Ein Dankesschreiben zu verfassen ist eines der meist unterschätzten Mittel, um das Beziehungskonto zu Mitarbeitern, Kunden oder Geschäftspartnern aufzubauen. Obwohl ein schriftliches Danke als veraltet angesehen werden könnte, ist es gerade deshalb so wirkungsvoll. Es fällt auf und zaubert jedem Empfänger ein Lächeln ins Gesicht – oft sogar mehr, als der Absender denkt. Eine experimentelle Studie an der University of Texas bestätigt dies. Die Teilnehmer des Experiments unterschätzten deutlich das positive Gefühl, das sie mit einer Dankesnachricht auslösen würden. Gleichzeitig überschätzten sie aber, wie merkwürdig es bei den Empfängern ankommen könnte, wenn sie unerwartet eine persönliche Dankesnachricht erhalten.
Ein Dankesschreiben stärkt die Beziehung zu Mitarbeitern, Kollegen, Kunden oder anderen Geschäftskontakten und erhöht auch die Chance auf ähnliches Engagement oder eine gute Zusammenarbeit in der Zukunft.
Auf diese Regeln sollten Sie in Ihrem Dankesschreiben achten
Persönlich werden
Ihr Dankesschreiben sollte so formuliert sein, dass der Empfänger sofort merkt: Dieses Schreiben bekommt nicht jeder, das geht nur an mich. Sie können sich beispielsweise auf ein vergangenes Telefonat oder das letzte Treffen beziehen. Noch besser ist es, einen Stift zu zücken und einen handgeschriebenen Brief oder eine Karte zu verfassen. In Zeiten, in denen vor allem per Messenger oder E-Mail kommuniziert wird, wirkt das besonders eindrucksvoll und zeigt dem Empfänger, dass Sie sich Zeit genommen haben und ihn wertschätzen. Ein per Post verschickter Dankesbrief ist wertschätzender und auffälliger als eine Dankes-E-Mail. Achten Sie dabei auf die Papierqualität und verwenden Sie etwas dickeres Papier mit dem Firmenlogo, um dem Schreiben eine besondere Wertigkeit zu verleihen.
Ehrlich und authentisch Danke sagen
Unternehmer sollten sich nur dann schriftlich bedanken, wenn sie es auch wirklich meinen. Ein überschwängliches Dankesschreiben kann ironisch wirken, wenn ein Mitarbeiter beispielsweise an einem erfolgreichen Projekt beteiligt war, aber aufgrund von Krankheit kaum mitwirken konnte. Es ist auch wichtig, sich selbst treu zu bleiben. Wenn Sie mit dem Empfänger des Dankesschreibens sonst eher locker sprechen, sollten Sie das auch schriftlich beibehalten.
Es beim Danke belassen
Wer sich erst bedankt und dann eine Bitte hinterherschiebt, entwertet seinen Dank sofort wieder. Beim Empfänger könnte der Eindruck entstehen, dass der Absender nur für gute Stimmung sorgen wollte, um sein Anliegen durchzusetzen.
Mit dem Dank nicht übertreiben
Nach jedem Telefonat eine Dankeskarte an den Kunden schicken? Täglich zum Feierabend eine handgeschriebene Dankesnotiz auf dem Schreibtisch des Mitarbeiters hinterlassen? Das ist nett gemeint, aber übertrieben. Wer sich für jede Kleinigkeit bedankt, dessen Dank verliert irgendwann an Wert. Schlimmer noch: Die Dankesbekundungen können unglaubwürdig oder sogar spöttisch wirken. Unternehmer sollten ihre Dankesnachrichten mit Bedacht verteilen und den richtigen Anlass wählen.
Auf die Formalitäten achten
Schreiben Sie keinen Roman. Ein paar Sätze reichen, maximal eine halbe Seite. Achten Sie dabei auf Rechtschreibung und Grammatik. Ein hingeschmiertes Dankesschreiben verfehlt seine Wirkung. Vergessen Sie am Ende nicht eine Grußformel und möglichst eine handschriftliche Unterschrift.
Konkret werden
Je konkreter Sie beschreiben, warum und wofür Sie sich bedanken, desto besser. Überlegen Sie, was an Ihrem Kontakt zum Empfänger besonders ist. Was verbindet Sie? Welche Situation ist Ihnen in Erinnerung geblieben?
