Dienstreisen sind aus verschiedenen Gründen – sei es für Kundenmeetings, Messen oder Teamevents – häufig notwendig. Und dann gibt es noch die alltägliche Fahrt zur Arbeit. Es gibt viele Möglichkeiten, die entstandenen Kosten für die Mitarbeitenden abzurechnen. Hier erfahren Sie alles, was Sie über die Kilometerpauschale für Dienstreisen wissen sollten, wann und in welcher Höhe sie anfällt und wer letztendlich dafür aufkommt.
Was zählt als Dienstreise?
Zunächst einmal sollte geklärt sein, was überhaupt als Dienstreise zählt. Der Kundenbesuch im Nachbarbezirk gehört nämlich nicht dazu und gilt lediglich als Auswärtstätigkeit. Eine Dienstreise liegt erst dann vor, wenn der/die Beschäftigte mindestens über die Stadtgrenze hinaus reisen muss.
Was ist mit dem Weg zur Arbeitsstätte?
Der normale Weg zur Arbeit gilt nicht als Dienstreise. In der Regel tragen Angestellte hier selbst die Kosten und holen sich diese über die Entfernungspauschale (aktuell 30 Cent pro Kilometer einfacher Arbeitsweg) in der Steuererklärung zurück. Arbeitgeber können sich jedoch entscheiden, ihre Angestellten hier zusätzlich zu entlasten. Das wäre jedoch eine zusätzliche Leistung, auf die 15% Lohnsteuer anfallen. Es handelt sich also nicht um eine Dienstreise, sondern um einen attraktiven Bonus, den viele Unternehmen ihren Beschäftigten anbieten.
Wie hoch ist die Pendlerpauschale für den Arbeitsweg?
Die Pendlerpauschale (auch Entfernungspauschale genannt) kann für den Weg zur Arbeit steuerlich geltend gemacht werden. Ab dem 21. Kilometer wird die Pendlerpauschale ab dem 1. Januar 2022 auf 38 Cent pro Kilometer erhöht. Dieser Beschluss gilt bis 2026.
Wann fällt die Kilometerpauschale für Dienstreisen überhaupt an?
Eine Kilometerpauschale fällt in der Regel nur dann an, wenn der/die Mitarbeitende mit dem eigenen Fahrzeug (PKW oder Moped) reist. Bei anderen Reisemöglichkeiten wie Bus, Bahn, Flugzeug oder anderen öffentlichen Verkehrsmitteln übernimmt der Arbeitgeber entweder vorab die Kosten oder erstattet sie nachträglich im Rahmen einer Spesen- oder Reisekostenabrechnung. Auch für einen Firmenwagen gilt keine Kilometerpauschale, da die Kosten für den Firmenwagen bereits vom Unternehmen gedeckt werden.
Dienstreisen mit dem eigenen PKW – so funktioniert die Kilometerpauschale
Reisen Mitarbeitende mit dem eigenen Fahrzeug, gestaltet sich die Ermittlung der Kosten schwieriger als bei Vorlage eines Bahntickets. Arbeitnehmer können die entstandenen Kosten für Dienstreisen von ihrem Unternehmen einfordern, jedoch besteht gesetzlich kein Anspruch auf eine bestimmte Pauschale. Arbeitgeber können die Kostenerstattung individuell festlegen und niedriger ansetzen. Um auf der sicheren Seite zu sein, sollten die Art und Höhe von Rückerstattungen schriftlich im Arbeitsvertrag festgehalten sein oder anderweitig versichert werden. Bei Unsicherheiten lohnt sich ein Blick in die jeweiligen Reise- oder Spesenrichtlinien des Unternehmens.
Wie gestaltet sich die Erstattung von Reisekosten nach Kilometerpauschale steuerlich?
Reisekosten für Dienstreisen können vom Unternehmen steuerfrei erstattet werden. Es handelt sich hierbei nicht um einen Lohn, daher fallen keine Steuern oder Sozialabgaben an. Unternehmen haben auch die Möglichkeit, die Kosten als Werbungskosten abzusetzen. Allerdings erfordert die Berechnung und Rückzahlung der Kilometerpauschale über eine Spesenabrechnung viel Zeit und Aufwand. Langfristig sind Unternehmen in den meisten Fällen besser beraten, alternative Reisemöglichkeiten wie Bahn oder Firmenwagen zu nutzen. Es gibt jedoch effizientere Lösungen zur Regelung von Spesen- und Reisekostenabrechnungen, wie zum Beispiel eine intelligente Software zur Ausgabenverwaltung.
Die Zahlungen für Mietwagen sind im Vergleich zum Jahresanfang 2020 deutlich gestiegen, während die Ausgaben für Zug- und Flugreisen gesunken sind. Es zeigt sich, dass die Deutschen eher Autos für Geschäftsreisen im Inland bevorzugen. Egal für welches Transportmittel Sie sich entscheiden, eine effiziente Lösung für das Management von Spesen- und Reisekostenabrechnungen erleichtert den Prozess. Eine Liste nützlicher Tools für Dienstreisen finden Sie hier.
[BGB]: Bürgerliches Gesetzbuch
[PKW]: Personenkraftwagen
