Die Vergabe von Gerichtsaktenzeichen in Deutschland basiert seit der preußischen Aktenordnung von 1934 auf einem einfachen und einheitlichen Muster. Diese Ordnung bildet auch heute noch die Grundlage für die Aktenordnungen der Bundesländer. Obwohl es einige geringfügige Abweichungen zwischen den Bundesländern und den verschiedenen Gerichtszweigen gibt, werden die Gerichtsaktenzeichen weiterhin bundesweit nach einem einheitlichen Muster gebildet.
Bestandteile des Gerichtsaktenzeichens
Ein Gerichtsaktenzeichen besteht grundsätzlich aus vier Teilen:
- Der zuständigen Richter, Staatsanwalt oder Spruchkörper
- Dem Registerzeichen
- Einer laufenden Nummer
- Dem Jahr des Verfahrenseingangs bei Gericht
Der zuständige Richter bzw. Spruchkörper
Der erste Teil des Gerichtsaktenzeichens kennzeichnet die interne Zuständigkeit des Gerichts. Beim Amtsgericht steht die zuständige Abteilung im Vordergrund, beim Landgericht, Verwaltungsgericht, Sozialgericht, Arbeitsgericht und Landesarbeitsgericht ist es die zuständige Kammer, und bei allen anderen Gerichten handelt es sich um den zuständigen Senat. Bei der Staatsanwaltschaft wird entweder die zuständige Abteilung oder das zuständige Dezernat angegeben. Die genaue Zuständigkeit ergibt sich aus dem Geschäftsverteilungsplan des jeweiligen Gerichts, der zu Beginn jedes Jahres beschlossen und öffentlich zugänglich ist.
Das Registerzeichen
Das Registerzeichen bezieht sich auf ein bestimmtes Prozess- oder Verfahrensregister, das je nach Verfahrensart variiert. So verwenden beispielsweise erstinstanzliche Zivilsachen das Registerzeichen “O”, Berufungsverfahren gegen zivilrechtliche Urteile des Amtsgerichts das Register “S”, und Schwurgerichtssachen das Register “Ks”.
Die laufende Nummer
Der dritte Teil des Gerichtsaktenzeichens ist eine fortlaufende Nummer, die jedes Jahr von vorne beginnt. Die Art der Nummerierung kann jedoch unterschiedlich sein. Die meisten Gerichte verwenden eine eigene Nummernreihe für jede Abteilung, Kammer oder Senat. Eine andere Variante ist die Verwendung eines einheitlichen Nummernkreises für alle Verfahren, unabhängig von der zuständigen Abteilung oder Kammer. Es gibt auch Gerichte, die lediglich einzelne Nummernkreise für verschiedene Verfahrensregister zusammenfassen.
Das Eingangsjahr
Der letzte Teil des Gerichtsaktenzeichens bezeichnet das Jahr, in dem das Verfahren bei Gericht anhängig wurde. In der Regel wird das Jahr mit zwei Ziffern angegeben und durch einen Schrägstrich von der laufenden Nummer getrennt. Einige Gerichte verwenden jedoch anstelle des Schrägstrichs einen Punkt. Es kann zu Problemen kommen, wenn ein Verfahren zum Jahreswechsel bei Gericht eingereicht wird. Einige Gerichte berücksichtigen das Eingangsjahr, während andere das Jahr der Eintragung in das Verfahrensregister als Grundlage nehmen.
Diese Grundprinzipien gelten für die meisten Gerichte in Deutschland. Es gibt jedoch auch einige zusätzliche Angaben, die je nach Gerichtsbarkeit und Verfahrenstyp hinzugefügt werden können. Diese können beispielsweise Informationen über Prozesskostenhilfeverfahren, Gerichtskennzeichnungen, verschiedene Entscheidungen in einem Verfahren, Sachgebietskennzeichen oder zusätzliche Registerzeichen enthalten.
Gerichtsaktenzeichen dienen der eindeutigen Identifizierung und Klassifizierung von Verfahren. Sie ermöglichen eine strukturierte und organisierte Ablage von Gerichtsakten und tragen zur effizienten Arbeit der Gerichte bei. Es ist wichtig, die korrekte Bezeichnung und Bedeutung der einzelnen Teile eines Gerichtsaktenzeichens zu verstehen, um die richtigen Informationen aus dem Gerichtsaktenzeichen ableiten zu können.
