Oftmals unterscheiden sich das Leistungs- oder Lieferdatum und das Rechnungsdatum voneinander. Was hat es damit auf sich und wie können Buchführungskräfte in Unternehmen ihre Arbeit erleichtern?
Das Leistungsdatum entspricht normalerweise dem Rechnungsdatum. Wenn eine Rechnung diesen Hinweis enthält, ist die Buchung des entsprechenden Sachverhalts einfach. Schwieriger wird es, wenn das Rechnungsdatum von dem Leistungs- oder Lieferdatum abweicht. In diesem Fall muss die Buchhaltung sicherstellen, dass die erbrachte Leistung bzw. Lieferung und die Umsatzsteuer periodengerecht gebucht werden. Das bedeutet zusätzlichen Aufwand für die Buchführungskräfte. Doch bevor wir uns mit den Details befassen, werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Begriffe und Vorgaben.
Was ist das Leistungsdatum bzw. das Lieferdatum?
Es ist wichtig, das Leistungsdatum vom Lieferdatum zu unterscheiden:
- Das Leistungsdatum ist der Zeitpunkt, an dem der Rechnungssteller die Dienstleistung vollständig erbracht hat. Dienstleistungen werden in Rechnungen mit einem Leistungsdatum angegeben.
- Beim Lieferdatum handelt es sich um den Zeitpunkt der Übergabe von Waren oder Produkten. Im Ladengeschäft gilt das Lieferdatum als der Zeitpunkt, an dem der Kunde die Ware in Empfang nimmt und die Verfügungsmacht darüber erhält. Bei Bestellungen über das Internet wird in der Regel der Zeitpunkt als Lieferdatum betrachtet, an dem der Verkäufer oder Dienstleister die Ware versendet.
Warum ist das Lieferdatum bzw. Leistungsdatum eine Pflichtangabe in Rechnungen?
Gemäß § 14 Absatz 4 Satz 1 Nr. 6 des Umsatzsteuergesetzes muss der Zeitpunkt einer Lieferung oder sonstigen Leistung immer in der Rechnung angegeben sein. Auch wenn das Liefer- oder Leistungsdatum mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt, muss es in der Rechnung klar erkennbar sein. Diese Anforderung soll sicherstellen, dass Kunden den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung nachvollziehen können.
Auch im Hinblick auf die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung und Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) ist die Angabe des Liefer- oder Leistungsdatums wichtig. Unternehmen müssen Geschäftsvorfälle lückenlos verfolgen können, was nur mit Hilfe des Liefer- oder Leistungsdatums möglich ist.
Darüber hinaus müssen Rechnungsdaten für die Finanzverwaltung leicht überprüfbar und nachvollziehbar gestaltet sein. Wenn das Liefer- oder Leistungsdatum nicht ersichtlich ist, kann die Behörde nicht nachvollziehen, wann die Umsatzsteuer fällig wird und ob ein Anspruch auf Vorsteuerabzug besteht. Folglich kann der Vorsteuerabzug abgelehnt werden.
Welche Schwierigkeiten können bei Geschäftsvorfällen mit abweichendem Liefer- oder Leistungsdatum auftreten?
In vielen Fällen unterscheidet sich das Rechnungsdatum von dem Leistungs- oder Lieferdatum in Eingangs- oder Ausgangsrechnungen.
So gehen Sie in einem solchen Fall vor:
- Der Rechnungsempfänger bucht den Nettorechnungsbetrag als Verbindlichkeit im Monat Februar. Dadurch wird die entsprechende Lieferung auch im Februar in den Auswertungen ausgewiesen.
- Die eigentliche Verbuchung der Rechnung erfolgt dann im März. Dabei muss der Nettorechnungsbetrag aus dem Monat Februar wieder ausgebucht werden.
Solange es nur wenige Belege zu bearbeiten gibt, ist das kein Problem. Bei einer größeren Anzahl von Geschäftsvorfällen mit abweichendem Leistungs- oder Lieferdatum verursacht dies jedoch viel Aufwand für die Buchführungskräfte, insbesondere wenn die Vorgänge manuell gebucht werden müssen.
Inwieweit kann Software helfen, den Buchungsaufwand zu reduzieren?
Moderne Finanzbuchhaltungssysteme bieten Lösungen, mit denen Rechnungen mit abweichendem Leistungs- oder Lieferdatum einfach und sicher verbucht werden können. Diese Systeme ermöglichen es, entsprechende Vorgänge standardmäßig zusammen mit den anderen Geschäftsvorfällen zu bearbeiten, ohne vorherige Abstimmung und Kontrolle. Dadurch entfallen auch die oben genannten Zwischenbuchungen.
Die Verwendung solcher Software kann also den Buchungsaufwand erheblich reduzieren und für eine effizientere Buchführung sorgen.
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