Alles, was du über die Ausbildung zur Bürokauffrau/-mann wissen musst

Was willst du in Zukunft machen? In welcher Branche möchtest du arbeiten? Welche Fachbereiche bieten die besten Zukunftschancen? Diese und viele weitere Fragen stellen sich viele Menschen vor Beginn einer Ausbildung. Und hier kommt der große Vorteil einer Ausbildung zur Bürokauffrau bzw. zum Bürokaufmann zum Tragen: Der Einsatzbereich ist unglaublich vielseitig. Fast jedes Unternehmen in jeder Branche bietet Ausbildungsmöglichkeiten in diesem Bereich an. Und nur weil du deine Ausbildung in einem bestimmten Sektor machst, heißt das nicht, dass du nicht später in einem ganz anderen Bereich tätig sein kannst. Vom Fashion-Unternehmen bis zum Architektenbüro, vom Logistik-Großkonzern bis zum Handwerksbetrieb: Überall werden Bürokauffrauen und Bürokaufmänner gebraucht. Die Ausbildung selbst vermittelt dir ein breites Wissen zu den verschiedenen Disziplinen, die im Büro-Management wichtig sind.

Was macht eine Bürokauffrau / ein Bürokaufmann?

Ein großer Fokus der Arbeit – und damit auch der Ausbildung – liegt in der Organisation rund um alle Bürotätigkeiten, von Telefondienst bis Buchhaltung. Als Bürokauffrau/-mann beantwortest du Anfragen per Telefon und E-Mail, übernimmst Terminabsprachen für deine:n Chef:in, verfasst Briefe und Präsentationen, überprüfst Rechnungen und Zahlungsvorgänge. Gleichzeitig bist du oft das Aushängeschild des Unternehmens, da du meist am Empfang arbeitest und somit die erste Person bist, mit der Menschen in Kontakt treten, wenn sie das Unternehmen besuchen oder anrufen. Ob Kund:innen, Geschäftspartner:innen oder Bewerber:innen: Du sorgst dafür, dass sie an die richtigen Ansprechpartner:innen weitergeleitet werden, beantwortest erste Fragen, berätst sie und leitest weitere Kommunikationsschritte ein. Bürokauffrauen und Bürokaufmänner sind oft die “guten Seelen” eines Betriebs, da sie einen guten Überblick darüber haben, was intern und extern passiert, und Ansprechpartner:innen für alle Bürofragen sind – von “Wie schreibe ich eine Rechnung?” bis “Wo findet das Firmenessen statt?”. Im Laufe der Zeit übernehmen sie immer mehr Verantwortung und werden zu engen Vertrauten ihrer Vorgesetzten.

Verlauf der Ausbildung zur Bürokauffrau / zum Bürokaufmann

Ausbildungsdauer

Die Ausbildung dauert in der Regel drei Jahre und umfasst sowohl Theorieunterricht in der Berufsschule als auch praktische Erfahrungen im Ausbildungsbetrieb. Vor Ort im Unternehmen wirst du von deinen Kolleg:innen in verschiedene Wissensbereiche eingeführt, abhängig von den fachlichen Schwerpunkten des Betriebs. Die Unternehmensgröße und die Branche bestimmen auch maßgeblich, welche Aufgabenbereiche du während deiner Ausbildung übernehmen wirst. Es ist ratsam, bereits im Vorstellungsgespräch nachzufragen, was auf dich zukommen wird.

Ausbildungsinhalte

Im Berufsschulunterricht gibt es einen festen Lehrplan, der die verschiedenen Kernkompetenzen abdeckt, die du nach deiner Ausbildung beherrschen solltest. Hier ein Überblick über die Lerninhalte in den einzelnen Ausbildungsjahren:

Erstes Jahr:

• Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren
• Die eigene Rolle im Betrieb mitgestalten und den Betrieb präsentieren
• Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge abschließen
• Aufträge bearbeiten

Zweites Jahr:

• Kunden akquirieren und binden
• Gesprächssituationen gestalten
• Werteströme erfassen und beurteilen
• Personalwirtschaftliche Aufgaben wahrnehmen

Drittes Jahr:

• Liquidität sichern und Finanzierung vorbereiten
• Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren
• Ein Projekt planen und durchführen
• Wertschöpfungsprozesse erfolgsorientiert steuern
• Geschäftsprozesse darstellen und optimieren

Während deiner Ausbildung kannst du dich bereits spezialisieren, indem du eine Wahlqualifikation wählst. Dabei ist es sinnvoll, dich mit deinen Ausbilder:innen abzusprechen, um herauszufinden, wo deine Talente liegen und welche Qualifikation für die Arbeit in deinem Betrieb sinnvoll ist.

Bürokauffrau/-mann: Mögliche Wahlpflichtqualifikationen

• Assistenz und Sekretariat
• Kaufmännische Steuerung und Kontrolle
• Personalwirtschaft
• Einkauf und Logistik
• Marketing und Vertrieb
• Auftragssteuerung und -koordination
• Kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen
• Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement
• Verwaltung und Recht
• Öffentliche Finanzwirtschaft

Prüfungen

Nach etwa der Hälfte der Ausbildung, also im zweiten Lehrjahr, absolvierst du eine schriftliche Zwischenprüfung, in der das bisher Gelernte abgefragt wird. Am Ende der drei Jahre stehen drei schriftliche und eine mündliche Abschlussprüfung an. Die Inhalte der Prüfungen sollten rechtzeitig von deinem Ausbilder:in angekündigt werden, und es sollten entsprechende Lerninhalte zur Verfügung gestellt werden.