9 Formulierungsvorlagen für Dankesschreiben zu verschiedenen Anlässen
Die folgenden Muster für Dankesschreiben dienen als Vorschläge. Sie können sich daran orientieren, sollten die Textvorlagen aber nicht wortwörtlich kopieren. Damit Ihre Nachricht authentisch wirkt, können Sie auch persönliche Anekdoten einbringen. Je nachdem, wen Sie anschreiben, sollten Sie auch die passende Grußformel wählen.
1. Mitarbeitern für besonders gute Arbeit danken
Wenn Sie einem Mitarbeiter danken möchten, überlegen Sie zunächst, wie er sich hervorgetan hat und was Sie an ihm schätzen. Ein Dankesschreiben könnte beispielsweise so aussehen:
“Liebe Sandra,
vielen Dank für deine tolle Arbeit an Projekt XY. Ohne dich wären wir niemals pünktlich fertig geworden. Danke, dass du das Team angetrieben hast, dabei aber immer gut gelaunt geblieben bist und für eine positive Stimmung gesorgt hast. Das hat mich wirklich beeindruckt.
Dein Max”
2. Kunden für Treue danken
Wenn ein Kunde schon mehrere Jahre oder sogar Jahrzehnte bei Ihnen kauft, ist es an der Zeit, sich für seine Treue zu bedanken. Erinnern Sie sich an den ersten Kontakt mit ihm oder an andere besondere Begegnungen und beziehen Sie sich darauf in Ihrem Dankesschreiben. Wenn Sie möchten, können Sie auch einen Gutschein als zusätzliches Dankeschön beifügen.
“Lieber Herr/Frau …
vor zehn Jahren, im Oktober 2012, kamen Sie mit Ihrem Mountainbike und einem platten Reifen in unsere Fahrradwerkstatt. Seitdem durften wir Sie immer wieder begrüßen – ob für Reparaturen, Helme und Lichter oder ein neues Rad für Ihren Sohn. Für Ihre jahrelange Treue möchten wir Ihnen herzlich danken! Und auch für Ihre Geduld, wenn es mit der Reparatur mal länger gedauert hat. Als Dankeschön geht die nächste Fahrradinspektion aufs Haus.
Herzliche Grüße
Ihr Max Mustermann, Fahrradgeschäft XY”
3. Geschäftspartnern für gute Zusammenarbeit danken
Wenn Sie mit Kooperationspartnern ein Projekt erfolgreich abgeschlossen haben oder seit Jahren erfolgreich mit einer anderen Firma zusammenarbeiten, können Sie auch hier ein Dankesschreiben verfassen. Betonen Sie dabei, was Sie an der Zusammenarbeit schätzen.
“Hallo Herr/Frau …,
man sagt es viel zu selten: Danke für die tolle Zusammenarbeit in den vergangenen Monaten! Ich schätze Ihre Design-Kompetenz sehr und freue mich jedes Mal, ein neues Projekt mit Ihnen anzustoßen – auch, weil Sie so schonungslos ehrlich sind, wenn ich in Sachen Ästhetik mal wieder danebengreife.
Ich freue mich auf unsere weitere Zusammenarbeit.
Herzlichen Dank und viele Grüße
Max Mustermann”
4. Sich für eine Veranstaltung bedanken
Wenn Sie an einer Netzwerk-Veranstaltung teilgenommen haben oder von Kunden oder Geschäftspartnern zum Firmenbesuch oder Essen eingeladen wurden, sollten Sie ein Dankesschreiben verfassen. Machen Sie die Nachricht persönlicher, indem Sie sich auf einen bestimmten Moment, ein Gespräch oder einen neuen Denkanstoß beziehen.
“Lieber Herr/Frau XY,
vielen Dank nochmal für die spannende Führung durch Ihren Betrieb und das anschließende Essen. Solche Touren können ja durchaus trocken sein, aber Sie haben es mit Ihrer begeisternden, lebhaften Art geschafft, uns keine Minute zu langweilen. Danke für diese spannenden Einblicke. Toll, was Sie mit Ihrem Team auf die Beine gestellt haben!
Ich freue mich auf die weitere Zusammenarbeit mit Ihnen.
Beste Grüße
Max Mustermann”
5. Einem Mitarbeiter/Trainer für einen Workshop danken
Wenn ein externer Coach oder ein Mitarbeiter einen tollen Workshop geleitet hat, ist ein Dankesschreiben angebracht. Beschreiben Sie, was den Workshop für Sie besonders gemacht hat und was Sie daraus mitnehmen.
