Das papierlose Büro wird immer beliebter und erleichtert die Arbeit erheblich. Mit der Cloud-basierten Speicherung von Dokumenten kann von überall darauf zugegriffen werden, ohne auf staubige Aktenordner angewiesen zu sein. Wenn du auf ein papierloses Büro umsteigen möchtest, stellt sich natürlich die Frage:
„Was muss ich überhaupt an Papierkram behalten?“
In den folgenden Abschnitten findest du die wichtigsten Informationen zu Aufbewahrungsfristen und wie du deine Geschäftsunterlagen ordentlich archivieren kannst.
Was sind Aufbewahrungsfristen?
Aufbewahrungsfristen sind Zeiträume, die vom Gesetzgeber im Rahmen der Buchführungspflicht festgelegt werden. Bestimmte Dokumente müssen für eine bestimmte Zeit aufbewahrt werden. Dadurch wird die Nachvollziehbarkeit von geschäftlichen Aktivitäten sichergestellt. Die entsprechenden Regelungen sind in den Paragraphen 238 und 257 des HGB sowie in der Abgabenordnung (AO) festgehalten.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten für welche Dokumente?
In der folgenden Tabelle findest du eine übersichtliche Auflistung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für verschiedene geschäftliche Dokumente.
Wie können Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden?
Grundsätzlich gibt es zwei rechtlich sichere Möglichkeiten, Dokumente zu archivieren und die Aufbewahrungsfristen einzuhalten.
- Die klassische Papier-Archivierung: Du kannst Dokumente wie Belege, Rechnungen und Bilanzen in Aktenordnern aufbewahren.
- Die digitale Archivierung: Du kannst Dokumente in Bildformaten auf digitalen Datenträgern archivieren, sofern sie den gesetzlichen Standards entsprechen.
Was muss bei der digitalen Archivierung beachtet werden?
Im Allgemeinen ist es möglich, den Großteil der Geschäftsdokumente digital zu archivieren und die Originalpapiere zu entsorgen. Dabei ist es wichtig, dass alle digitalisierten Dokumente lesbar archiviert und vorzeigbar sind. Der Steuerpflichtige sollte eine angemessene Sortierung und Indexierung vornehmen. Die genaue Art und Weise der Archivierung kann selbst bestimmt werden.
Es gibt jedoch bestimmte Dokumente, die grundsätzlich in ihrer Originalform aufbewahrt werden müssen, wie beispielsweise Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Konzernabschlüsse.
Wichtige Informationen zu Aufbewahrungsfristen
- Aufbewahrungsfristen beginnen jeweils am Ende des Kalenderjahres, in dem eine Neuanlage oder Änderung des Schriftguts stattgefunden hat.
- Dokumente, die sich in einem aktiven Status befinden, dürfen auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht vernichtet werden.
- Elektronische Kontoauszüge müssen elektronisch archiviert werden. Ein Ausdruck ist nicht ausreichend.
- E-Mails, die lediglich als “Transportmittel” dienen, sind nicht aufbewahrungspflichtig.
Tabelle mit allen relevanten Aufbewahrungsfristen
Hier findest du eine Tabelle mit den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für verschiedene Geschäftsdokumente.
| Schriftgut | Aufbewahrungsfrist (in Jahren) |
|---|---|
| Abrechnungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 10 |
| Abschreibungsunterlagen | 10 |
| Abtretungserklärungen, soweit erledigt | 6 |
| Änderungsnachweise der EDV-Buchführung | 10 |
| Akkreditive | 6 |
| Aktenvermerke | 6 |
| Angebote mit Auftragsfolge | 6 |
| Angestelltenversicherung (wenn Buchungsbelege) | 10 |
| Anhang zum Jahresabschluss (§ 264 HGB) | 10 |
| Anlagenvermögensbücher- und Karteien | 10 |
| Anträge auf Arbeitnehmersparzulage | 10 |
| Arbeitsanweisungen (auch für EDV-Buchführung) | 10 |
| Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche EDV-Dokumentation | 10 |
| Aufzeichnungen | 10 |
| Ausgangsrechnungen (gewöhnliche Rechnung) | 10 |
| Außendienstabrechnungen | 10 |
Diese Tabelle enthält nur einige Beispiele. Eine vollständige Liste der Aufbewahrungsfristen findest du in der PDF-Datei der IHK.
Quelle: PDF der IHK
Jetzt weißt du, wie du deine Geschäftsunterlagen gemäß den gesetzlichen Vorgaben aufbewahren kannst. Halte deine Akten ordentlich und finde jederzeit problemlos wichtige Dokumente.
