Abschlagsrechnung: So funktionierts!

Willkommen zu meinem exklusiven Artikel über Abschlagsrechnungen! Heute werde ich dir alles erklären, was du über dieses Thema wissen musst. Also schnall dich an und lass uns loslegen!

Was ist eine Abschlagsrechnung?

Eine Abschlagsrechnung, auch bekannt als Anzahlungsrechnung, unterscheidet sich von einer herkömmlichen Rechnung dadurch, dass das Unternehmen bereits vor Beginn der Leistung oder Lieferung eine Rechnung stellt. Die Zahlung erfolgt also unter Vorbehalt und im guten Glauben.

Dies ist besonders vorteilhaft, wenn ein Auftrag oder ein Projekt über mehrere Monate oder Jahre läuft. Das Unternehmen orientiert sich bei der Erstellung der Abschlagsrechnung am Fortschritt des gesamten Auftrags. In der Baubranche zum Beispiel wird für jeden Bauabschnitt eine Abrechnung erstellt. Die Teilabschnitte werden im Voraus definiert, um Klarheit über das Abrechnungsverfahren zu schaffen. Eine Abschlagsrechnung muss die gleichen Angaben enthalten wie eine herkömmliche Rechnung. Bei einer Schluss- oder Endrechnung werden die Abschläge berücksichtigt und der Restbetrag ausgewiesen.

Abgrenzung zu Teilrechnung

Eine Teilrechnung wird erstellt, nachdem eine vereinbarte Teilleistung erbracht und abgenommen wurde.

Wann ist eine Anzahlung üblich?

Abschlagsrechnungen spielen besonders in der Baubranche eine große Rolle. Bei langfristigen Projekten, die sich über Monate oder Jahre erstrecken, teilen Bauunternehmen das gesamte Projekt in mehrere Bauabschnitte ein. Für diese Bauabschnitte erhält der Kunde jeweils eine Abschlagsrechnung.

Aber auch in anderen Bereichen des Handwerks sind Anzahlungsrechnungen üblich, besonders bei Geschäften mit Lieferanten. Betriebe senken so ihr finanzielles Risiko beim Bestellen von Rohstoffen und bei der Einteilung von Personal.

Auch Kleinunternehmer und Freiberufler nutzen gerne Anzahlungsrechnungen, wenn sie Aufträge erhalten, die mehrere Wochen in Anspruch nehmen. Damit sichern sie die Liquidität ihres Unternehmens ab und schützen ihr Eigenkapital.

Anzahlung, Leistungszeitraum und Umsatzsteuer

Der Leistungszeitraum jeder Rechnung ist entscheidend für die Umsatzsteuer.

Sollversteuerung

Obwohl die Steuer schon mit dem Rechnungsdatum entsteht, bestimmt der Leistungszeitraum, wann die Umsatzsteuer-Voranmeldung (USt-VA) erfolgen muss. Wird die Rechnung aber schon vor Beginn des Leistungszeitraums beglichen, ist der Zeitpunkt des Zahlungseingangs ausschlaggebend.

Beispiel: Monatliche USt-VA

Im September 2021 sendet die Baufirma Schotten Bau & System GmbH ihrem Auftraggeber eine Rechnung für Instandhaltungsleistungen, die im Oktober erbracht werden sollen. In der Rechnung müssen die folgenden Angaben erscheinen:

• Rechnungsdatum: 15.9.2021
• Leistungszeitraum: Oktober 2021

Das Bauunternehmen muss seine Umsatzsteuerschuld monatlich anmelden. Daraus ergeben sich zwei mögliche Szenarien:

1. Die Zahlung geht bereits am 30.9.2021 bei Schotten Bau & System GmbH ein. In diesem Fall muss die Umsatzsteuer-Voranmeldung bis zum 10. Oktober erfolgen.
2. Die Zahlung geht am 2.10.2021 ein, d.h. während des Leistungszeitraums. In diesem Fall wird die Umsatzsteuer-Voranmeldung erst zum 10. November fällig.

Istversteuerung und Kleinunternehmer

Nutzt das beauftragte Unternehmen die Istversteuerung, muss die Umsatzsteuer ganz regulär erst nach dem Eingang der Zahlung abgeführt werden. Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, muss erst gar keine Umsatzsteuer ausweisen. Das gilt auch für Abschlagszahlungen.

Wie sieht eine Abschlagsrechnung aus?

