7 Beispiele für E-Mail-Anfragen zur Vereinbarung von Terminen

Zukünftige Referenz: Die Anfrage-E-Mail dient sowohl Ihnen als auch dem Empfänger als Erinnerung. Aufgrund der vielen Termine kann es vorkommen, dass einer von Ihnen oder beide wichtige Details wie Kontaktinformationen, Uhrzeit, Ort oder Tagesordnung vergessen.

Einfache Übermittlung von Details: Mit E-Mails können Sie Termine leicht in eine Organisations-App oder einen Online-Kalender übertragen. Sie können die Termindaten auch Ihren Kollegen weitergeben, wenn Ihre gesamte Abteilung an dem Termin teilnehmen soll.

Verbesserte Vertraulichkeit: Manche Termine erfordern eine gewisse Privatsphäre. Mit E-Mail-Terminanfragen können Sie sicherstellen, dass Ihre Anfrage nur an die vorgesehene Zielgruppe gesendet wird. So können Sie Termine mit bestimmten Kollegen organisieren, ohne sich Gedanken über Professionalität oder Vertraulichkeit machen zu müssen.

Keine Missverständnisse: E-Mail-Anfragen ermöglichen es Ihnen, die Genauigkeit zu kontrollieren, indem Sie wichtige Details wie Zeit und Ort des Termins überprüfen. Dadurch können Sie Missverständnisse vermeiden, die entstehen können, wenn Sie sich unklar ausdrücken.

Klare und ansprechende Betreffzeile: Eine herausragende Betreffzeile erhöht die Öffnungsrate Ihrer E-Mail. Sie sollte klar, prägnant, persönlich und interessant genug sein, um das Interesse des Empfängers zu wecken. Verwenden Sie Wörter wie “Termin” oder “Zeitplan” und eine überzeugende Sprache, wenn Sie jemandem zum ersten Mal schreiben.

Begrüßung einfügen: Bewahren Sie Respekt und Professionalität, unabhängig davon, ob Sie Ihre Terminanfrage an einen älteren oder jüngeren Kollegen senden. Beginnen Sie Ihre E-Mail mit einer Anrede wie “Sehr geehrter Herr/Frau [Nachname]”. Wenn Sie an einen unbekannten Empfänger schreiben, verwenden Sie Vor- und Nachnamen: “Sehr geehrter [Vor- und Nachname]”. Bei einer Gruppenanfrage verwenden Sie eine Gruppenansprache wie “Sehr geehrte Vorgesetzte”.

Richtig einführen: Stellen Sie sich in Ihrer Terminanfrage-E-Mail vor, um die Authentizität Ihrer Nachricht zu zeigen. Besonders wichtig ist dies, wenn Sie einen Termin mit einer unbekannten Person oder jemandem vereinbaren möchten, der Ihre E-Mail nicht erwartet. Beispielsweise: “Ich bin [Ihr Name] und arbeite in der Abteilung [Abteilung]”.

Begründen Sie den Termin: Dies ist der wichtigste Teil Ihrer Terminanfrage-E-Mail, da er den Empfänger dazu motiviert, sich auf den geplanten Termin einzulassen. Es hilft dem Empfänger zu verstehen, warum der Termin wichtig ist und welchen Wert er für ihn hat. Gehen Sie jedoch nicht zu sehr ins Detail, denn das ist der Hauptgrund, warum Sie sich treffen möchten. Halten Sie diesen Abschnitt also kurz und prägnant.

Zeit- und Ortsflexibilität: Geben Sie dem Empfänger so weit wie möglich einen flexiblen Zeitplan. Dadurch erhöhen Sie die Chance, dass Sie beide einen geeigneten Zeitpunkt und Ort finden. Geben Sie auch an, ob es sich um ein persönliches Treffen oder ein Online-Gespräch handelt.

Antrag auf Bestätigung: Bitten Sie den Empfänger, seine Teilnahme an dem Termin zu bestätigen. Dies ist wichtig für die Planung des Veranstaltungsortes, der Verpflegung oder Reservierungen. Geben Sie deutlich an, wie der Empfänger die Bestätigung vornehmen kann.

Eine Erinnerung senden: Schicken Sie dem Eingeladenen einige Tage vor dem Termin eine Erinnerung, nachdem er seine Teilnahme bestätigt hat. Wenn er den Termin ohne Angabe von Gründen ablehnt, fragen Sie höflich nach möglichen Änderungen der Termindetails. Wenn Sie keine Antwort erhalten, ist ein höflicher Kontrollanruf eine gute Idee.

