Jedes Jahr fallen in Unternehmen unzählige Papierbelege an. Die Ablage, Sicherung und Verwaltung dieser Dokumente verursachen einen erheblichen Zeit- und Kostenaufwand. Wenn auch auf deinem Schreibtisch die Papierberge wachsen und du im Chaos versinkst, sind Belegscanner die perfekte Lösung für dich. In diesem Artikel erfährst du, wie du mit einer Belegscanner-App deine Buchhaltung vereinfachen kannst und worauf du bei der Anschaffung achten solltest.
Belegscanner-Apps: Die moderne Lösung für die Finanzbuchhaltung
Belegscanner werden verwendet, um Papierrechnungen, Belege, Quittungen und andere Dokumente zu digitalisieren. Eine Belegscanner-App ist eine mobile Anwendung, mit der du ortsunabhängig Belege und Dokumente scannen und in digitale Formate wie PDF oder JPG umwandeln kannst.
Die App nutzt die Kamera deines Smartphones oder Tablets, um ein Bild des jeweiligen Dokuments zu erfassen. Anschließend erhältst du eine digitale Datei, die sich leicht teilen, speichern und auf verschiedenen Geräten abrufen lässt.
Die meisten Belegscanner-Apps verwenden künstliche Intelligenz, um Quittungen und Belege automatisch zu erkennen. Egal, ob Hotelrechnungen, Tankquittungen oder Bewirtungsbelege – die Belegscanner-App liest und verarbeitet die relevanten Informationen automatisch. Das Dokument wird digitalisiert, kategorisiert und für die Buchhaltung archiviert.
Das Scannen von Dokumenten mit dem Smartphone ist so einfach wie das Aufnehmen eines Fotos:
- Beleg erfassen: Mit deinem Smartphone oder Tablet machst du einfach ein Foto von deinem Papierbeleg.
- Beleg auslesen: Der fotografierte Beleg wird automatisch in deine Buchhaltungssoftware hochgeladen. Die OCR-Technologie erkennt alle relevanten Informationen wie den Kaufbetrag, das Ausstellungsdatum oder die Geschäftsanschrift und sortiert die Quittung entsprechend zu.
- Beleg speichern: Die Software organisiert alle eingescannten Belege automatisch nach Kategorien und legt sie digital ab. Du kannst sie später leicht wiederfinden.
Alternativ kannst du deine Belege auch manuell in einer Excel-Liste oder deinem Buchhaltungssystem erfassen. Dies ist jedoch zeitaufwendig, kostenintensiv und fehleranfällig.
Warum herkömmliche Fotos vermeiden?
Das einfache Abfotografieren von Belegen solltest du nach Möglichkeit vermeiden, da es oft zu Problemen führt. Die Bilder sind oft verschwommen, der Beleg wird nur teilweise erfasst und wichtige Informationen fehlen. Zudem haben Fotos eine hohe Dateigröße und belegen viel Speicherplatz auf deinem Gerät. Eine Belegscanner-App bietet eine bessere Lösung.
Worauf solltest du bei einer Belegscanner-App achten?
Es gibt eine Vielzahl von Belegscanner-Apps auf dem Markt. Bei der Auswahl solltest du darauf achten, dass die App den Anforderungen deines Unternehmens entspricht. Sie sollte folgende Funktionen bieten:
- Belegdetails lesen: Die App sollte automatisch alle wichtigen Beleginformationen wie Rechnungsbetrag, Umsatzsteuer, Datum und Rechnungsnummer erkennen und verarbeiten.
- Firmenname und Anschrift erkennen: Die App sollte auch die Firmenschrift und den Firmennamen erkennen.
- Digitale Fotos erstellen: Du solltest deine Papierbelege als digitale Fotos aufbewahren können, um das Problem verblasster Thermobelege und verlorener Quittungen zu vermeiden.
- Excel und CSV-Export: Die App sollte alle Belege automatisch verwalten und direkt an deine Buchhaltung oder deinen Steuerberater übertragen können.
- Quick-Share Funktion: Du solltest einen aufgenommenen Beleg einfach an andere Apps weiterleiten können, z.B. per E-Mail.
- Statistiken über Ausgaben erstellen: Die App sollte Statistiken erstellen können, damit du immer einen Überblick über deine Ausgaben hast.
- Auto-Crop-Funktion: Eine automatische Ausschneide-Funktion kann das Scannen und Digitalisieren erleichtern.
- Offline-Funktion: Wenn die App eine Offline-Funktion hat, kannst du Dokumente auch ohne Internetverbindung scannen.
- Datensicherheit: Die App sollte deine Dokumente revisionssicher archivieren, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.
Belegscanner-Apps sind eine kostengünstige und platzsparende Alternative zu herkömmlichen Dokumentenscannern. Mit einer mobilen Software hast du deinen Belegscanner immer griffbereit in der Hosentasche. Du bist deutlich flexibler und kannst deine Quittungen auch unterwegs digitalisieren. Die digitalen Dokumente stehen sowohl deinen mobilen Mitarbeitenden als auch deinem Büro zur Verfügung und sparen dir Zeit und Kosten bei der Buchhaltung.
Obwohl viele Unternehmen auf digitale Rechnungseingänge umsteigen, sind mobile Belegscanner immer noch wichtig. Denn Papierbelege und Rechnungen erhältst du oft noch in Papierform, zum Beispiel bei Ebay-Käufen. Mit einer Belegscanner-App kannst du alle Papierbelege direkt vor Ort und mit wenigen Klicks digitalisieren. Sie werden automatisch für deine Finanzbuchhaltung aufbereitet und exportiert. So gehören verlorene Rechnungen der Vergangenheit an und du schaffst endlich Ordnung in deiner Belegablage.
