Der monatliche Blick auf die Gehaltsabrechnung ist für viele von uns Routine. Aber was verbirgt sich wirklich hinter einer Lohn- und Gehaltsabrechnung? Was müssen Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen bei der Aufbewahrung von Gehaltsabrechnungen beachten? Und welche gesetzlichen Aufbewahrungsfristen müssen eingehalten werden? In diesem Artikel klären wir alle wichtigen Fragen rund um das Thema.
Welche Angaben müssen auf einer Gehaltsabrechnung stehen?
Gemäß §108 Gewerbeordnung (GewO) ist der Arbeitgeber verpflichtet, eine schriftliche Abrechnung zu erstellen, wenn er Arbeitsentgelt zahlt. Neben den allgemeinen Angaben wie Name und Anschrift des Arbeitgebers müssen auch verschiedene Entgeltbestandteile aufgeführt werden.
Welche Informationen gibt eine Gehaltsabrechnung?
Die GewO legt fest, welche Angaben eine Gehaltsabrechnung enthalten muss. Zu den wichtigsten Entgeltbestandteilen gehören:
- Bruttolohn
- Geldwerte Vorteile / Sachbezüge
- Beiträge zur betrieblichen Altersversorgung
- Steuerfreibeträge
Wer sollte Gehaltsabrechnungen aufbewahren?
Gibt mir die individuelle Gehaltsabrechnung als Arbeitnehmer:in nur Auskunft über mein monatliches Einkommen und das war’s? Nein, denn neben der Selbstauskunft gibt es weitere wichtige Gründe für eine sorgfältige Aufbewahrung von Gehaltsabrechnungen.
Warum sollte man Lohnabrechnungen aufbewahren?
Die Gehaltsabrechnung dient nicht nur der Selbstauskunft, sondern wird auch in verschiedenen Situationen des Alltags als Entscheidungs- oder Berechnungsgrundlage verwendet. Zum Beispiel bei der Wohnungssuche oder bei einem Kreditantrag.
Muss man Entgeltabrechnungen für die Rente aufbewahren?
Es ist ratsam, Lohnunterlagen bis zum Renteneintritt aufzubewahren, um einen Nachweis für spätere Rentenansprüche zu haben. So können eventuelle Unstimmigkeiten bei der Rentenberechnung vermieden werden. Die Gehaltsabrechnung ist also gar nicht so unwichtig für die rund 44,47 Millionen Arbeitnehmer:innen in Deutschland.
Braucht man für die Rente alle Lohnabrechnungen?
Arbeitnehmer:innen, die in der gesetzlichen Rentenversicherung versichert sind, sollten alle relevanten Unterlagen zur Rentenberechnung aufbewahren. Dazu gehören nicht nur Gehaltsabrechnungen, sondern auch Sozialversicherungsnachweise und Arbeitsverträge.
Wie lange müssen Unternehmen Gehaltsabrechnungen aufbewahren?
Anders als bei Privatpersonen müssen Unternehmen sich an gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Gehaltsabrechnungen halten.
Gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Unternehmen
Gemäß §41 Einkommenssteuergesetz (EStG) gibt es unterschiedliche Aufbewahrungsfristen für Gehaltsabrechnungen, je nachdem, ob es sich um Lohnkosten oder um Lohnunterlagen für die betriebliche Gewinnermittlung handelt. Gehaltsabrechnungen im Zusammenhang mit Lohnsteuer müssen 6 Jahre lang aufbewahrt werden. Für betriebliche Gewinnermittlungen beträgt die Aufbewahrungsfrist 10 Jahre.
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?
Die Aufbewahrungsfrist beginnt am 01.01. des Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragenen Lohnzahlungen folgt. Die Frist endet 6 bzw. 10 Jahre später am 31.12.
Was passiert bei Nichteinhaltung der Aufbewahrungsfrist?
Im schlimmsten Fall, zum Beispiel bei Verdacht auf Steuerhinterziehung, können fehlende Dokumente und fehlende Auskunftsfähigkeit zu Nachzahlungen an das Finanzamt und sogar Geld- oder Haftstrafen führen.
Wie müssen Gehaltsabrechnungen aufbewahrt werden?
Um jederzeit den Nachweis über Brutto- und Nettolöhne, Versicherungsbeiträge und Steuerabzüge erbringen zu können, sollten Kopien der Gehaltsabrechnungen innerhalb der Aufbewahrungsfristen aufbewahrt werden. Am besten digital. Mit einem digitalen Archiv, das die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, können Aufbewahrungsfristen einfach und unkompliziert eingehalten werden. So gehen keine Unterlagen mehr verloren.
Digitale Lohnunterlagen: Aufbewahrungsfrist einhalten dank digitaler Personalakte
Die digitale Gehaltsabrechnung bietet nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern bringt auch viele weitere Vorteile mit sich.
Derby: Analoge vs. Digitale Gehaltsabrechnung
Die beiden Arten der Gehaltsabrechnung unterscheiden sich in verschiedenen Aspekten. Welche Herausforderungen könnten sich dabei ergeben? Wir haben es bereits in einem ausführlichen Artikel analysiert. Um den Unterschied zwischen analoger und digitaler Gehaltsabrechnung deutlicher zu machen, stellen wir sie in einem Derby gegenüber.
Medienbruchfrei und fristgerecht – 1:0 für die elektronische Gehaltsabrechnung
Durchgängig digitale Prozesse ohne Medienbrüche bringen die elektronische Gehaltsabrechnung mit einem unhaltbaren 1:0 in Führung.
Darf man einfach auf eine digitale Lohnabrechnung umstellen?
Ja, denn der/die Arbeitnehmer:in hat zwar ein Recht auf den Erhalt einer Gehaltsabrechnung, aber es gibt keine Vorschrift, dass sie in Papierform zugestellt werden muss. Der Arbeitgeber erfüllt seine Dokumentations- und Auskunftspflicht, unabhängig von der Art der Zustellung.
Fast schon ein Eigentor – 2:0 für die Digitalisierung!
Die digitale Gehaltsabrechnung bietet neben der Einsparung von Ressourcen weitere unschlagbare Vorteile, die für sie sprechen.
Minute – 5:0 Endstand. Klarer Derby-Sieg für die digitale Gehaltsabrechnung
Mit dem Schlusspfiff schlägt die digitale Gehaltsabrechnung die analoge. Sie ist rechtssicher, spart Ressourcen und bietet viele weitere Vorteile. Worauf wartest du also?
Fazit: Mit digitalen Gehaltsabrechnungen werden gesetzliche Aufbewahrungsfristen zum Kinderspiel
Die analoge Gehaltsabrechnung verursacht hohe Prozesskosten und bindet viele personelle Ressourcen. Die digitale Gehaltsabrechnung minimiert diese Kosten und bietet eine deutlich bessere Kosten-Nutzen-Bilanz. Außerdem erleichtert sie die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen und gewährleistet Rechtssicherheit. Die Einführung digitaler Gehaltsabrechnungen ist daher eine große Unterstützung für Unternehmen.
Hast du noch Fragen zur Aufbewahrungsfrist von Gehaltsabrechnungen?
