Sie verwalten ein Projekt? Warum verwenden Sie nicht eine Zeitleiste anstelle einer unhandlichen Tabelle oder einer to-do-Liste? Eine Zeitleiste gibt Ihnen einen Überblick über alle Puzzlestücke, die zum großen Ganzen gehören. Mit der richtigen Technologie können Sie die Vorteile des Projektmanagements voll ausschöpfen, anstatt mühsam eine Zeitleiste von Hand zu erstellen.
Im Folgenden finden Sie ein Schritt-für-Schritt-Beispiel, wie Sie eine Zeitleiste erstellen können. Es spielt keine Rolle, in welcher Branche oder Abteilung Sie sich befinden. Wenn Sie die Schritte unserer Zeitleisten-Vorlage befolgen, lernen Sie im Handumdrehen, wie Sie eine Zeitachse erstellen und Ihre eigene Vorlage für Projektzeitleisten erstellen können.
Was ist eine Zeitleiste?
Bevor wir loslegen, möchten wir uns kurz mit den Grundlagen befassen. Was ist eigentlich eine Zeitleiste? Eine Zeitleiste, auch Zeitachse oder Zeitstrahl genannt, stellt die Abfolge von Ereignissen in chronologischer Reihenfolge dar. Der Aufbau einer Zeitleiste liegt in Ihrer Hand. Wichtig ist, dass eine Zeitleiste einen einfachen Überblick bietet.
Sie können verschiedene Beschriftungen, Schriftarten und Designelemente verwenden, um die Zeitleiste an den Zweck und die Zielgruppe anzupassen. Indem Sie Texte und Grafiken kombinieren, können Sie eine illustrierte Zeitleiste erstellen, die den Kontext der Zeitachse veranschaulicht.
Welche Arten von Zeitachsen gibt es?
Bei der Erstellung einer Zeitleiste haben Sie verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl. Die gängigsten Optionen sind:
- Horizontaler Zeitstrahl: Die Aufgaben werden von links nach rechts in chronologischer Reihenfolge angeordnet.
- Vertikaler Zeitstrahl: Ähnlich wie der horizontale Zeitstrahl, jedoch von oben nach unten.
- Statischer Zeitstrahl: Präsentation der Daten, die nachträglich nicht geändert oder angepasst werden können.
- Dynamischer Zeitstrahl: Eckpunkte und Daten können im Laufe der Zeit geändert oder angepasst werden.
Welche Vorteile bietet eine Zeitleiste?
Je nach Verwendungszweck bietet eine Zeitleiste verschiedene Vorteile im Projektmanagement:
- Bessere Visualisierung: Das Team kann den Fortschritt und die aktuellen Aufgaben und Deadlines besser im Blick behalten.
- Zentrale Übersicht: Alle wichtigen Informationen zum Projekt und dem Plan sind zentral in der Zeitleiste verfügbar.
Wie erstellt man eine Zeitleiste?
Der Prozess zur Erstellung einer Zeitleiste umfasst insgesamt 7 Schritte. Im Folgenden gehen wir näher auf diese Schritte und deren Bedeutung ein.
1. Kurzbeschreibung des Projekts erstellen
Beginnen Sie jedes Projekt mit einem Projekt-Briefing, um alle Projektbeteiligten einzubeziehen. Eine Kurzbeschreibung dient als Wegweiser und vermittelt den Zweck, die Ziele, Meilensteine und die Vision des Projekts, bevor Sie Ihre genaue Zeitleiste erstellen.
- Was sind die internen und externen Ziele des Projekts?
- Welche internen und externen Beteiligten sind involviert und welche Rollen nehmen sie ein?
- Welcher Zeitrahmen ist für das Projekt vorgesehen?
- Was sind die wichtigsten Meilensteine des Projekts?
2. Liste mit allen erforderlichen Schritten erstellen
Bevor Sie Ihre Zeitleiste erstellen können, müssen Sie eine Liste mit allen Zeitabschnitten, Arbeitsschritten und Details erstellen, die für den Projektplanungsprozess bis zum endgültigen Ergebnis erforderlich sind. Kein Detail ist zu klein oder zu groß.
Unterteilen Sie größere Aufgaben in kleinere, leichter verdauliche Teilaufgaben, um den Umfang besser zu erfassen und die Unteraufgaben einfacher bewältigen zu können.
3. Zeitliche Kalkulation der Arbeitsschritte
Weisen Sie jedem Arbeitsschritt eine bestimmte Zeitspanne zu, um genügend Vorlaufzeit für die Bearbeitung zu gewährleisten. Dadurch können Sie Ihre Zeitleiste erstellen und den gesamten Zeitrahmen einhalten.
4. Abhängigkeiten und Reihenfolge beachten
Einige Aufgaben können erst begonnen werden, wenn andere abgeschlossen sind. Definieren Sie die Abhängigkeiten und die Reihenfolge der Aufgaben, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
5. Zeitleiste erstellen
Verwenden Sie ein Projektmanagement-Tool wie Asana, um Ihre Zeitleiste zu erstellen. Dadurch sparen Sie Zeit und können Ihre Zeitleiste einfach verwalten und aktualisieren.
6. Beteiligte einbeziehen
Teilen Sie Ihre Zeitleiste mit allen Projektbeteiligten. Ein Projektmanagement-Tool erleichtert die gemeinsame Nutzung und Aktualisierung der Zeitleiste.
7. Zeitleiste nach Projektstart anpassen
Auch nach Projektbeginn können Änderungen auftreten. Aktualisieren Sie Ihre Zeitleiste entsprechend, informieren Sie alle Beteiligten über die Änderungen und passen Sie die Abläufe entsprechend an.
Ein gut durchdachter Projektplan und eine detaillierte Zeitleiste sind der Schlüssel zum erfolgreichen Projektmanagement. Nutzen Sie diese Schritt-für-Schritt-Anleitung, um Ihre nächste Zeitleiste zu erstellen und Ihr Projekt effizient zu planen und durchzuführen.
