Eine Dokumentation ist ein wichtiges Mittel, um einen bestimmten Prozess oder Sachverhalt schriftlich festzuhalten. Im Grunde genommen ähnelt sie einem Protokoll, jedoch ist eine Dokumentation viel ausführlicher und detaillierter.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Eine Dokumentation dokumentiert einen Ablauf oder ein Thema schriftlich.
- Sie beschreibt den Vorgang, die Planung und die Hintergründe.
- Eine sachliche und präzise Schreibweise ist entscheidend.
- Die Dokumentation wird im Präsens verfasst.
- Die klassische Struktur besteht aus Einleitung, Hauptteil und Schluss.
Was ist eine Dokumentation?
Eine Dokumentation ist eine schriftliche Aufzeichnung, die einen bestimmten Sachverhalt dokumentiert. Sie geht über ein einfaches Protokoll hinaus, da sie nicht nur den eigentlichen Sachverhalt beschreibt, sondern auch alle Schritte, Maßnahmen und Hintergründe.
Wo und wann werden Dokumentationen geschrieben?
Dokumentationen werden in verschiedenen Bereichen geschrieben und verfolgen unterschiedliche Ziele. Im journalistischen Bereich sind Dokumentationen Berichte, die journalistisch aufbereitet sind und einen direkten Bezug zur Realität haben. Um die Authentizität des dokumentierten Ereignisses zu belegen, werden oft Quellen verwendet.
Auch im Projektmanagement, in der Produktentwicklung und im beruflichen Bereich sind Dokumentationen üblich. In der Pflege werden beispielsweise alle durchgeführten Maßnahmen und Schritte festgehalten, um später nachvollzogen und überprüft zu werden. Solche Dokumentationen dienen auch dazu, Erfahrungen zu sammeln und für ähnliche Vorgänge zu nutzen.
Wie wird eine Dokumentation geschrieben?
Eine Dokumentation hat einen wissenschaftlichen Charakter und sollte daher sachlich, neutral und präzise verfasst werden. Fachausdrücke können verwendet werden, sollten jedoch verständlich bleiben. Die Zeitform der Dokumentation ist immer das Präsens, auch wenn der dokumentierte Vorgang in der Vergangenheit liegt. Vermeiden Sie die Verwendung der Ich-Form.
Welche Inhalte sollte eine Dokumentation haben?
Eine Dokumentation sollte die wesentlichen Informationen rund um den dokumentierten Sachverhalt liefern. Sie sollte beantworten, welcher Vorgang durchgeführt wurde, welche Vorgehensweise gewählt wurde, warum diese gewählt wurde, welche Maßnahmen durchgeführt wurden und welches Ergebnis erzielt wurde. Hintergrundinformationen und Quellen können die Dokumentation zusätzlich aufwerten.
Wie ist der Aufbau einer Dokumentation?
Der Aufbau einer Dokumentation kann je nach Vorgaben variieren. Allerdings bietet sich der klassische Aufbau aus Einleitung, Hauptteil und Schluss an.
Einleitung
In der Einleitung werden die grundlegenden Informationen geliefert. Dabei wird die Frage- oder Problemstellung erläutert, die konkrete Aufgabe beschrieben und die angestrebte Lösung oder die Ziele definiert. Vergleichen Sie den Ist-Zustand mit dem Soll-Zustand und skizzieren Sie Ihre Erwartungen.
Hauptteil
Der Hauptteil enthält eine ausführliche Beschreibung der durchgeführten Maßnahmen und Schritte. Gehen Sie auf die Vorgehensweise ein, erläutern Sie die Zwischenergebnisse und diskutieren Sie eventuelle Probleme oder Schwierigkeiten. Zwischenberichte und persönliche Eindrücke können den Inhalt auflockern. Beschreiben Sie die erzielten Ergebnisse.
Schlussteil
Im Schlussteil ziehen Sie Ihr Fazit. Greifen Sie die in der Einleitung formulierten Erwartungen auf und erläutern Sie, ob und inwieweit sie erfüllt wurden. Diskutieren Sie mögliche Erkenntnisse und deren Nutzung in Zukunft. Sie können auch darauf hinweisen, dass die Problemstellung weitere Schritte erfordert, um endgültig gelöst zu werden.
Bei umfangreichen Dokumentationen ist es sinnvoll, eine Inhaltsangabe anzufertigen und zusätzliche Anlagen wie Quellenverzeichnisse, Glossare und wichtige Unterlagen beizulegen.
Ein Tipp zum Schluss
Denken Sie beim Schreiben immer daran, für wen Sie die Dokumentation verfassen. Ziel ist es, dem Leser ein umfassendes Bild zu vermitteln und alle Schritte, Maßnahmen und Ergebnisse nachvollziehbar zu machen, auch wenn er nicht am Geschehen beteiligt war.
Das war der perfekte Aufbau einer Dokumentation! Jetzt sind Sie bereit, Ihre besten Geheimnisse mit Ihren besten Freunden zu teilen!
Thema: Aufbau Dokumentation