“Lieber XY,
vielen, vielen Dank nochmal für den fantastischen Workshop! Ich hatte gleich mehrere Aha-Momente und bin ganz beschwingt aus dem Tag rausgegangen. Die XY-Methode, die Sie uns vorgestellt haben, haben wir direkt gestern angewandt. Mein Team und ich sind begeistert, wie viel effizienter wir damit arbeiten.
Herzliche Grüße, auch von den anderen Teilnehmern
Max Mustermann”
6. Einem Interessenten danken
Jemandem für sein Interesse am eigenen Angebot zu danken, kann heikel sein. Man möchte sicherstellen, dass der andere einen nicht vergisst, kann jedoch auch schnell aufdringlich wirken. Verlangen Sie deshalb keine Entscheidung vom Empfänger oder schreiben Sie ihm nicht immer wieder, wenn er sich nicht zurückmeldet. Wenn sich jedoch beispielsweise ein Messebesucher ausführlich nach dem Angebot erkundigt hat, kann ein Dankesschreiben den entscheidenden Anstoß zum Kauf geben.
“Sehr geehrter Herr/Frau …,
schön, dass wir uns auf der XY-Messe kennen lernen konnten. Ich möchte mich für Ihr Interesse an unserem Angebot bedanken. Nach unserem Gespräch habe ich mich auf Ihrer Website umgesehen, um noch besser einschätzen zu können, wie wir Ihnen und Ihrer Firma weiterhelfen können. Wir haben tatsächlich bereits mit ähnlich großen Firmen in Ihrer Branche zusammengearbeitet und haben daher einige Erfahrung. Wenn Sie weitere Informationen benötigen oder Fragen haben, zögern Sie nicht, mich jederzeit zu kontaktieren.
Ich freue mich von Ihnen zu hören!
Freundliche Grüße
Max Mustermann, Firma XY”
7. Kunden für ehrliches Feedback danken
Wenn Kunden die eigene Firma kritisieren, tut das natürlich weh. In der Kritik stecken jedoch oft wertvolle Verbesserungsvorschläge. Für berechtigte, sachliche und nicht verletzende Kritik sollten Unternehmer sich bedanken.
“Hallo Herr/Frau …,
vielen Dank für Ihr Feedback. Wir wissen es sehr zu schätzen, dass Sie so offen und ehrlich sind. Es tut uns wirklich leid, dass Sie Ihren letzten Besuch in unserem Hotel nicht wie gewohnt genießen konnten. Wir können Ihre Kritik absolut nachvollziehen, das hätte nicht passieren dürfen. Wir tun unser Bestes, damit das nicht wieder vorkommt.
Wir möchten uns mit einem Gutschein für ein Abendessen für zwei Personen bei uns im Haus entschuldigen und hoffen, Sie trotz der Unannehmlichkeiten noch einmal begrüßen zu dürfen.
Viele Grüße
Max Mustermann”
8. Sich bei einem Kollegen bedanken
Wenn ein Kollege Ihnen in einer schwierigen Situation geholfen oder Sie bei einem Projekt unterstützt hat, sollten Sie auch ihm danken.
“Lieber Herr/Frau …,
herzlichen Dank für Ihre Unterstützung in den letzten Wochen. Ihre Expertise und Ihr Einsatz haben maßgeblich zu unserem Erfolg beigetragen. Ohne Sie hätten wir das Projekt nicht rechtzeitig abschließen können. Vielen Dank für Ihr Engagement und Ihre Professionalität.
Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann”
9. Einem Lieferanten für gute Zusammenarbeit danken
Auch Lieferanten verdienen Ihre Wertschätzung. Zeigen Sie Ihre Anerkennung für gute Zusammenarbeit und zuverlässige Lieferungen.
“Hallo Herr/Frau …,
wir möchten uns herzlich bei Ihnen für die gute Zusammenarbeit bedanken. Ihre pünktlichen Lieferungen und die hohe Qualität Ihrer Produkte haben maßgeblich zu unserem Erfolg beigetragen. Wir schätzen Ihre Zuverlässigkeit und Professionalität sehr.
Vielen Dank und beste Grüße
Max Mustermann”
Wählen Sie die passende Vorlage für Ihr Dankesschreiben aus und nehmen Sie sich die Zeit, eine persönliche und herzliche Nachricht zu verfassen. Damit stärken Sie die Beziehung zu Ihren Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern und zeigen Ihre Wertschätzung.
