Das Outlook Adressbuch ist eine wichtige Funktion in Outlook, die jedoch für viele Benutzer nicht ganz verständlich ist. In diesem Artikel werden die Unterschiede zwischen dem Outlook Adressbuch und der Kontaktablage erklärt, sowie Tipps und Tricks gegeben, wie man mit ihnen umgehen kann. Dieser Artikel richtet sich hauptsächlich an Benutzer von Outlook 2002-2016.
Begriffserklärungen
Das Outlook Adressbuch besteht aus mehreren Adresslisten, die als Anzeige für an anderen Orten gespeicherte Adressen dienen. Eine Adressliste ist in der Regel der Inhalt eines normalen Outlook-Kontakteordners. Das Adressbuch selbst kann nicht angepasst werden, z.B. um andere Spalten anzuzeigen oder Daten zu filtern. Es kann verschiedene Typen von Adresslisten enthalten.
Die Kontaktablage hingegen ist die Darstellung der Kontakte in den Outlook-Ordnern. Die Darstellung wird durch das Feld “Speichern unter” bestimmt. Sie können weitere Kontakte-Ordner hinzufügen, um eine saubere Trennung zu erreichen.
Das Persönliche Adressbuch
Neben dem Outlook Adressbuch gibt es auch das Persönliche Adressbuch. Das Persönliche Adressbuch ist veraltet und sollte nicht mehr verwendet werden. Falls Sie es noch haben, können Sie es nach Outlook importieren.
Das Outlook Adressbuch
Das Outlook Adressbuch finden Sie unter “Extras” -> “Adressbuch” bzw. ab Outlook 2010 unter “Start” -> “Adressbuch”. Hier können Sie weitere Kontaktdaten anzeigen und auch die Adressierungs-Schaltflächen in E-Mails nutzen.
Die Darstellung im Adressbuch ändern
Per Standard wird der Name im Adressbuch immer in der Reihenfolge “Vorname Nachname” angezeigt, aber die meisten Benutzer bevorzugen “Nachname Vorname”. Leider ist die Reihenfolge “Nachname Vorname” nicht einstellbar. Sie können jedoch die Anzeige genau so einstellen, wie die Kontakte abgelegt werden, indem Sie das Feld “Speichern unter” verwenden.
Das Feld “Anzeigen als”
Das Feld “Anzeigen als” kann genutzt werden, um die Anzeige des Namens in der Visitenkarte anzupassen.
Das Adressbuch ist leer
Das Adressbuch kann leer erscheinen, wenn es nach einer Neuinstallation oder einem Umzug auf einen anderen PC keine Zugriffsberechtigung hat. Um das Adressbuch zu füllen, müssen Sie die entsprechenden Adresslisten aktivieren.
Fehlermeldung beim Öffnen des Adressbuches
Wenn beim Öffnen des Adressbuches die Fehlermeldung “Die Adressliste kann nicht angezeigt werden” erscheint, können Sie das Problem lösen, indem Sie die nicht verfügbaren Adresslisten entfernen und das Adressbuch neu starten.
Es gibt eine Fehlermeldung bezüglich eines LDAP-Verzeichnisses!
Wenn Sie die Fehlermeldung “Die Verbindung zum LDAP-Verzeichnisserver kann nicht hergestellt werden” erhalten, liegt entweder kein echter Verzeichnisserver vor oder die Verbindung ist unterbrochen. Sie können das LDAP-Verzeichnis entfernen, wenn Sie es nicht benötigen.
Es werden nicht alle Kontakte im Adressbuch angezeigt
Es kann vorkommen, dass im Adressbuch nicht alle Kontakte angezeigt werden, besonders wenn sie weder eine E-Mail-Adresse noch eine Faxnummer haben.
Wie kann ich die Anzeige von Faxnummern im Adressbuch verhindern?
Die Anzeige von Faxnummern im Adressbuch kann leider nicht direkt verhindert werden. Es gibt jedoch einen Trick, indem Sie vor der Faxnummer “Fax: ” schreiben. Dadurch erkennt Outlook die Faxnummer nicht mehr als gültig und zeigt sie nicht im Adressbuch an.
Wie kann ich im Adressbuch nach der Firma sortieren?
Das Sortieren oder Suchen im Adressbuch nach der Firma ist nicht direkt möglich, aber es gibt Möglichkeiten, wie Sie das erreichen können.
Wie bekomme ich Daten aus anderen Anwendungen in das Adressbuch?
Sie können Daten aus anderen Anwendungen relativ einfach nach Outlook importieren. Rufen Sie dazu die Import-Funktion in Outlook auf und wählen Sie die Art der zu importierenden Daten aus. Wenn Ihr Datentyp nicht aufgeführt ist, können Sie Ihre Daten in das csv-Format exportieren und dann in Outlook importieren.
Reihenfolge der Adresslisten ändern
Das Outlook Adressbuch kann mehrere Adresslisten enthalten, aber Sie können immer nur eine Adressliste gleichzeitig anzeigen lassen. Sie können die Reihenfolge der Adresslisten ändern, um zu bestimmen, welche zuerst angezeigt werden soll.
Die Kontaktablage
Die Kontaktablage ist abhängig vom Feld “Speichern unter” und zeigt die Kontakte in den Ordnern an. Die Darstellung kann angepasst werden, indem Sie einen Kontakt öffnen und die Visitenkarte bearbeiten.
Die Ablagereihenfolge ist durcheinander! Was kann ich tun?
Wenn die Ablagereihenfolge Ihrer Kontakte durcheinander ist, können Sie sie manuell ändern oder das Tool ChangeNames verwenden.
Was bewirkt die Option “Namensreihenfolge”?
Die Option “Namensreihenfolge” beeinflusst die Eingabe des Namens eines Kontakts. Wenn Sie die Schaltfläche “Name…” verwenden, können Sie die Namensteile selbst zuordnen. Wenn Sie jedoch nur den Namen eingeben, übernimmt Outlook die Zuordnung automatisch.
Zusammenfassung
In diesem Artikel haben wir die Unterschiede zwischen dem Outlook Adressbuch und der Kontaktablage erklärt, sowie Tipps und Tricks gegeben, wie Sie mit ihnen umgehen können. Wir haben auch verschiedene Einstellungen und ihre Auswirkungen erläutert. Für eine bessere Organisation und Verwaltung der Kontakte können die Tools FormatNumbers und ChangeNames empfohlen werden.