Zukünftige Referenz: Die Anfrage-E-Mail dient sowohl Ihnen als auch dem Empfänger als Erinnerung. Aufgrund der vielen Termine kann es vorkommen, dass einer von Ihnen oder beide wichtige Details wie Kontaktinformationen, Uhrzeit, Ort oder Tagesordnung vergessen.

Einfache Übermittlung von Details: Mit E-Mails können Sie Termine leicht in eine Organisations-App oder einen Online-Kalender übertragen. Sie können die Termindaten auch Ihren Kollegen weitergeben, wenn Ihre gesamte Abteilung an dem Termin teilnehmen soll.

Verbesserte Vertraulichkeit: Manche Termine erfordern eine gewisse Privatsphäre. Mit E-Mail-Terminanfragen können Sie sicherstellen, dass Ihre Anfrage nur an die vorgesehene Zielgruppe gesendet wird. So können Sie Termine mit bestimmten Kollegen organisieren, ohne sich Gedanken über Professionalität oder Vertraulichkeit machen zu müssen.

Keine Missverständnisse: E-Mail-Anfragen ermöglichen es Ihnen, die Genauigkeit zu kontrollieren, indem Sie wichtige Details wie Zeit und Ort des Termins überprüfen. Dadurch können Sie Missverständnisse vermeiden, die entstehen können, wenn Sie sich unklar ausdrücken.

Klare und ansprechende Betreffzeile: Eine herausragende Betreffzeile erhöht die Öffnungsrate Ihrer E-Mail. Sie sollte klar, prägnant, persönlich und interessant genug sein, um das Interesse des Empfängers zu wecken. Verwenden Sie Wörter wie “Termin” oder “Zeitplan” und eine überzeugende Sprache, wenn Sie jemandem zum ersten Mal schreiben.

Begrüßung einfügen: Bewahren Sie Respekt und Professionalität, unabhängig davon, ob Sie Ihre Terminanfrage an einen älteren oder jüngeren Kollegen senden. Beginnen Sie Ihre E-Mail mit einer Anrede wie “Sehr geehrter Herr/Frau [Nachname]”. Wenn Sie an einen unbekannten Empfänger schreiben, verwenden Sie Vor- und Nachnamen: “Sehr geehrter [Vor- und Nachname]”. Bei einer Gruppenanfrage verwenden Sie eine Gruppenansprache wie “Sehr geehrte Vorgesetzte”.

Richtig einführen: Stellen Sie sich in Ihrer Terminanfrage-E-Mail vor, um die Authentizität Ihrer Nachricht zu zeigen. Besonders wichtig ist dies, wenn Sie einen Termin mit einer unbekannten Person oder jemandem vereinbaren möchten, der Ihre E-Mail nicht erwartet. Beispielsweise: “Ich bin [Ihr Name] und arbeite in der Abteilung [Abteilung]”.

Begründen Sie den Termin: Dies ist der wichtigste Teil Ihrer Terminanfrage-E-Mail, da er den Empfänger dazu motiviert, sich auf den geplanten Termin einzulassen. Es hilft dem Empfänger zu verstehen, warum der Termin wichtig ist und welchen Wert er für ihn hat. Gehen Sie jedoch nicht zu sehr ins Detail, denn das ist der Hauptgrund, warum Sie sich treffen möchten. Halten Sie diesen Abschnitt also kurz und prägnant.

Zeit- und Ortsflexibilität: Geben Sie dem Empfänger so weit wie möglich einen flexiblen Zeitplan. Dadurch erhöhen Sie die Chance, dass Sie beide einen geeigneten Zeitpunkt und Ort finden. Geben Sie auch an, ob es sich um ein persönliches Treffen oder ein Online-Gespräch handelt.

Antrag auf Bestätigung: Bitten Sie den Empfänger, seine Teilnahme an dem Termin zu bestätigen. Dies ist wichtig für die Planung des Veranstaltungsortes, der Verpflegung oder Reservierungen. Geben Sie deutlich an, wie der Empfänger die Bestätigung vornehmen kann.

Eine Erinnerung senden: Schicken Sie dem Eingeladenen einige Tage vor dem Termin eine Erinnerung, nachdem er seine Teilnahme bestätigt hat. Wenn er den Termin ohne Angabe von Gründen ablehnt, fragen Sie höflich nach möglichen Änderungen der Termindetails. Wenn Sie keine Antwort erhalten, ist ein höflicher Kontrollanruf eine gute Idee.