Stellt ein Unternehmen eine Rechnung, kann es sich die enthaltene Umsatzsteuer als Vorsteuer vom Finanzamt erstatten lassen. Dieses Prinzip gilt auch bei Abschlagsrechnungen. Damit der Vorsteuerabzug möglich ist, muss die Rechnung folgende Angaben enthalten:

• Eindeutige Bezeichnung: Abschlagsrechnung oder Anzahlungsrechnung
• Name und Anschrift des Rechnungsstellers und des Rechnungsempfängers
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Rechnungsdatum und Lieferdatum/-zeitraum
• Beschreibung der Dienstleistung
• Umsatzsteuersatz (7 % oder 19 %)
• Rechnungsbetrag (aufgeschlüsselt nach Nettobetrag, enthaltene Umsatzsteuer, gesetzlicher Umsatzsteuersatz und Bruttobetrag)

End- oder Schlussrechnung

Auch die Schlussrechnung muss genau so bezeichnet werden, damit der Zusammenhang für die Finanzbehörde nachvollziehbar ist. Die bereits gezahlten Abschläge müssen hier erneut aufgelistet und vom Gesamtbetrag abgezogen werden.

Abschlagsrechnung und Endrechnung: Beispiel

Ein Dienstleister für Online-Marketing übernimmt die Entwicklung eines umfangreichen Marketingkonzepts für seinen Auftraggeber. Für die Projektdauer werden mehrere Monate veranschlagt. Bevor das Marketingunternehmen mit der Arbeit beginnt, stellt es seinem Kunden drei Anzahlungsrechnungen zu. Hierbei werden die Erstellung der Homepage, die Entwicklung eines Marketingkonzepts und die technische Umsetzung des gesamten Projekts berechnet. Danach folgt eine Abschlussrechnung.

Posten der Schlussrechnung

Nach Abzug der Abschlagszahlungen verbleibt ein Restbetrag von 1.500 Euro zzgl. Umsatzsteuer.

1. Paket Marketing Business: Erstellung Website, technische Umsetzung, konzeptionelle Entwicklung
   • 50 Stunden
   • 7.000 Euro
2. Nebenkosten: Software-Lizenz, Domain
   • 1 Stück
   • 500 Euro
   • Gesamtbetrag netto: 7.500 Euro
   • Umsatzsteuer (19 %): 1.425 Euro
   • Gesamtbetrag brutto: 8.925 Euro
3. Abschlag: 15.8.21
   • Erstellung Homepage
   • Betrag netto: 2.000 Euro
   • Umsatzsteuer (19 %): 380 Euro
   • Bruttobetrag: 2.380 Euro
4. Abschlag: 15.9.21
   • Entwicklung eines Marketingkonzepts
   • Betrag netto: 2.500 Euro
   • Umsatzsteuer (19 %): 475 Euro
   • Bruttobetrag: 2.975 Euro
5. Abschlag: 15.10.21
   • Technische Umsetzung
   • Betrag netto: 1.500 Euro
   • Umsatzsteuer (19 %): 285 Euro
   • Bruttobetrag: 1.785 Euro
   • Ausstehender Restbetrag: Nebenkosten und Fertigstellung
   • Betrag netto: 1.500 Euro
   • Umsatzsteuer (19 %): 285 Euro
   • Bruttobetrag: 1.785 Euro

Teilrechnung vs. Anzahlungsrechnung und Umsatzsteuer

Bei einer Teilrechnung hat das Unternehmen die in Rechnung gestellten Tätigkeiten bereits erbracht. Das Umsatzsteuerrecht grenzt eine Teilleistung daher von einem Abschlag ab. Bei Teilrechnungen – und auch bei Schlussrechnungen – entsteht die Umsatzsteuer erst, wenn das Unternehmen die Leistung erbracht hat.

Beispiel: Teilrechnung und Umsatzsteuer

Eine Freiberuflerin hat ihrem Auftraggeber die Entwicklung für ein Konzept in Rechnung gestellt. Der Auftraggeber bezahlt die Rechnung im September 2021. Bei dieser Rechnung handelt es sich um eine Teilrechnung. Die Umsatzsteuer muss im Monat der Rechnungsstellung an das Finanzamt abgeführt werden.

Häufige Fehler bei Abschlagsrechnungen

• Fehlende oder schwammige Bezeichnung → Finanzamt erkennt Rechnung nicht an
• Angaben fehlen, z. B. Umsatzsteuer oder Steuernummer
• Besondere Regelungen im Baurecht nach Vergabe- und Verdienstordnung für Bauleistungen (VOB) werden falsch angewendet oder vergessen, z. B. detaillierte Aufstellung der Leistungen

So, das war’s! Du bist jetzt ein absoluter Experte für Abschlagsrechnungen. Wenden diese Informationen klug an und sei der Held in deinem Geschäft!