Im Bereich des Rechnungswesens gibt es bestimmte Kennzahlen, die viel über den Zustand eines Unternehmens aussagen. Dabei werden einige Werte oft miteinander verwechselt, da sie stark miteinander verbunden sind. Inventur, Inventar und Bilanz sind drei solcher Kennzahlen, und wir erklären dir den Unterschied sowie deren Aussagekraft.
Das Inventar
Das Inventar ist nicht nur in der Fachsprache, sondern auch im täglichen Sprachgebrauch etabliert. Viele verwenden den Begriff Inventar als Synonym für Möbel, Ausstellungsstücke oder Waren im Regal.
Allerdings ist dies nur die halbe Wahrheit, denn das Inventar umfasst viel mehr. Das Inventar ist grundsätzlich das Ergebnis der Inventur, die einmal im Jahr durchgeführt werden muss. Im Inventar werden alle materiellen Vermögensgegenstände erfasst, darunter Waren im Lager, Büromöbel, Firmenfahrzeuge und auch die Gebäude, die das Unternehmen erworben hat. Diese Vermögensgegenstände werden in Anlage- und Umlaufvermögen unterteilt.
Anlagevermögen umfasst insbesondere Grundstücke, große Maschinen und Lizenzen. Es handelt sich um Vermögensgegenstände, die dem langfristigen Einsatz in einem Unternehmen dienen.
Zum Umlaufvermögen gehören unter anderem Vorräte, Forderungen, Wertpapiere, Bargeld in der Kasse sowie Guthaben auf Konten. Das Umlaufvermögen sind Wertgegenstände, die vom Unternehmen im Geschäftsprozess kurzfristig veräußert, verbraucht oder verarbeitet werden.
Darüber hinaus gibt es auch immaterielle Vermögensgegenstände, wie zum Beispiel Verbindlichkeiten.
Im Inventar werden alle Positionen mit Art, Menge und Wert aufgelistet. Die Summe ergibt den aktuellen Gesamtwert des Unternehmens. Da die Inventur nur einmal im Jahr stattfindet, gibt der Wert nur eine Momentaufnahme über den aktuellen Stand des Unternehmens wider und bezieht sich nicht auf einen längeren Zeitraum.
Eine außerplanmäßige Inventur ist in der Regel nur erforderlich, wenn ein Unternehmen neu gegründet oder übernommen wird, um den aktuellen Wert zu bestimmen. Allein anhand des Inventars kann jedoch keine Entwicklung des Unternehmens erkannt werden, es sei denn, es wird mit den Kennzahlen der vergangenen Jahre verglichen.
Der Aufbau des Inventars
Das Inventar ist grundsätzlich in die Bereiche Vermögen, Schulden und Eigenkapital unterteilt. Das Vermögen umfasst das Anlage- und Umlaufvermögen, das sich dauerhaft im Besitz des Unternehmens befindet. Die Schulden bezeichnen alle Verbindlichkeiten, von offenen Krediten bis hin zu noch nicht beglichenen Rechnungen, die im Tagesgeschäft anfallen. Das Eigenkapital ist die Differenz zwischen Vermögen und Schulden und stellt den Wert dar, den das Unternehmen selbst erwirtschaftet hat.
Ist das Eigenkapital positiv, wird es in der Bilanz als Passiva ausgewiesen. Ist das Eigenkapital negativ, bedeutet dies, dass die Schulden höher sind als das Vermögen und das Eigenkapital in den Aktiva aufgeführt wird.
Um ein übersichtliches Inventar zu erstellen, müssen bestimmte Regeln eingehalten werden:
- Alle Posten werden nummeriert.
- Das Vermögen wird klar in Umlauf- und Anlagevermögen unterteilt.
- Das Vermögen wird nach Liquidität sortiert, wobei sehr liquide Mittel wie Bargeld und Guthaben bei der Bank zuletzt genannt werden, während schwer verkaufbare Vermögenswerte zuerst genannt werden.
- Die Schulden werden in kurz- und langfristig unterteilt, um eine einfache Sortierung der Fälligkeiten zu ermöglichen.
Die Inventur
Für die meisten Unternehmer ist die Inventur eine lästige Pflicht, aber gerade in den Anfangsjahren können Unternehmen durch die daraus resultierende Übersicht viel lernen. Die Inventur ist die Bestandsaufnahme aller Vermögenswerte, sowohl materiell als auch immateriell. Oft wird es übertrieben dargestellt, dass man einmal im Jahr alle Schrauben im Lager zählen muss.
Für die Inventur ist in der Regel viel Personal erforderlich, insbesondere wenn der Lagerbestand groß ist. Diese Pflicht kann nicht umgangen werden, da sie gesetzlich vorgeschrieben ist.
Die Inventur ermöglicht jedoch einen genauen Blick auf den aktuellen Bestand des Unternehmens. Bei den täglichen Transaktionen und Produktionen können sich in den Büchern schnell kleine Fehler einschleichen, die sich summieren. Durch die Inventur werden diese Fehler korrigiert.
Die drei Hauptaufgaben der Inventur sind:
- Die Vorbereitung des Jahresabschlusses.
- Das Aufdecken von Verlusten, Diebstählen und Schwund.
- Die Korrektur der Lagerbuchführung.
Bei der Durchführung einer Inventur sollten die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung beachtet werden: Vollständigkeit, Richtigkeit, Wirtschaftlichkeit, Wesentlichkeit, Klarheit, Nachprüfbarkeit, Rechtzeitigkeit und Einzelerfassung.
