Willkommen zum ultimativen lexoffice Buchhaltungs-API-Kochbuch! Wenn du schon immer wissen wolltest, wie du die lexoffice Buchhaltung über die Public API optimal nutzen kannst, bist du hier genau richtig. In diesem Kochbuch erfährst du alles über das Grundkonzept der lexoffice Buchhaltung, die verschiedenen Belegarten, die Verwendung von Kontakten und Kategorien sowie einige Tipps und Tricks. Also schnapp dir eine Tasse Kaffee und lass uns loslegen!
Das Grundkonzept der lexoffice Buchhaltung
Die lexoffice Buchhaltung unterscheidet sich von der herkömmlichen Buchhaltung mit Soll, Haben und SKU-Konten. Stattdessen werden Buchungsbelege in vier verschiedene Belegarten aufgeteilt:
- Einnahmen
- Einnahmen-Minderungen
- Ausgaben
- Ausgaben-Minderungen
Zur weiteren Klassifizierung der Belege verwendet lexoffice Kategorien anstelle von SKU-Konten. Diese Kategorien wie “Warenverkauf”, “Einnahmen”, “Miete” und “Lohn” ermöglichen es den lexoffice Nutzern, Ein- und Ausgaben in einer für sie verständlichen Sprache zu erfassen. Die Kategorien sind dabei im Hintergrund auf SKU-Konten gemappt, sodass eine korrekte Buchhaltung gewährleistet ist.
Die verschiedenen Belegarten
In der lexoffice Buchhaltung gibt es vier verschiedene Belegarten:
Einnahmebelege
Einnahmebelege werden in der Regel verwendet, um Rechnungen zu verbuchen, die in vorgelagerten Anwendungen erstellt wurden. Zum Beispiel könntest du als Online-Shop-Betreiber eine Rechnung erstellen und diese als Einnahme verbuchen.
Einnahmen-Minderungs Belege
Einnahmen-Minderungs Belege werden verwendet, um Einnahmen-Minderungen (ehemals Gutschriften) zu verbuchen, die in vorgelagerten Anwendungen erstellt wurden. Wenn es zum Beispiel zu Rücksendungen in deinem Online-Shop kommt und du den Kunden eine Erstattung gewähren musst, kannst du einen Einnahmen-Minderungs Beleg erstellen und ihn verbuchen.
Ausgabenbelege
Ausgabenbelege werden verwendet, um Eingangs-Rechnungen zu verbuchen. Nehmen wir an, du erhältst eine Rechnung für Telekommunikationsdienstleistungen, die als Ausgabe verbucht werden soll.
Ausgaben-Minderungs Belege
Ausgaben-Minderungs Belege werden verwendet, um Erstattungen für bereits bezahlte Rechnungen zu verbuchen. Wenn du zum Beispiel eine zu hohe Rechnung für Telekommunikationsdienstleistungen erhalten hast und der zu viel eingezogene Betrag erstattet wird, kannst du eine Ausgaben-Minderung verbuchen.
Kontakte in lexoffice
In lexoffice werden Einnahmen & -Minderungen auf Kunden (Debitoren) und Ausgaben & -Minderungen auf Lieferanten (Kreditoren) gebucht. Diese Kunden und Lieferanten werden in lexoffice durch Kontakte repräsentiert. Kontakte können als Kunde, Lieferant, Kreditor oder Debitor klassifiziert werden. Du kannst auch sogenannte Sammel-Kunden oder Sammel-Lieferanten verwenden, wenn du viele Rechnungen generierst und keine dedizierten Kontakte anlegen möchtest.
Kategorien & Steuersätze
Zu jeder Belegart stehen in lexoffice passende Kategorien und Steuersätze zur Verfügung. Du findest eine Liste der zugelassenen Kategorien und der möglichen Steuersätze am Ende dieses Kochbuchs. Bitte beachte, dass JSON Payloads entsprechend validiert werden. Bei Validierungsfehlern wird ein entsprechender HTTP-Statuscode zurückgegeben. Weitere Details findest du in der API-Dokumentation.
Häufige Sonderfälle
In der Buchhaltung gibt es immer wieder Sonderfälle, die berücksichtigt werden müssen. Diese Sonderfälle müssen in der Client-Anwendung erkannt und passend aufbereitet an lexoffice übermittelt werden. Einige häufige Sonderfälle sind:
- Bauleistungen gemäß §13b: Hier muss beachtet werden, dass kein Sammel-Kunde oder -Lieferant verwendet werden kann und der verknüpfte Kontakt eine Firma sein muss.
- Einnahmen als Kleinunternehmer: Wenn du die Kleinunternehmer-Regelung in Anspruch nimmst, musst du diese Kategorie verwenden.
- Innergemeinschaftliche Lieferung (IgL): Auch hier kann kein Sammel-Kunde oder -Lieferant verwendet werden und der verknüpfte Kontakt muss eine Firma sein und über eine valide Umsatzsteuer-ID verfügen.
- Dienstleistungen an Drittländer: Hier gilt das gleiche wie bei der innergemeinschaftlichen Lieferung, der verknüpfte Kontakt muss eine Firma sein und eine Adresse im Ausland haben.
- Ausfuhrlieferungen an Drittländer: Auch hier muss der verknüpfte Kontakt eine Firma sein und eine Adresse im Ausland haben.
Diese Sonderfälle erfordern eine spezielle Behandlung und müssen entsprechend an lexoffice übermittelt werden.
Die Spalten- und Zeilenmethode
Beim Erstellen von Rechnungen gibt es zwei gängige Methoden zur Berechnung der Steuerbeträge: die Spaltenmethode und die Zeilenmethode. Lexoffice arbeitet strikt nach der Spaltenmethode. Das bedeutet, dass in einer Nettorechnung zuerst alle Nettobeträge eines Steuersatzes summiert werden und dann der Steueranteil berechnet wird. Bei Bruttorechnungen werden zunächst alle Bruttoanteile gruppiert und dann die Steuer herausgerechnet. Die Zeilenmethode berechnet pro Zeile der Rechnung den Steueranteil. Es ist wichtig, dass du bei der Implementierung deiner Client-Anwendung die Spaltenmethode verwendest, da sonst Validierungsfehler auftreten können.
Änderbarkeit von Belegen
Du kannst Belege des Typs Einnahmen & Einnahmen-Minderungen per API ändern. Beachte jedoch, dass dies in einigen Fällen nicht möglich ist, zum Beispiel wenn der Beleg als “Privat bezahlt” markiert wurde, mit einer Banktransaktion verknüpft ist, mit einer Einnahme oder Ausgabe aus dem Kassenbuch verknüpft wurde oder bereits festgeschrieben wurde. Wenn ein Beleg nicht mehr änderbar ist, wird ein entsprechender HTTP-Statuscode zurückgegeben. Achte daher darauf, dass deine Schnittstelle entsprechend reagiert.
Zusammenfassung und Schlusswort
Das lexoffice Buchhaltungs-API-Kochbuch bietet einen umfassenden Einblick in die lexoffice Buchhaltung über die Public API. Du hast gelernt, wie das Grundkonzept der lexoffice Buchhaltung funktioniert, welche verschiedenen Belegarten es gibt und wie Kontakte, Kategorien und Steuersätze verwendet werden können. Außerdem hast du einige Tipps zu häufigen Sonderfällen und der Berechnung der Steuerbeträge erhalten. Jetzt liegt es an dir, diese Informationen zu nutzen und die lexoffice Buchhaltung optimal für dein Unternehmen einzusetzen. Viel Erfolg!
