Beim Jahresabschluss stoßen Sie vielleicht auf Begriffe wie “aktive” und “passive Rechnungsabgrenzung”. Aber was bedeuten sie genau und worin besteht der Unterschied? In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen.
Worauf kommt es an?
Der Rechnungsabgrenzungsposten, der in § 250 des Handelsgesetzbuches definiert ist, spielt eine entscheidende Rolle. Auf der Aktivseite werden Buchungen erfasst, bei denen die Ausgaben vor dem Abschlussstichtag anfallen, der Aufwand jedoch erst danach entsteht. Auf der Passivseite werden alle Einnahmen vor dem Stichtag erfasst, deren Ertrag erst nach dem Stichtag wirksam wird.
Wenn der Erfüllungsbetrag einer Verbindlichkeit über dem angegebenen Betrag liegt, wird die Differenz auf der Aktivseite des Rechnungsabgrenzungspostens verbucht. Der Ausgleich dieses Unterschiedsbetrags erfolgt durch jährliche Abschreibungen, die über die gesamte Laufzeit der Verbindlichkeit verteilt werden können.
Die Aktive Rechnungsabgrenzung im Detail
Hier werden Zahlungen erfasst, die in der aktuellen Periode geleistet werden, sich aber auf Aufwendungen des nächsten Jahres beziehen. Dazu zählen Mietzahlungen, Gehälter, Zinsen und Leasing-Sonderzahlungen.
Die Auflösung des aktiven Rechnungsabgrenzungspostens erfolgt in der nächsten Periode durch Umbuchung auf das entsprechende Konto. Die Umbuchung kann vollständig oder teilweise erfolgen. Bei einer mehrjährigen Umbuchung erfolgt die Auflösung zeitanteilig.
Ein Beispiel hierfür ist die Vereinbarung, die Miete eines Gewerberaums für zwei Monate im Voraus zu zahlen. Wenn am 1. Dezember die Buchung für Dezember und Januar des Folgejahres erfolgt, werden 1.000 Euro Miete auf den Dezember und weitere 1.000 Euro auf die aktive Rechnungsabgrenzung verbucht. Erst im neuen Jahr wird die aktive Rechnungsabgrenzung aufgelöst und die Miete von 1.000 Euro wird dem Januar zugeordnet.
Die passive Rechnungsabgrenzung im Detail
Die passive Rechnungsabgrenzung betrifft Zahlungen, die für Leistungen geleistet wurden, die erst in der nächsten Periode fällig werden. Diese Zahlungen werden auf der Passivseite erfasst und in der nächsten Periode, ähnlich wie bei der aktiven Rechnungsabgrenzung, aufgelöst. Bei einer mehrjährigen Abrechnung erfolgt die Auflösung zeitanteilig.
Ein Beispiel hierfür sind vorausbezahlte Mietzahlungen. Wenn ein Mieter monatlich 2.000 Euro zahlt und die Zahlungen pro Quartal geleistet werden, gehen im November insgesamt 6.000 Euro ein. Davon entfallen 2.000 Euro auf den Januar des Folgejahres und werden unter die passive Rechnungsabgrenzung verbucht. Erst im Januar, wenn die Leistung erbracht wird, wird die passive Rechnungsabgrenzung aufgelöst.
Die Rechnungsabgrenzungsposten werden in der Regel zu Beginn des Jahres aufgelöst. Alternativ kann auch der Zeitpunkt gewählt werden, zu dem die jeweiligen Ausgaben und Einnahmen wirtschaftlich entstanden sind.
Was ist bei der Auflösung der Rechnungsabgrenzungsposten zu beachten?
Die Auflösung der Rechnungsabgrenzungsposten erfolgt in der Regel zu Beginn des neuen Jahres. Allerdings lösen viele Unternehmen die aktiven und passiven Rechnungsabgrenzungsposten erst mit der Erstellung des Jahresabschlusses, also zum Ende des folgenden Geschäftsjahres, auf.
Es ist wichtig zu beachten, dass bei größeren Summen keine aussagekräftigen Monats- und Quartalsabschlüsse erstellt werden können, wenn die Auflösung der Rechnungsabgrenzungsposten nicht zeitnah erfolgt.
Die aktiven und passiven Rechnungsabgrenzungsposten sollten spätestens dann aufgelöst werden, wenn die Erträge und Aufwendungen tatsächlich anfallen, zum Beispiel Mietzahlungen zum 15. Januar oder Leasingraten zum 1. Januar.
Aktive und passive Rechnungsabgrenzungsposten im Fokus der Steuer
Die Rechnungsabgrenzung wird durchgeführt, um sicherzustellen, dass die aufgeführten Beträge nicht in die Gewinn- und Verlustrechnung einfließen. Dies ist wichtig für eine objektive und gerechte Besteuerung. Die Durchführung der Rechnungsabgrenzung ist gesetzlich vorgeschrieben gemäß § 250 HGB und § 5 Abs. 5 EStG.
Was sind transistorische und antizipative Rechnungsabgrenzung?
Neben der aktiven und passiven Rechnungsabgrenzung kann auch zwischen transistorischer und antizipativer Rechnungsabgrenzung unterschieden werden. Die transistorische Rechnungsabgrenzung bezieht sich auf Ausgaben oder Einnahmen, die vor dem Stichtag geleistet wurden, aber erst danach wirksam werden, wie z. B. Gebühren, Honorare oder Mietzahlungen. Unter antizipativer Rechnungsabgrenzung versteht man Einnahmen und Ausgaben, bei denen die Leistung noch nicht erbracht wurde, die aber dem alten Geschäftsjahr zugeordnet sind.
