Es ist kein Geheimnis, dass erfolgreiche Team-Meetings entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens sind. Ein effektives Meeting-Management ist daher eine grundlegende Fähigkeit, die Führungskräfte benötigen, um den zukünftigen Erfolg ihrer Organisation sicherzustellen. In Zeiten zunehmender Videokonferenzen gewinnt effektives Meeting-Management noch mehr an Bedeutung. Meetings spielen eine zentrale Rolle für die erfolgreiche Zusammenarbeit und die schnelle und effektive Entscheidungsfindung in Unternehmen.
Es ist jedoch beunruhigend, dass viele Unternehmen Schwierigkeiten mit ihrem Meeting-Management haben. Nur 17% der Führungskräfte geben an, dass ihre Meetings produktiv sind. Um Abhilfe zu schaffen, haben wir einen Schritt-für-Schritt-Leitfaden für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung erfolgreicher Team-Meetings zusammengestellt.
Ausblick: Ein wissenschaftlich fundierter Leitfaden für Team-Meetings
Dieser Leitfaden basiert auf einer Liste häufig gestellter Fragen von Kunden, unserer langjährigen Erfahrung im produktiven Meeting-Management und akademischer Forschung auf dem Gebiet der Meeting-Wissenschaft.
Bevor wir in die eigentliche Anleitung einsteigen, klären wir zunächst einige wichtige Fragen, um ein gemeinsames Verständnis von Team-Meetings zu entwickeln. Diese Fragen begegnen uns oft bei der Zusammenarbeit mit Kunden, die ihre Meetings effektiver gestalten möchten.
Was ist ein Team-Meeting?
Team-Meetings sind in der Regel regelmäßige Sitzungen, die innerhalb eines bestimmten Teams stattfinden. Sie sind geplante Gespräche, bei denen ein oder mehrere Themen behandelt werden. Eine Agenda, die normalerweise vom Teamleiter erstellt wird, ist obligatorisch.
Die Ziele eines Team-Meetings können vielfältig sein, von Informationen (Updates) über Entscheidungsfindung bis hin zur Problemlösung. Im Fokus stehen zielführende Diskussionen und eine produktive Zusammenarbeit, bei der die Teilnehmer voneinander profitieren können.
Was ist der Meeting-Wahn?
Der “Meeting-Wahn” ist ein ernstes und heimtückisches Phänomen, das viele Organisationen betrifft. Diese Mischung aus zu vielen und oft unproduktiven Meetings untergräbt den Mehrwert, den Meetings eigentlich schaffen könnten, und zerstört Möglichkeiten für eine sinnvolle Zusammenarbeit.
Unternehmen, die sich nicht mit dem Problem des Meeting-Wahns auseinandersetzen und den Teufelskreis schlechter Meetings eskalieren lassen, verschwenden große Mengen an Ressourcen. Allein in Deutschland werden die Kosten unproduktiver Team-Meetings auf satte 65 Milliarden Euro geschätzt. Es liegt also in der Verantwortung der Führungskräfte, den Meeting-Wahn zu beenden oder zumindest einzudämmen. Unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung hilft Ihnen dabei, das nötige Wissen und die entsprechenden Fähigkeiten zu erwerben.
Warum sind effektive Team-Meetings so wichtig?
Team-Meetings sind das mächtigste Management-Instrument, das Führungskräften zur Verfügung steht. Sie ermöglichen schnelle Entscheidungsfindung, effektive Zusammenarbeit und ergebnisorientierte Diskussionen. Sie vereinen das Fachwissen und die Erfahrung der Teilnehmer in einem Elixier aus Strategie, Planung und Aktion.
Obwohl sich die Art und Weise, wie wir Geschäfte abwickeln, ständig ändert, wird die Bedeutung von Meetings im Geschäftsalltag nicht abnehmen. Eine Studie hat ergeben, dass Angestellte in Deutschland durchschnittlich 5,1 Stunden pro Woche in Meetings verbringen. Für Führungskräfte liegt dieser Wert naturgemäß noch höher.
Team-Meetings sind aus folgenden Gründen wichtig:
- Sie erleichtern die Entscheidungsfindung.
- Sie bekräftigen die Organisationskultur und gute Führung.
- Sie treiben Innovationen voran.
- Sie steigern Engagement und Teamwork.
- Sie beschleunigen die Markteinführung.
Welche Arten von Team-Meetings gibt es?
Team-Meetings können informell, halbformell oder formell sein. In diesem Leitfaden konzentrieren wir uns auf formelle Team-Meetings. Diese können in sechs verschiedene Arten unterteilt werden:
- Entscheidungsfindung: Diese Meetings sind entscheidend, um Projekte voranzutreiben und die Abstimmung zwischen wichtigen Stakeholdern sicherzustellen.
- Problemlösung: Diese Meetings dienen dazu, Probleme in der Gruppe zu lösen und Lösungen oder Kompromisse für Herausforderungen zu finden.
- Planung: Diese Meetings dienen der Vereinbarung von Zielen und der Festlegung einer Roadmap.
- Retrospektiven (Reflektion und Verbesserung): In diesen Meetings wird reflektiert, was bisher funktioniert hat und was verbessert werden kann.
- Hybride Meetings: Diese Meetings sind eine Kombination aus verschiedenen Meeting-Arten.
- Einzelgespräche: Diese Art von Meeting dient dem Aufbau und der Pflege von Beziehungen.
