Das Unternehmerhandbuch ist der ultimative Leitfaden für eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung. Als ehrenamtliche Richterin am Finanzgericht Köln habe ich viele Einblicke in Betriebsprüfungen erhalten und dabei festgestellt, dass nicht ordnungsgemäß geführte Kassenbücher oft zu Problemen mit dem Finanzamt führen. In diesem Artikel werde ich erklären, wie man ein ordnungsgemäßes Kassenbuch führt und so mögliche Ärger vermeidet.
Was ist ein Kassenbuch?
Ein Kassenbuch erfasst alle Bargeschäfte eines Unternehmens, sowohl Einnahmen als auch Ausgaben. Egal ob es sich um kleine Beträge wie Briefmarken oder um größere Transaktionen handelt, alle Bargeldbewegungen müssen im Kassenbuch vermerkt werden. Es gibt jedoch Unterschiede in der Form der Kassenbuchführung, je nach Art des Unternehmens.
Wer muss ein ordnungsgemäßes Kassenbuch führen?
Unternehmen, die ihren Gewinn durch Bilanzierung ermitteln, sind gesetzlich verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Bei einer Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) besteht grundsätzlich keine Pflicht zur Kassenbuchführung. Dennoch sollten Unternehmen mit vielen Bargeldzahlungen, wie Kneipen oder Kioske, ein ordnungsgemäßes Kassenbuch führen, um bei einer Betriebsprüfung Vertrauen in die Buchführung zu erzeugen.
Der Aufbau des Kassenbuchs
Ein ordnungsgemäßes Kassenbuch enthält folgende Informationen zu jedem Geschäftsvorfall:
- Datum des Geschäftsvorfalls
- fortlaufende Nummer (Belegnummer)
- Buchungstext
- Betrag und Währung der Einnahme oder Ausgabe
- zugrunde liegender Steuersatz
- Umsatzsteuer- bzw. Vorsteuerbetrag
- aktueller Kassenbestand
Anforderungen an die Aufzeichnungen im Kassenbuch
Die Kassenaufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfolgen. Es ist wichtig, dass Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festgehalten werden. Jeder Beleg muss eine Nummer erhalten, die im Kassenbuch und auf dem Beleg vermerkt wird. Es dürfen keine Eintragungen ohne Beleg vorgenommen werden, selbst Privatentnahmen oder Bareinzahlungen müssen belegt und eingetragen werden. Änderungen sollten nachvollziehbar sein, am besten durch Durchstreichen und neue Eintragungen mit Datum und Unterschrift. Zudem muss der Kassenbestand regelmäßig überprüft werden, um eine richtige IST-Bestand-Kontrolle sicherzustellen.
Aufbewahrung der Kassenbücher und Belege
Kassenbücher und die zu ihrem Verständnis notwendigen Unterlagen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
Vereinfachungen für die Kassenbuchführung
Wenn es unmöglich ist, alle Einzelbeträge ins Kassenbuch einzutragen, wie beispielsweise in einer Kneipe, dürfen Tageskassenberichte geführt werden. Diese berücksichtigen Einnahmen und Ausgaben sowie den Anfangs- und Endbestand der Kasse. Belege können zusammengefasst werden, zum Beispiel in einer Reisekostenabrechnung. Eine genaue Auflistung der Bargeldbestände und ein Eigenbeleg können ebenfalls hilfreich sein.
Fazit
Ein ordnungsgemäßes Kassenbuch ist unerlässlich, um Unstimmigkeiten mit dem Finanzamt zu vermeiden. Es sollte vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet geführt werden. Kassenbücher und Belege müssen für 10 Jahre aufbewahrt werden. Vereinfachungen wie Tageskassenberichte und Zusammenfassungen von Belegen können die Kassenbuchführung erleichtern. Wenn Fragen aufkommen, ist es ratsam, einen Fachanwalt für Steuerrecht zu Rate zu ziehen, um Fehler zu vermeiden. Mit den Vorlagen für das Kassenbuch kann jeder seine Kasse ordnungsgemäß führen und einem möglichen Finanzamt-Check gelassen entgegensehen.
