Die Rechnungskommunikation mit deutschen Behörden erfordert das XRechnung-Format, während ZUGFeRD hauptsächlich für die deutsche Wirtschaft entwickelt wurde. Obwohl es Unterschiede gibt, sind sie doch minimal.
XRechnung für Behörden
Mit der Norm DIN EN 16931 sind öffentliche Einrichtungen wie Bundesbehörden und Ämter verpflichtet, elektronische Rechnungen anzunehmen. Die XRechnung erfüllt diese Norm und zusätzlich 21 nationale Geschäftsregelungen, die nicht einheitlich in Europa sind. Dadurch spiegelt die XRechnung genau das wider, was zwischen öffentlichen Stellen und privaten Unternehmen in Deutschland vereinbart werden kann. Es handelt sich um ein rein digitales Format, das spezielle Rechnungsprogramme erfordert.
ZUGFeRD – Das hybride Format für alle Zwecke
ZUGFeRD wurde dagegen als hybrides Rechnungsformat entwickelt. Durch die Kombination von XML-Daten und PDF-Bildrepräsentation können sowohl große Unternehmen mit etablierten ERP-Systemen als auch Einzelunternehmer ohne digitale Vorkenntnisse die Rechnung öffnen und bearbeiten. Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht daher aus einer PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten. Benutzer sollen die Rechnung ohne weitere Hilfsmittel lesen und verarbeiten können.
Anpassung an die XRechnung
Nach der Einführung der XRechnung hat das FeRD das ZUGFeRD-Format angepasst. Mit der Version ZUGFeRD 2.1.1 können nun auch XRechnungen erstellt werden. Das bereitgestellte ZUGFeRD-Profil “XRechnung” erfüllt alle Anforderungen und ermöglicht das Einreichen von Rechnungen über die Bundes- und Landesplattformen. Rechnungssteller können daher den Standard XRechnung oder das Profil “XRechnung” von ZUGFeRD gemäß der Bundes-E-RechV zur Einreichung von E-Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung verwenden.
ZUGFeRD ohne PDF
Bei Verwendung des ZUGFeRD-Profils “XRechnung” wird die Rechnung in der Regel nur als strukturierte XML-Datei ohne PDF-Bildrepräsentation akzeptiert. Beide E-Rechnungsformate arbeiten mit XML-basierten Syntaxen. Das XRechnungs-Format unterstützt sowohl die Universal Business Language (UBL) als auch die Cross Industrie Invoice (CII), während ZUGFeRD ausschließlich CII unterstützt.
Wie geht es weiter mit ZUGFeRD und XRechnung?
Während die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) die XRechnung pflegt, unterliegt ZUGFeRD dem Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), das aus verschiedenen Ministerien und Vertretern der freien Wirtschaft besteht. Beide arbeiten kontinuierlich daran, die Standards zu verbessern und an die Anforderungen der Nutzer anzupassen. Die XRechnung ist jedoch nur auf Bundesebene verbindlich als Standard festgelegt. Auf Länderebene fehlen noch einige endgültige Entscheidungen zu den gewünschten Standards.
ZUGFeRD bleibt an der XRechnung dran
Die Entwicklung von ZUGFeRD zielt immer darauf ab, alle Anforderungen der XRechnung zu erfüllen. Auf diese Weise können beide Formate für die Rechnungsstellung an öffentliche Stellen genutzt werden. Aufgrund des hybriden Formats von ZUGFeRD handelt es sich jedoch um sogenannte “identische Mehrstücke”. Daher ist es nicht immer eindeutig, ob ZUGFeRD-Rechnungen jederzeit anstelle einer XRechnung an die öffentliche Verwaltung gesendet werden dürfen. Nur mit dem ZUGFeRD-Profil “XRechnung”, ohne Nutzung der PDF-Bildrepräsentation, ist die Akzeptanz seitens der Behörden garantiert.
Mit B2Brouter kein Unterschied
Das FeRD setzt sich dafür ein, das ZUGFeRD-Format weiterhin zu nutzen. Die Entwickler wollen die beiden Standards angleichen und für alle nutzbar machen. Mit Hilfe von B2Brouter bekommen Sie jedoch nicht viel davon mit und erstellen Ihre E-Rechnungen entweder online oder über Ihr ERP-System. Erzeugen Sie Ihre Rechnung direkt auf unserer Cloud-Plattform im Format, das der Rechnungsempfänger benötigt. Oder integrieren Sie Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem über den B2Bconnector mit dem B2Brouter, sodass Sie automatisch das bevorzugte Format des Empfängers erstellen und versenden können.
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