Zukünftige Referenz: Die Anfrage-E-Mail dient sowohl Ihnen als auch dem Empfänger als Erinnerung. Aufgrund der vielen Termine kann es vorkommen, dass einer von Ihnen oder beide wichtige Details wie Kontaktinformationen, Uhrzeit, Ort oder Tagesordnung vergessen.

Einfache Übermittlung von Details: Mit E-Mails können Sie Termine leicht in eine Organisations-App oder einen Online-Kalender übertragen. Sie können die Termindaten auch Ihren Kollegen weitergeben, wenn Ihre gesamte Abteilung an dem Termin teilnehmen soll.

Verbesserte Vertraulichkeit: Manche Termine erfordern eine gewisse Privatsphäre. Mit E-Mail-Terminanfragen können Sie sicherstellen, dass Ihre Anfrage nur an die vorgesehene Zielgruppe gesendet wird. So können Sie Termine mit bestimmten Kollegen organisieren, ohne sich Gedanken über Professionalität oder Vertraulichkeit machen zu müssen.

Keine Missverständnisse: E-Mail-Anfragen ermöglichen es Ihnen, die Genauigkeit zu kontrollieren, indem Sie wichtige Details wie Zeit und Ort des Termins überprüfen. Dadurch können Sie Missverständnisse vermeiden, die entstehen können, wenn Sie sich unklar ausdrücken.

Klare und ansprechende Betreffzeile: Eine herausragende Betreffzeile erhöht die Öffnungsrate Ihrer E-Mail. Sie sollte klar, prägnant, persönlich und interessant genug sein, um das Interesse des Empfängers zu wecken. Verwenden Sie Wörter wie “Termin” oder “Zeitplan” und eine überzeugende Sprache, wenn Sie jemandem zum ersten Mal schreiben.

Begrüßung einfügen: Bewahren Sie Respekt und Professionalität, unabhängig davon, ob Sie Ihre Terminanfrage an einen älteren oder jüngeren Kollegen senden. Beginnen Sie Ihre E-Mail mit einer Anrede wie “Sehr geehrter Herr/Frau [Nachname]”. Wenn Sie an einen unbekannten Empfänger schreiben, verwenden Sie Vor- und Nachnamen: “Sehr geehrter [Vor- und Nachname]”. Bei einer Gruppenanfrage verwenden Sie eine Gruppenansprache wie “Sehr geehrte Vorgesetzte”.

Richtig einführen: Stellen Sie sich in Ihrer Terminanfrage-E-Mail vor, um die Authentizität Ihrer Nachricht zu zeigen. Besonders wichtig ist dies, wenn Sie einen Termin mit einer unbekannten Person oder jemandem vereinbaren möchten, der Ihre E-Mail nicht erwartet. Beispielsweise: “Ich bin [Ihr Name] und arbeite in der Abteilung [Abteilung]”.

Begründen Sie den Termin: Dies ist der wichtigste Teil Ihrer Terminanfrage-E-Mail, da er den Empfänger dazu motiviert, sich auf den geplanten Termin einzulassen. Es hilft dem Empfänger zu verstehen, warum der Termin wichtig ist und welchen Wert er für ihn hat. Gehen Sie jedoch nicht zu sehr ins Detail, denn das ist der Hauptgrund, warum Sie sich treffen möchten. Halten Sie diesen Abschnitt also kurz und prägnant.

Zeit- und Ortsflexibilität: Geben Sie dem Empfänger so weit wie möglich einen flexiblen Zeitplan. Dadurch erhöhen Sie die Chance, dass Sie beide einen geeigneten Zeitpunkt und Ort finden. Geben Sie auch an, ob es sich um ein persönliches Treffen oder ein Online-Gespräch handelt.

Antrag auf Bestätigung: Bitten Sie den Empfänger, seine Teilnahme an dem Termin zu bestätigen. Dies ist wichtig für die Planung des Veranstaltungsortes, der Verpflegung oder Reservierungen. Geben Sie deutlich an, wie der Empfänger die Bestätigung vornehmen kann.

Eine Erinnerung senden: Schicken Sie dem Eingeladenen einige Tage vor dem Termin eine Erinnerung, nachdem er seine Teilnahme bestätigt hat. Wenn er den Termin ohne Angabe von Gründen ablehnt, fragen Sie höflich nach möglichen Änderungen der Termindetails. Wenn Sie keine Antwort erhalten, ist ein höflicher Kontrollanruf eine gute Idee.