Ein Geschäftsessen bietet die ideale Gelegenheit, wichtige Angelegenheiten in angenehmer Atmosphäre zu besprechen. Hier werden Verträge unterzeichnet, Vorgehensweisen geplant und neue Kunden gewonnen. Damit Sie die Kosten steuerlich absetzen können, müssen Sie jedoch einige Voraussetzungen erfüllen. In diesem Artikel erfahren Sie, was das Finanzamt als Geschäftsessen betrachtet und wie Sie einen korrekten Bewirtungsbeleg ausfüllen.
Was definiert ein Geschäftsessen?
Geschäftsessen können in verschiedenen Restaurants stattfinden, sei es ein bodenständiges Lokal mit gutbürgerlicher Küche, ein angesagtes Sushi-Restaurant oder ein exklusives Sternerestaurant. Der Rahmen sollte natürlich zum Anlass und den beteiligten Firmen passen. Auch der Gesetzgeber sieht das so. Ein Besuch in einem Nachtclub wird beispielsweise nicht als Geschäftsessen anerkannt.
Gemäß § 4 Absatz 5 Nummer 2 des Einkommensteuergesetzes (EStG) können Unternehmen 70 Prozent der Bewirtungskosten von Geschäftessen von der Steuer absetzen. Voraussetzung dafür ist ein geschäftlicher Anlass.
Um Missbrauch zu verhindern, sieht der Gesetzgeber strenge Auflagen vor. Es reicht nicht aus, dass der Bewirtungsbeleg die Namen aller Teilnehmer des Geschäftsessens enthält. Es muss auch einen betrieblichen Anlass geben. Dieser muss konkret formuliert werden. Einfache Angaben wie “Geschäftsessen” oder “Meeting” genügen nicht. Eine Projektbesprechung (nennen Sie das konkrete Projekt) oder die Verhandlung über einen Auftrag (nennen Sie den konkreten Auftrag) sind gültige Anlässe.
Der Teilnehmerkreis sollte auf Firmenangehörige und Geschäftsfreunde beschränkt sein. Erlaubte Teilnehmer sind eigene Mitarbeiter sowie unternehmensexterne Personen, mit denen eine Geschäftsbeziehung besteht oder angestrebt wird. Familienmitglieder oder persönliche Freunde sollten hingegen privat eingeladen werden.
Im Gegensatz zum Geschäftsessen können Sie Mitarbeiterbewirtungen sogar zu 100 Prozent von der Steuer absetzen. Dies gilt nur, wenn ausschließlich Ihre Mitarbeiter teilnehmen. Sobald ein Geschäftsfreund anwesend ist, handelt es sich per Definition um ein Geschäftsessen. Mitarbeiterbewirtungen sind nur abzugsfähig, wenn sie in einem Restaurant stattfinden. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter zu sich nach Hause einladen, können Sie die Bewirtungskosten nicht steuerlich geltend machen.
Dos und Don’ts bei der Rechnung
Bevor Sie den Bewirtungsbeleg ausfüllen, sollten Sie überprüfen, ob der Gastwirt die Rechnung korrekt ausgestellt hat. Wenn Sie den Bewirtungsbeleg ohne gültige Rechnung einreichen, wird das Finanzamt ihn nicht akzeptieren und Ihnen keine Kosten erstatten. Überprüfen Sie daher die Rechnung auf Vollständigkeit und bitten Sie den Gastwirt, fehlende Angaben nachzutragen.
Für Rechnungen bis zu 150 Euro inklusive Umsatzsteuer genügt eine Kleinbetragsrechnung. Diese muss folgende Angaben enthalten:
- Rechnungsdatum
- Name und Adresse des Restaurants
- Vollständige Liste der konsumierten Nahrungsmittel inklusive Preis (Bruttobetrag mit Steuersatz reicht)
- Bruttobetrag
Für höhere Beträge wird eine normale Rechnung mit deutlich mehr Angaben benötigt:
- Rechnungsdatum
- Leistungsdatum
- Name und Adresse des Restaurants
- Name und Adresse des Rechnungsempfängers
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Steuer- und Umsatzsteueridentifikationsnummer des Restaurants
- Vollständige Liste der konsumierten Nahrungsmittel inklusive Preis
- Nettobetrag
- Steuersatz und Umsatzsteuerbetrag
- Bruttobetrag
Wenn Sie Trinkgeld geben, sollte der Kellner dessen Höhe auf der Rechnung vermerken. Der Vermerk sollte am besten mit einem Firmenstempel bestätigt werden, mindestens jedoch mit einer Unterschrift.
Schritt für Schritt: Der Bewirtungsbeleg
Sobald Sie eine korrekte und vollständige Rechnung vorliegen haben, ist das Schwierigste geschafft. Das Ausfüllen des Bewirtungsbelegs ist nämlich nicht kompliziert. Hier sind alle notwendigen Angaben im Überblick:
- Tag der Bewirtung: Tragen Sie das Datum des Geschäftsessens ein.
- Ort der Bewirtung: Geben Sie den Namen und die Anschrift des Restaurants an. Übernehmen Sie diese Informationen aus der Rechnung.
- Gastgeber: Tragen Sie Ihren eigenen Namen ein.
- Teilnehmer der Bewirtung: Listen Sie die Namen aller Teilnehmer des Geschäftsessens auf (Vor- und Nachnamen).
- Anlass der Bewirtung: Geben Sie einen konkreten geschäftlichen Anlass für das Geschäftsessen an. Vage Angaben wie “Besprechung” oder “Kontaktpflege” haben vor dem Finanzamt keine Gültigkeit. Private Anlässe wie Geburtstage oder Dienstjubiläen zählen ebenfalls nicht.
- Höhe der Aufwendungen laut Rechnung: Tragen Sie den Rechnungsbetrag ein, den Sie bezahlt haben.
- Trinkgeld: Geben Sie an, wie viel Trinkgeld Sie gegeben haben.
- Gesamtbetrag: Dies ist der Gesamtbetrag, den Sie insgesamt bezahlt haben, einschließlich des Rechnungsbetrags und des Trinkgelds.
- Ort, Datum, Unterschrift des Gastgebers: Datieren und unterschreiben Sie den Bewirtungsbeleg.
Auf den Namen achten!
Das Finanzamt überprüft Bewirtungskosten sehr genau. Es kommt häufig vor, dass Bewirtungen nicht anerkannt werden. Daher ist eine sorgfältige Kontrolle der Angaben auf Restaurantrechnungen und das gewissenhafte Ausfüllen des Bewirtungsbelegs unerlässlich. Besonders wichtig ist, dass der Name der bewirtenden Person in der Rechnung angegeben ist. Dies wird häufig in Restaurantrechnungen vergessen. Laut einem Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) darf dieser Name nur vom Gaststätteninhaber oder seinen Mitarbeitern auf der Rechnung vermerkt werden, nicht jedoch vom Rechnungsempfänger selbst.
Fazit
Mit einem korrekt ausgefüllten Bewirtungsbeleg können Sie Ihre Geschäftsessen von der Steuer absetzen. Beachten Sie die Voraussetzungen für ein Geschäftsessen und stellen Sie sicher, dass die Rechnung vollständig ist. Füllen Sie den Bewirtungsbeleg sorgfältig aus und achten Sie darauf, dass auch der Name der bewirtenden Person auf der Rechnung vermerkt ist. So können Sie sicher sein, dass Ihre Bewirtungskosten anerkannt werden und Sie die Vorteile der steuerlichen Absetzbarkeit genießen können.