Voraussetzungen für die Ausbildung als Bürokauffrau/-mann

Es gibt keine gesetzlichen Vorgaben, um die Ausbildung zu beginnen. Statistisch gesehen werden in Industrie und Handel vorwiegend Menschen mit mittlerem Bildungsabschluss / Realschulabschluss oder Hochschulreife eingestellt, im Handwerk überwiegend Menschen mit mittlerem Bildungsabschluss und im öffentlichen Dienst meist Menschen mit Hochschulreife oder mittlerem Bildungsabschluss.

Gehalt während und nach der Ausbildung als Bürokauffrau/-mann

Dein Ausbildungsgehalt wird vom Ausbildungsbetrieb gezahlt. Je nachdem, ob der Betrieb tarifgebunden ist, erhältst du ein tarifvertragliches oder individuelles Gehalt. Das Ausbildungsgehalt für Bürokaufleute variiert sowohl nach Bundesland als auch nach Branche. Hier sind beispielhaft durchschnittliche Einkommensübersichten:

• Metallhandwerk (monatlich brutto – je nach Bundesland):

  • 1. Ausbildungsjahr: 585 bis 964 Euro
  • 2. Ausbildungsjahr: 690 bis 1.007 Euro
  • 3. Ausbildungsjahr: 790 bis 1.080 Euro

• Metall- und Elektroindustrie (monatlich brutto – je nach Bundesland):

  • 1. Ausbildungsjahr: 976 bis 1.047 Euro
  • 2. Ausbildungsjahr: 1.029 bis 1.102 Euro
  • 3. Ausbildungsjahr: 1.102 bis 1.199 Euro

• Öffentlicher Dienst (kommunale Arbeitgeber – ungefähre Angabe monatlich brutto):

  • 1. Ausbildungsjahr: 1.068 Euro
  • 2. Ausbildungsjahr: 1.118 Euro
  • 3. Ausbildungsjahr: 1.164 Euro

Das Einstiegsgehalt nach der Ausbildung beträgt etwa 1.515 bis 2.102 Euro brutto. Zusätzliche Qualifikationen und Tätigkeiten können das Einkommen erhöhen. Laut dem kununu Gehaltscheck beträgt das durchschnittliche Jahresgehalt für Bürokauffrauen/-männer in Deutschland 30.900 Euro brutto.

Arbeitszeiten & Teilzeit als Bürokauffrau/-mann

Während deiner Ausbildung zur Kauffrau / zum Kaufmann für Büromanagement arbeitest du in der Regel 40 Stunden pro Woche zu festgelegten Arbeitszeiten. Im Gegensatz zu anderen Ausbildungen musst du normalerweise nicht mit Nachtschichten oder Wochenendarbeit rechnen. Falls es Überstunden gibt, werden diese in der Regel mit freier Zeit an anderen Tagen ausgeglichen. Die Arbeitszeiten nach der Ausbildung liegen meist im 9-to-5-Bereich, sodass sich der Job gut mit Familienleben, Hobbys, Ehrenamt usw. vereinbaren lässt. Auch Teilzeitarbeit ist aufgrund der Vielzahl der Betriebe, die Stellenangebote in diesem Bereich haben, gut möglich und üblich. Am besten sprichst du direkt mit deinen Vorgesetzten oder der Personalabteilung darüber. Sogar die Ausbildung kann bei Bedarf in Teilzeit absolviert werden.

Weiterbildungsmöglichkeiten für Bürokauffrauen und Bürokaufmänner

Die Ausbildung zur Bürokauffrau / zum Bürokaufmann bietet eine solide Grundlage für vielfältige berufliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten. In einigen Betrieben werden Auszubildende übernommen und intern weiterentwickelt, je nachdem, in welchen Arbeitsbereichen ein hoher Bedarf besteht. Du könntest beispielsweise hauptsächlich in der Personalabteilung, aber auch im Marketing oder im Office-Management eingesetzt werden. Der große Vorteil ist, dass deine Neigungen und Talente individuell zum Einsatz kommen können.

Wenn du dich für ein bestimmtes Fachgebiet besonders interessierst, kannst du Anpassungsqualifizierungen machen, beispielsweise an Fern-Akademien oder Fortbildungszentren. Dadurch kannst du dich weiterentwickeln, dich spezialisieren und dich von anderen Bürokauffrauen und -kaufmännern abheben.

Folgende Bereiche könnten spannend sein:

• Verwaltung
• Projektmanagement
• Büromanagement
• Recht
• Marketing
• Marktforschung
• Personalwesen
• Rechnungswesen
• Sekretariat
• Fremdsprachen-Korrespondenz
• EDV

Es ist auch möglich, nach der Ausbildung einen weiteren beruflichen Abschluss anzustreben und beispielsweise eine Fortbildung zur Betriebswirt:in oder Fachwirt:in zu absolvieren. Ein Studium ist ebenfalls eine Option. Weiterbildungen können in der Regel in Vollzeit oder Teilzeit (z. B. an Abendschulen oder Fernuniversitäten) absolviert werden, sodass sich die berufliche Weiterentwicklung gut mit Berufs- und Privatleben vereinbaren lässt. Es gibt eine große Vielfalt an Weiterbildungsmöglichkeiten und Spezialisierungen für Bürokauffrauen und -kaufmänner.

Zusammenfassung & Steckbrief: Ausbildung als Bürokauffrau/-mann

In unserem Steckbrief zur Ausbildung als Bürokauffrau/-mann findest du einen Überblick über die wichtigsten Fakten, einschließlich einer Checkliste der Voraussetzungen. Welche Schulbildung wird benötigt? Wie sieht es mit dem Gehalt aus? Welche Eigenschaften solltest du mitbringen, um einen Ausbildungsplatz zu bekommen? Du kannst die Informationen in einem PDF herunterladen, ausdrucken und vergleichen.

Letztes Update: 10. November 2022