Unternehmen, die zur Bilanzierung verpflichtet sind, sind verpflichtet, eine Inventur durchzuführen. Kleinere Unternehmen, die lediglich eine Einnahmenüberschussrechnung beim Finanzamt einreichen müssen, sind davon befreit, ebenso wie Freiberufler, Künstler, Wissenschaftler, Land- und Forstwirte sowie Gewerbetreibende, die nicht im Handelsregister eingetragen sind.
Die Inventurarten
Die Inventurarten beziehen sich immer auf einen bestimmten Zeitpunkt, nicht auf eine bestimmte Methode der Bestandsaufnahme. Die regelmäßige Inventur, die einmal im Jahr stattfindet, ist die Stichtagsinventur. Das Geschäftsjahr endet an einem festgelegten Stichtag, und innerhalb von 10 Tagen vor und nach diesem Datum muss die Inventur durchgeführt werden.
Zusätzlich zur Stichtagsinventur gibt es Inventurvereinfachungsverfahren, die es größeren Unternehmen erleichtern sollen, eine geordnete Inventur durchzuführen. Dazu gehören die Stichprobeninventur, die permanente Inventur sowie die vor- oder nachverlegte Stichtagsinventur.
Sehr große Unternehmen mit mehr als 1.000 Positionen in ihrem Inventar können eine Stichprobeninventur durchführen. Dabei wird nicht das gesamte Inventar gezählt, sondern nur ein Teil jeder Warengruppe. Diese Werte werden dann hochgerechnet, um den Rest des Bestands zu bestimmen. Für diese Art der Inventur sind mehr als 1.000 Positionen im Inventar, eine elektronische und zertifizierte Lagerbuchhaltung sowie die Anforderung, dass 20% des Warenwerts 80% des Gesamtwerts ausmachen, erforderlich. Wenn diese Kriterien erfüllt sind, kann man beim Finanzamt eine Genehmigung beantragen.
Bei der permanenten Inventur werden einzelne Warengruppen über das Jahr hinweg in Etappen betrachtet. Es werden Zeitpunkte ausgewählt, an denen der Bestand für eine bestimmte Warengruppe niedrig ist, um den Personalaufwand so gering wie möglich zu halten. Voraussetzung hierfür ist jedoch ein entsprechendes Warenwirtschaftssystem und die Möglichkeit, dass jeder Posten einmal pro Jahr physisch erfasst wird. Dadurch erhält man mehr Flexibilität im laufenden Geschäft, aber nicht alle Unternehmen können dies nutzen. Unternehmen aus der Gastronomie oder der Lebensmittelherstellung können diese Methode nicht anwenden, da hier vermehrt mit unkontrollierten Zugängen und Abgängen aufgrund von Verderb oder Verdunstung gerechnet werden muss.
Mit der vor- oder nachverlegten Stichtagsinventur hat ein Unternehmen mehr Zeit, die Inventur durchzuführen. Die Inventur kann bis zu 3 Monate vor dem Stichtag oder 2 Monate nach dem Stichtag stattfinden. Alle Posten müssen körperlich erfasst werden, und Zugänge sowie Abgänge werden nachträglich hinzugefügt oder abgezogen.
Wenn die Inventur vor dem Stichtag stattfindet, werden die Zugänge, die vor dem Stichtag erfolgen, addiert, und die Abgänge werden abgezogen. Wenn die Inventur nach dem Stichtag stattfindet, werden alle Zugänge nach dem Stichtag abgezogen, und die Abgänge werden addiert.
Die Bilanz
Nachdem die Inventur durchgeführt und das Inventar berechnet wurde, wird die Grundlage für die Bilanz geschaffen. Die Bilanz ist eine Gegenüberstellung von Aktiva und Passiva und zeigt somit an, ob ein Unternehmen im letzten Geschäftsjahr erfolgreich gearbeitet hat.
Die Bilanz ist in Aktiva und Passiva unterteilt. Auf der linken Seite, den Aktiva, werden das Vermögen erfasst, während auf der rechten Seite, den Passiva, das Eigen- und Fremdkapital aufgeführt sind.
In der Bilanz werden nun die Werte aus dem Inventar eingetragen. Im Aktiva werden das Anlage- und Umlaufvermögen in dieser Reihenfolge aufgeführt. Im Passiva werden das Eigenkapital, Rückstellungen, Fremdkapital und offene Verbindlichkeiten verzeichnet.
In der Bilanz erkennt man sofort, ob ein Unternehmen zum Zeitpunkt der Inventur ein positives oder negatives Geschäftsergebnis erzielt hat. Wenn Schulden und Verbindlichkeiten höher sind als das Vermögen, hat das Unternehmen Verluste erlitten, was zu einem negativen Eigenkapital führt.
Hierbei kann man auch die Quote zwischen Eigen- und Fremdkapital analysieren. Eine bedeutend höhere Verschuldung im Vergleich zum Eigenkapital kann darauf hinweisen, dass Verluste aus vergangenen Perioden durch Kredite gedeckt werden mussten.
Eine genaue Analyse ist jedoch nur möglich, wenn auch die Bilanzen der vergangenen Jahre betrachtet werden. Dadurch kann man beispielsweise erkennen, ob das Fremdkapital oder die Schulden abnehmen, was auf eine positive Marktsituation hinweisen kann, oder ob das Eigenkapital sinkt, was auf eine Rezession hinweisen kann.
