Die Sommerferien stehen vor der Tür und du möchtest deinen wohlverdienten Urlaub planen? Kein Problem! In Deutschland haben Arbeitnehmer laut dem Bundesurlaubsgesetz Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub. Bevor du jedoch deine Koffer packen kannst, musst du einen Urlaubsantrag stellen und von deinem Vorgesetzten genehmigen lassen. Doch wie genau sieht ein korrekter Urlaubsantrag aus und welche Fristen solltest du beachten? Keine Sorge, wir haben alle wichtigen Informationen für dich zusammengestellt.
Den richtigen Urlaubsantrag stellen
Ein Urlaubsantrag kann entweder schriftlich oder mündlich gestellt werden. Viele Unternehmen verwenden eigene Formulare, aber im Grunde genommen kannst du den Antrag auch formlos per E-Mail oder auf einem Papierformular stellen. Achte darauf, dass der Antrag folgende Daten enthält:
- Deinen vollen Namen
- Bei größeren Unternehmen: Deine Personalnummer und Abteilung
- Die beantragte Urlaubszeit mit Start- und Enddatum sowie die Anzahl der Urlaubstage
- Das Datum und gegebenenfalls deine Unterschrift
Manche Unternehmen ermöglichen auch eine mündliche Antragstellung per Telefon oder im persönlichen Gespräch mit deinem Vorgesetzten. Es ist wichtig, dass du von deinem Arbeitgeber darüber informiert wirst, wie Urlaubsanträge in deinem Unternehmen gehandhabt werden und welche Unterlagen du dafür benötigst.
Die richtige Frist beachten
Das Arbeitsgesetz schreibt keine konkrete Frist vor, bis wann du deinen Urlaubsantrag stellen musst. Theoretisch könntest du ihn sogar spontan einreichen. Allerdings empfiehlt es sich, den Antrag so früh wie möglich einzureichen, damit dein Arbeitgeber genügend Zeit hat, darauf zu reagieren und den Personaleinsatz zu planen. Je größer die Abteilung ist, desto mehr Koordination ist erforderlich und desto längere Vorlaufzeiten werden in der Regel benötigt. Dies betrifft vor allem mehrwöchige Urlaube, einzelne Urlaubstage sind normalerweise kein Problem.
Manche Unternehmen verlangen beispielsweise, dass Mitarbeiter einen Großteil ihres Urlaubs bereits im Dezember für das kommende Jahr beantragen. In anderen Abteilungen herrscht hingegen eine hohe Flexibilität, und Mitarbeiter können sich untereinander kurzfristig abstimmen und Urlaub nehmen, solange alle Aufgaben termingerecht erledigt werden.
Arbeitgeber sind verpflichtet, Urlaubsanträge innerhalb einer bestimmten Frist zu beantworten – diese kann jedoch variieren. Ein mündlicher Urlaubsantrag muss sofort von deinem Vorgesetzten angenommen oder abgelehnt werden. Wenn es nur um wenige Urlaubstage geht, ist diese Vorgehensweise üblich. In anderen Fällen kann die Führungskraft ein Datum nennen, bis wann sie über den Antrag entscheiden wird, oder dich bitten, den Antrag schriftlich einzureichen.
Wenn du deinen Urlaubsantrag schriftlich einreichst, hat dein Arbeitgeber in der Regel 7-10 Tage Zeit, um darauf zu reagieren. In Ausnahmefällen, zum Beispiel wenn viele Anträge bearbeitet und koordiniert werden müssen, kann es jedoch auch länger dauern. Bitte beachte, dass ein Urlaubsantrag nur dann als genehmigt gilt, wenn dies ausdrücklich mündlich oder schriftlich mitgeteilt wird. Solange du keine Antwort erhältst, musst du den Urlaubsantrag als abgelehnt betrachten.
Ein genehmigter Urlaub ist bindend
Ein genehmigter Urlaub ist bindend und kann grundsätzlich nicht einseitig zurückgenommen werden. Weder du noch dein Arbeitgeber können den Urlaub eigenmächtig zurückziehen, es sei denn, ihr kommt gemeinsam zu einer einvernehmlichen Lösung. Auch bei unvorhergesehenen Umständen wie zum Beispiel während der Corona-Pandemie gilt: Der genehmigte Urlaub muss angetreten werden, selbst wenn es Gründe gibt, die die Reise verhindern.
Dein Arbeitgeber darf die Genehmigung für einen bereits genehmigten Urlaub nicht einfach zurückziehen, es sei denn, es liegen außergewöhnliche Umstände vor, die die Existenz des Unternehmens bedrohen. Die Hürden dafür liegen jedoch extrem hoch.
Es ist immer ratsam, miteinander zu sprechen und einen Kompromiss zu finden, wenn sich die Umstände ändern. Eigenmächtig den Urlaub anzutreten oder sich stattdessen krankzumelden, sind keine guten Alternativen. Sollte dein Arbeitgeber einen berechtigten Urlaubsantrag ohne triftigen Grund ablehnen, kannst du deinen Anspruch vor dem Arbeitsgericht einklagen.
Fazit: Informiere dich über die internen Regelungen deines Unternehmens, wann und wie du deinen Urlaubsantrag stellen solltest. Plane deinen Urlaub frühzeitig, um deinem Arbeitgeber genügend Vorlaufzeit zu geben. Denke daran, dass ein genehmigter Urlaub bindend ist und nicht einseitig zurückgenommen werden kann. Sei offen für Absprachen und finde im Zweifelsfall gemeinsam mit deinem Arbeitgeber eine Lösung, um mögliche Konflikte zu vermeiden.
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