Der Weg zu effektiven Team-Meetings: Die wichtigsten Schritte des Meeting Managements
Die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung eines effektiven Team-Meetings sind eine Herausforderung, an der viele Führungskräfte und Unternehmen scheitern. Basierend auf unserer Erfahrung und den neuesten Forschungsergebnissen haben wir einen Leitfaden erstellt, der Ihnen dabei hilft, alle notwendigen Schritte auf dem Weg zu effektiven Meetings zu meistern.
Ein Team-Meeting besteht aus drei Phasen: Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung. In diesem Leitfaden werden wir jede dieser Phasen im Detail untersuchen.
Vorbereitung: So planen Sie ein effektives Team-Meeting
Die Meeting-Vorbereitung ist entscheidend für den Erfolg des Meetings. Stellen Sie sicher, dass eine Agenda im Voraus erstellt und verteilt wird und dass die richtigen Teilnehmer involviert sind.
- Team-Meetings richtig in die Wege leiten: Identifizieren Sie den Zweck des Meetings und überlegen Sie, ob ein Meeting überhaupt erforderlich ist.
- Die Ziele Ihres Team-Meetings festlegen: Definieren Sie klare Ziele für das Meeting.
- Das Meeting ansetzen: Planen Sie das Meeting sorgfältig und berücksichtigen Sie die benötigte Zeit.
Was gehört in ein Team-Meeting?
Ein Team-Meeting benötigt klare Ziele und eine effektive Agenda. Es sollte dazu beitragen, die Arbeit des Teams zu verbessern, indem es Fragen klärt und Ansprüche definiert.
- Erstellen Sie eine effektive Meeting-Agenda: Unterteilen Sie die Agenda in klare Punkte mit klaren Zielen, Verantwortlichkeiten, Teilnehmern und Zeiten.
- Legen Sie beitragende Teilnehmer und Rollen fest: Wählen Sie Teilnehmer aus, die einen sinnvollen Beitrag zu den jeweiligen Agendapunkten leisten können.
- Sammeln und verteilen Sie relevante Informationen: Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer alle relevanten Informationen haben, um sich auf das Meeting vorzubereiten.
Sich auf das Team-Meeting vorbereiten
Eine gründliche Vorbereitung der Agenda ist entscheidend. Die Teilnehmer sollten sich detailliert auf die Themen vorbereiten und vorab asynchron zusammenarbeiten, indem sie klärende Fragen stellen.
- Individuelle Vorbereitung: Die Teilnehmer sollten sich individuell auf das Meeting vorbereiten, indem sie die Unterlagen lesen und persönliche Notizen machen.
- Asynchrone Zusammenarbeit: Die Teilnehmer sollten vorab zusammenarbeiten, um Fragen zu klären und sich auszutauschen.
Durchführung: Wie Sie ein effektives Team-Meeting leiten
Die Durchführung eines Team-Meetings erfordert eine klare Leitung und Einhaltung der Grundregeln.
- Legen Sie Grundregeln fest und fordern Sie sie ein: Definieren Sie Grundregeln für das Meeting und stellen Sie sicher, dass sie eingehalten werden.
- Wie beginnen Sie ein Team-Meeting? Starten Sie mit einem Eisbrecher oder einer Frage, die die Teilnehmer aus ihrer Komfortzone holt.
- Konzentrieren Sie sich auf die effiziente Zielerreichung: Halten Sie das Meeting fokussiert und verfolgen Sie die Ziele der Agenda.
- Definieren Sie Aktionselemente und schreiben Sie ein Meeting-Protokoll: Legen Sie konkrete Maßnahmen fest und erstellen Sie ein Protokoll, das die diskutierten Themen, getroffenen Entscheidungen und vereinbarten Maßnahmen enthält.
Nachbereitung: Wie Sie Ihr Team-Meeting nachbereiten
Nach dem Meeting stellen Sie sicher, dass alle Materialien verteilt, Ergebnisse kommuniziert und nächste Schritte definiert werden.
- Fertigstellung und Verteilung des Meeting-Protokolls: Stellen Sie sicher, dass das Protokoll so schnell wie möglich fertiggestellt und verteilt wird.
- Geben Sie Meeting-Feedback: Holen Sie Feedback von den Teilnehmern ein und nutzen Sie es zur kontinuierlichen Verbesserung.
- Setzen Sie Aktionen um: Bringen Sie die vereinbarten Maßnahmen zügig in die Tat um.
Meeting-Technologie sinnvoll einsetzen
Nutzen Sie das Potenzial der Technologie, um den Meeting-Prozess effizienter zu gestalten. Eine dedizierte Meeting-Management-Software kann Ihnen dabei helfen, die drei Phasen des Meeting-Prozesses reibungslos zu durchlaufen und die Zusammenarbeit zu verbessern.
Effektive Team-Meetings: Wert schaffen, anstatt ihn zu untergraben
Wenn Sie die in diesem Leitfaden beschriebenen Schritte befolgen, können Sie den Mehrwert Ihrer Team-Meetings steigern und eine Meeting-Kultur fördern, die tatsächlich Ergebnisse liefert.
Quellen:
- ‘Decision making in the age of urgency’ (Iskandar Aminov et al., McKinsey, 2019)
- ‘Meeting Status 2019’ (Doodle, 2019)
- ‘Digital Work Index’ (Kantar, 2021)
- ‘Tipps für eine effektive Vorbereitung und Durchführung eines Meetings’ (Isabelle Odermatt, University of Zürich, 2011)
- ‘The Most Productive Meetings Have Fewer Than 8 People’ (Paul Axtell, HBR, 2018)
