Die Begriffe “Buchhaltung” und “Buchführung” werden oft synonym verwendet, aber sie haben tatsächlich unterschiedliche Bedeutungen. In diesem Artikel werden wir den Unterschied zwischen den beiden erklären und warum sie für Unternehmen und Selbstständige wichtig sind.
Buchhaltung und Buchführung – Eine kleine Einführung
Die Buchhaltung bezieht sich auf die Abteilung eines Unternehmens, in der Buchhalter für die Buchführung verantwortlich sind. Die Buchführung hingegen bezieht sich auf die Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge anhand von Belegen. Dies ermöglicht eine präzise Darstellung des finanziellen Status eines Unternehmens und dient als wichtige Informationsquelle, sowohl für interne Zwecke als auch für Behörden wie das Finanzamt.
Gewinnermittlung: Einfache oder doppelte Buchführung
In der Buchhaltung gibt es grundsätzlich zwei Verfahren zur Gewinnermittlung: die doppelte Buchführung und die einfache Buchführung. Die doppelte Buchführung führt zu einer Bilanz und einer Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), während die einfache Buchführung eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erzeugt. Die gesetzlichen Bestimmungen regeln, welche Art der Buchführung für verschiedene Unternehmen gilt.
Pflicht zur doppelten Buchführung
Die Pflicht zur doppelten Buchführung gilt für Unternehmen mit bestimmten Rechtsformen wie GmbH, AG oder KG sowie für Gewerbetreibende, die im Handelsregister eingetragen sind. Einzelunternehmen müssen ebenfalls die doppelte Buchführung anwenden, wenn sie zwei Geschäftsjahre hintereinander einen Umsatz von mehr als 600.000 Euro oder einen Gewinn von über 60.000 Euro erzielen. Alle anderen Unternehmen können die einfache Buchführung und die EÜR nutzen.
Freiwillige doppelte Buchführung
Obwohl die doppelte Buchführung in vielen Fällen eine Pflicht ist, kann sie auch freiwillig praktiziert werden. Eine freiwillige doppelte Buchführung kann Vorteile bieten, insbesondere für schnell wachsende Unternehmen mit hohen Umsätzen, einem großen Kundenstamm oder bevorstehenden größeren Investitionen.
Einfache Buchführung: Finanzen im Überblick
Die einfache Buchführung dient dazu, die Betriebseinnahmen und -ausgaben übersichtlich darzustellen. Hierbei werden Belege gesammelt und nach Erlös- und Kostenarten sortiert. Am Ende des Jahres wird anhand dieser vereinfachten Buchführung die Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellt. Dabei wird der Zeitpunkt des Geldflusses berücksichtigt, nicht das Rechnungsdatum. Wenn die Differenz von Einnahmen und Ausgaben einen positiven Wert ergibt, handelt es sich um den zu versteuernden Gewinn, der in der Steuererklärung angegeben werden muss.
Die doppelte Buchführung: Bilanz und GuV
Bei der doppelten Buchführung wird jeder Geschäftsvorfall auf mindestens zwei Konten erfasst. Die Soll-Seite enthält Betriebsausgaben wie beispielsweise Mieten oder Kredite, während die Haben-Seite die Umsatzerlöse beinhaltet. Am Ende des Geschäftsjahres erstellt das Unternehmen einen Jahresabschluss mit einer Bilanz und einer Gewinn- und Verlustrechnung. Bei bestimmten Rechtsformen sind auch zusätzliche Angaben im Anhang erforderlich. Die Bilanz zeigt, wie finanzielle Mittel eingesetzt wurden, während die GuV-Rechnung den Gewinn oder Verlust des Unternehmens darstellt.
Wichtige Fakten zur Buchführung
In der Buchführung gelten verschiedene Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB), darunter auch die Belegpflicht. Jeder Buchung muss ein entsprechender Beleg zugrunde liegen. Darüber hinaus müssen alle relevanten Dokumente für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden, in den meisten Fällen bis zu zehn Jahre. Digitale Dokumente wie E-Rechnungen müssen ebenfalls in digitaler Form gespeichert werden.
Mit einem fundierten Verständnis der Unterschiede zwischen Buchhaltung und Buchführung können Unternehmer und Selbstständige ihre finanzielle Situation besser überblicken und den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden. Die richtige Buchführungsmethode kann dabei helfen, die Finanzen effizient zu verwalten und den Gewinn zu maximieren.
