Frankiermaschinen sind die perfekte Lösung, um Ihre Briefe automatisch mit dem richtigen Porto zu versehen und dadurch einen effizienten Bearbeitungsprozess für ein hohes Postaufkommen zu gewährleisten. Selbst bei geringem Postvolumen optimiert die Maschine die Bearbeitung erheblich. Je nach Modell und Anforderungen sind die Geräte mit zusätzlichen Funktionen ausgestattet, um die Effizienz weiter zu steigern.
Einfache Bedienung
Die Bedienung einer Frankiermaschine mag zunächst kompliziert erscheinen, ist jedoch genau das Gegenteil. Moderne Modelle sind einfach zu bedienen und erfordern keine lange Einarbeitungszeit. Der jeweilige Arbeitsschritt wird auf dem Display angezeigt, und zusätzliche Einstellungen können dort vorgenommen werden, z.B. die Auswahl der Sendungsart oder des Aufdrucks.
Aufbau einer Frankiermaschine
Eine Frankiermaschine besteht im Wesentlichen aus einer Tastatur zur Portoauswahl, einem Zählwerk zur Erfassung der frankierten Poststücke, einem Tintenstrahldrucksystem und einem Transportband. Je nach Modell wird das entsprechende Porto entweder manuell über die Tastatur eingegeben oder automatisch anhand einer Waage ermittelt. Die spezielle Farbe, die für den Aufdruck verwendet wird, ist von der Post zertifiziert und ermöglicht sogar den Druck von Logos oder Werbeanzeigen. Bei neueren Modellen werden Software- und Portoupdates automatisch installiert, sodass eine fehlerhafte Frankierung vermieden wird.
Woran Sie beim Kauf einer Frankiermaschine denken sollten
Die richtige Auswahl einer Frankiermaschine hängt zunächst vom täglichen oder durchschnittlichen monatlichen Postvolumen ab. Es ist jedoch auch wichtig, das Postvolumen entsprechend bestimmter Ereignisse (Weihnachtszeit) oder Fälligkeitstermine (Rechnungsversand) zu berücksichtigen. Abhängig von der Preis- und Leistungsklasse der Maschine kann die Post pro Minute unterschiedlich schnell verarbeitet werden. Im Allgemeinen lassen sich drei Modelle hinsichtlich der Bearbeitung unterscheiden:
- Geringes Postvolumen: Für kleine Mengen (~50 Briefe/Tag), die schnell frankiert werden sollen, reicht ein kompaktes Modell, das auch auf Ihrem Schreibtisch Platz findet.
- Mittleres Postvolumen: Bei einem höheren Postaufkommen (~110 Briefe/Tag) empfiehlt es sich, in größere Frankiersysteme zu investieren, um die Arbeitseffizienz zu steigern.
- Hohes Postvolumen: Für Unternehmen mit regelmäßig sehr hohem Postaufkommen (mehr als 250 Briefe/Tag) empfiehlt sich eine größere Frankiermaschine. Bei einer solchen Investition ist es wichtig, dass das Gerät über weitere Funktionen und eine halbautomatische Bedienung verfügt. Außerdem kann eine Kuvertiermaschine eine sinnvolle Ergänzung sein.
Das Porto
Bei einer Frankiermaschine wird das Porto über ein virtuelles Konto abgerechnet. Der aufgedruckte Geldbetrag wird von diesem Konto abgebucht, das ähnlich wie eine Prepaid-Handykarte funktioniert. Wenn nicht genügend Geld verfügbar ist, wird der Poststempel verweigert und das Konto muss aufgeladen werden. Es fällt eine monatliche Gebühr für das Aufladen der Frankiermaschine an, deren Höhe je nach Modell unterschiedlich ist.
Wie wird das Porto aufgeladen?
Um Postsendungen frankieren zu können, muss ausreichend Porto-Guthaben auf die Frankiermaschine geladen werden. Den Kreditrahmen können Sie entweder im Voraus per Vorkasse oder Lastschrift festlegen und nach Bedarf nutzen. Der Kreditrahmen darf innerhalb von drei aufeinanderfolgenden Werktagen nicht überzogen werden. Dieser Kreditrahmen wird als “verfügbares Guthaben” bezeichnet und muss im Postantrag angegeben werden. Es kann vom aktuellen “Guthaben auf dem Gerät” abweichen, das individuell innerhalb dieses Limits festgelegt werden kann.
Weitere Informationen
- Abmeldung: Im Fall eines Defekts muss die Frankiermaschine von einem autorisierten Partner ausgelesen und abgemeldet werden. Das Restguthaben wird Ihnen von der Deutschen Post AG zurückerstattet.
- Kostenstellen: Durch die Verwendung von Kostenstellen können Sie sehen, in welchen Abteilungen die meisten Portoausgaben angefallen sind. Das vereinfacht die Kostenkontrolle und liefert der Buchhaltung eine systematische Statistik über Ihr Postaufkommen.
- Frankit: Mit Frankit können Sie Ihre Post digital freistempeln und die notwendigen Versandangaben wie Datum und Portowert in einem Matrixcode speichern. Frankit ermöglicht auch die Frankierung von internationalen Postsendungen und Einschreibungen.
- Frankierungen: Frankierungen sind nicht unbegrenzt gültig. Sie sollten sicherstellen, dass Ihre Post am selben Tag oder spätestens am nächsten Tag eingeliefert wird. Bei Bedarf können Sie die Sendung bis zu 28 Tage im Voraus vordatieren.
- Wartung: Wenn Sie sich für eine neue Frankiermaschine entscheiden, empfehlen wir Ihnen einen Wartungs- oder Pick-Up-Servicevertrag abzuschließen. Dieser deckt alle Reparaturen von Ersatz- und Verschleißteilen ab. Bei Problemen mit Ihrer Frankiermaschine wenden Sie sich am besten an zertifizierte Techniker.
- Kontaktieren Sie uns: Wenn Sie Ihre Frankiermaschine nicht mehr benötigen oder durch ein neues Gerät ersetzen möchten, kümmern wir uns gerne um die Abmeldung und fachgerechte Entsorgung.
Jetzt können Sie die Vorteile einer Frankiermaschine voll ausschöpfen und Ihre Postbearbeitung noch effizienter gestalten.
