeitlich ein. Bei wöchentlichen Besprechungen reichen in der Regel 30 bis 60 Minuten. Beginne pünktlich und lege Wert darauf, dass auch die Teilnehmer pünktlich erscheinen. Beende die Besprechung ebenfalls pünktlich, denn die Teilnehmer müssen sich danach wieder ihren Aufgaben widmen. Lasse die Besprechung auch dann beginnen, wenn noch nicht alle Teilnehmer anwesend sind. Das fördert die Pünktlichkeit beim nächsten Mal. Bei regelmäßig stattfindenden Teamsitzungen empfiehlt es sich, eine bestimmte Uhrzeit festzulegen.
4. Moderation
Die Führungskraft oder ein Teammitglied sollte die Rolle des Moderators übernehmen. Der Moderator eröffnet, leitet und beendet die Teamsitzung. Er achtet darauf, dass die vorgegebene Redezeit eingehalten wird und greift ein, wenn bestimmte Themen ausufern oder wichtige Aspekte untergehen. Der Moderator kann mit Fragen oder Eisbrechern die Stimmung auflockern.
5. Ergebnisprotokoll
Ein Ergebnisprotokoll hält schriftlich die wichtigsten Tagesordnungspunkte und Ergebnisse fest. Es sollte das Datum und die Uhrzeit, die Namen der Teilnehmer, die Termine und Beschlüsse sowie den Namen des Protokollanten enthalten. Dadurch wird sichergestellt, dass die Teilnehmer das Besprochene nicht vergessen und es ist auch später nachvollziehbar, was umgesetzt wurde und was nicht.
6. Nachbereitung
Die Nachbereitung der Teamsitzung ist entscheidend für zukünftige Besprechungen. Reflektiere die Teamsitzung und stelle dir folgende Fragen:
- Wurde die Agenda eingehalten?
- Kam jeder Teilnehmer zu Wort?
- Gab es bestimmte Personen, die sich besonders hervorgetan haben?
- Gibt es Personen, die Unterstützung benötigen?
- Wie war die Atmosphäre während des Meetings?
- Bist du mit deiner Leistung zufrieden oder siehst du Verbesserungsbedarf?
Regeln und Methoden für die Teamsitzung
Je nach Anlass und Teilnehmerstruktur kann es zu Konflikten während einer Teamsitzung kommen. Wichtig ist, dass diese konstruktiv gelöst werden. Manche Konflikte können bereits im Vorfeld vermieden werden, weshalb bestimmte Regeln sinnvoll sind. Ein aufmerksames Auge auf nonverbale Signale hilft auch dabei, schwierige Situationen zu erkennen und anzusprechen. Hier sind einige Tipps für eine erfolgreiche Teamsitzung:
- Beteiligung fördern: Lass möglichst alle Teilnehmer zu Wort kommen, um verschiedene Perspektiven zu gewinnen. Auch schüchterne Teilnehmer sollten ermutigt werden, ihre Meinung zu äußern.
- Verteilung beachten: Achte darauf, dass die Redezeit gerecht auf alle Teilnehmer verteilt wird. Verwende beispielsweise einen Timer, um die Zeit im Blick zu behalten.
- Wertschätzung signalisieren: Behandle alle Teilnehmer wertschätzend und lasse sie ausreden. Vermeide abwertende Kommentare und halte das Handy während der Besprechung aus.
- Kreativität stimulieren: Fördere eine offene Firmenkultur, in der auch ungewöhnliche Ideen willkommen sind. Verwende Kreativitätstechniken, um Denkblockaden zu lösen und originelle Ideen zu generieren.
Wie lange dauert eine Teamsitzung?
Die Dauer einer Teamsitzung hängt vom Anlass und der Teilnehmerzahl ab. Bei schwierigen Projekten, bei denen Probleme erörtert und Lösungen gefunden werden müssen, kann eine Teamsitzung länger dauern. Wenn es nur darum geht, die Teammitglieder auf den neuesten Stand zu bringen, kann eine Teamsitzung kurz gehalten werden. Es ist wichtig, den Umfang eines Themas bei der Planung zu berücksichtigen und die Zeit für jeden Tagesordnungspunkt zu begrenzen.
Ist eine Teamsitzung Arbeitszeit?
Eine Teamsitzung fällt unabhängig von ihrer Dauer in die Arbeitszeit. Die Teilnahme an einer Teamsitzung ist für Mitarbeiter in der Regel verpflichtend, da die Inhalte dazu dienen, die Arbeit besser erledigen zu können. Eine Teamsitzung muss daher vergütet werden. Wenn eine Teamsitzung außerhalb der normalen Arbeitszeit stattfindet, gilt dies als Mehrarbeit und Mitarbeiter sind nur dann dazu verpflichtet, wenn es im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag festgehalten ist oder wenn es sich um einen Notfall handelt. Wenn es keine vertragliche Regelung gibt, muss die Teamsitzung während der Arbeitszeit stattfinden.
Jetzt bist du bestens gerüstet für deine nächste Teamsitzung. Nutze diese Tipps, um deine Sitzungen effektiver und erfolgreicher zu gestalten. Viel Erfolg!
