Ein Arbeitszeugnis zu verfassen kann eine zeitaufwändige und komplexe Aufgabe sein, selbst für erfahrene Personaler und Vorgesetzte. Besonders schwierig wird es, wenn es sich um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis handelt, bei dem der Mitarbeiter fair und ehrlich bewertet werden muss. Um die richtigen Formulierungen zu finden, die nicht als negative Kritik aufgefasst werden können, hilft eine professionelle Arbeitszeugnis-Software dabei, die lästige Schreibarbeit zu minimieren und in kürzester Zeit ein qualifiziertes Zeugnis auszustellen.
Warum benötige ich Arbeitszeugnis-Software?
Arbeitgeber müssen bei der Erstellung eines Abschlusszeugnisses die rechtlichen Anforderungen beachten. Nach der deutschen Gewerbeordnung hat jeder Arbeitnehmer bei Beendigung seines Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein qualifiziertes Zeugnis. Dieses muss wohlwollend formuliert sein und darf keine negativen Beurteilungen enthalten. Es gibt jedoch Formulierungen, die grundsätzlich positiv klingen, aber auch eine negative Bewertung enthalten können. Hier kann es schnell verwirrend werden, welches Zeugnis den Regeln entspricht und welches nicht. Eine Arbeitszeugnis-Software hilft dabei, die rechtlichen Bestimmungen einzuhalten.
Vereinfachung des Arbeitsprozesses
Das Schreiben eines qualifizierten Arbeitszeugnisses kann lästig sein. Neben den Angaben zu Eintritts- und Austrittsdatum gehört auch die Einstufung und Bewertung der Fähigkeiten des Mitarbeiters zu einem solchen Dokument. Hierbei kann Ihnen eine Zeugnis-Software helfen. Anstatt alles selbst zu formulieren, bewerten Sie einfach anhand eines Notensystems und das Tool wandelt die Bewertung automatisch in einen standardisierten Text um.
Was muss ich beim Erstellen beachten?
Bei der Erstellung eines Arbeitszeugnisses gibt es eine feste Struktur zu beachten. Die gängigen Tools halten sich grundsätzlich an diese Struktur und liefern vorgefertigte Textbausteine und Formulierungshilfen zur Unterstützung.
Eine Arbeitszeugnis-Vorlage besteht in der Regel aus den folgenden Teilen:
Einleitung
In der Einleitung des Arbeitszeugnisses werden grundlegende Angaben gemacht, wie der vollständige Name des Mitarbeiters, sein Geburtsdatum und -ort sowie Beginn und Ende der Beschäftigung mit genauen Daten.
Unternehmensbeschreibung
Eine kurze Beschreibung des eigenen Unternehmens und seiner Tätigkeitsfelder kann für zukünftige Arbeitgeber eine gute Orientierung bieten, ob der Mitarbeiter zum Unternehmen passt.
Tätigkeitsbeschreibung und Werdegang
Hier werden die Aufgaben und Funktionen des Mitarbeiters im Unternehmen beschrieben, ohne eine Bewertung abzugeben. Eine genaue Berufsbezeichnung ist hier ebenfalls zu nennen.
Bewertung
In diesem Abschnitt wird eine Beurteilung des Arbeitnehmers abgegeben. Dabei wird auf die Fachkenntnisse, Arbeitsmoral, Leistungsbereitschaft und den Umgang mit Kollegen, Vorgesetzten und Kunden eingegangen. Es ist wichtig, die richtigen Formulierungen zu verwenden, da negative Kritik in einem Arbeitszeugnis unzulässig ist.
Beendigungsgrund
Hier wird der Grund für das Ausscheiden des Mitarbeiters aus dem Unternehmen genannt, z. B. Kündigung oder das Ende einer befristeten Beschäftigung.
Gruß- und Dankesformel
Obwohl ein Arbeitnehmer rechtlich gesehen keinen Anspruch auf eine Dankesformel in seinem Arbeitszeugnis hat, gehört es zum guten Ton, dem ausgeschiedenen Mitarbeiter alles Gute auf seinem weiteren beruflichen Weg zu wünschen.
Die richtigen Formulierungen in Arbeitszeugnissen
Bei der schriftlichen Bewertung des Mitarbeiters ist es von immenser Wichtigkeit, die richtigen Worte zu wählen. Es hat sich mittlerweile ein Code etabliert, an dem Personaler erkennen können, wie gut der Mitarbeiter seinen Job gemacht hat. Die verschiedenen Formulierungen lassen sich in der Regel eins zu eins in Schulnoten übersetzen.
Einige Beispiele sind:
- “stets zu unserer vollsten Zufriedenheit” / “stets vorbildlich”: Das entspricht der Bestnote “Sehr gut”.
- “stets zu unserer vollen Zufriedenheit” / “stets einwandfrei”: Das entspricht der Note “Gut”.
- “zu unserer vollen Zufriedenheit” / “einwandfrei”: Das entspricht der Note “Befriedigend”.
- “zu unserer Zufriedenheit” / “korrekt”: Das entspricht der Note “Ausreichend”.
- “im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit”: Das entspricht der Note “Mangelhaft”.
- “er/sie bemühte sich”: Das entspricht der schlechtesten Note “Ungenügend”.
- “viel Glück auf seinem/ihrem weiteren Berufsweg”: Das bedeutet, dass Talent und Fähigkeiten nicht ausreichen.
- “weiterhin viel Erfolg”: Das zeigt, dass der Angestellte bereits positive Ergebnisse erzielt hat.
Vor- und Nachteile von Arbeitszeugnis-Software
Vorteile
Arbeitszeugnis-Software bietet viele Vorteile. Sie ermöglicht eine schnelle und einfache Erstellung von Zeugnissen. Die Software erledigt die Arbeit automatisch und spart Zeit. Zudem werden rechtliche Aspekte berücksichtigt, um ein qualifiziertes und rechtlich abgesichertes Zeugnis zu erstellen.
Nachteile
Der Einsatz von standardisierten Textbausteinen kann zu einer gewissen Unpersönlichkeit und mangelnder Abwechslung führen. Manchmal ist es notwendig, auf spezifische Punkte einzugehen oder die Formulierungen an die tatsächliche Praxis anzupassen. In solchen Fällen ist es ratsam, die durch die Software erstellten Entwürfe selbst zu überarbeiten.
Arbeitszeugnis-Software auf dem Markt
Es gibt verschiedene Anbieter und Softwarelösungen für Arbeitszeugnisse. Zu den gängigsten Tools zählen der Arbeitszeugnis-Generator, Arbeitszeugnis-Generator.com, Arbeitszeugnis-Generator.info, Arbeitszeugnis-Generator.de, PC-Arbeits-Zeugnis, Zeugnis Manager und Zeugnis-Generator 2016.
Fazit
Die Erstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses kann zur lästigen Pflicht werden. Mit einer speziellen Arbeitszeugnis-Software wird diese Aufgabe deutlich vereinfacht. Trusted.de hat verschiedene Anbieter und deren Softwarelösungen verglichen, um Ihnen die Auswahl zu erleichtern. Die richtige Software kann Ihnen dabei helfen, Zeit zu sparen und ein qualifiziertes Zeugnis zu erstellen.
Haben Sie bereits Erfahrungen mit Arbeitszeugnis-Software gemacht? Bewerten Sie sie und teilen Sie Ihre Erfahrungen mit anderen Nutzern. Ein umfangreicher Test aller Anbieter wird bald auf trusted.de zur Verfügung stehen.
