Die Arbeitszeiterfassung der Mitarbeiter

Die Zeiterfassung der individuell geleisteten Arbeit ist sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer von großer Bedeutung. Während Arbeitgeber ihre Arbeitskräfte kontrollieren können, ermöglicht sie Arbeitnehmern den Nachweis ihrer geleisteten Zeit.

In der heutigen Zeit verwischen die Grenzen zwischen Arbeit und Privatsphäre immer mehr, und der Schutz der Arbeitnehmer wird als äußerst wichtig erachtet. Eine korrekte und faire Arbeitszeiterfassung sollte daher an jedem Arbeitsplatz gewährleistet sein, unabhängig von der Art des Jobs.

In diesem Artikel werden alle wichtigen Informationen zur Arbeitszeiterfassung zusammengefasst, sowohl rechtliche Hintergründe als auch praktische Umsetzungsmöglichkeiten. In der Mitte des Textes finden Sie außerdem eine kostenlose Vorlage für eine Arbeitszeiterfassung zum Download.

Arbeitszeiterfassung: Die gesetzliche Regelung

Um einheitliche Richtlinien für Arbeitgeber und den Schutz von Arbeitnehmern zu gewährleisten, wurde 1994 das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) erlassen. Es gilt uneingeschränkt für Arbeitsverhältnisse in der Bundesrepublik Deutschland und regelt Höchstarbeitszeiten, Ruhepausen und ähnliches. Es gibt jedoch Ausnahmen für bestimmte Branchen und Berufe wie Chefärzte, Schiffsbesatzung oder den öffentlichen kirchlichen Dienst.

Auch die Arbeitszeiterfassung ist im Arbeitsgesetz festgehalten. Laut § 16 “Aushang und Arbeitszeitnachweise” ist der Arbeitgeber verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit eingewilligt haben. Diese Nachweise müssen mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt werden.

Eine richtige Arbeitszeiterfassung ist also Pflicht. Ihr Ziel ist jedoch nicht die minutiöse Überwachung der Arbeitnehmer, sondern die Sicherstellung, dass die höchstzulässigen täglichen und wöchentlichen Arbeitszeiten nicht überschritten werden. Die Arbeitszeiterfassung dient als Kontrollinstrument, um die im Arbeitsvertrag festgelegten Mindest- und Höchstarbeitszeiten nachweislich zu belegen.

Arbeitszeiterfassung und Datenschutz

In den letzten Jahrzehnten hat der technische Fortschritt nahezu alle Bereiche des täglichen Lebens beeinflusst. Auch Arbeitsvorgänge wurden in großem Umfang digitalisiert. Die Auswirkungen auf den Datenschutz werden jedoch erst nach und nach deutlich. Obwohl das Thema Datenschutz in erster Linie mit Internetaktivitäten in Verbindung gebracht wird, ist es auch für die Arbeitszeiterfassung relevant.

Das Arbeitszeitgesetz legt zwar fest, dass eine Arbeitszeiterfassung gesetzlich vorgeschrieben ist, gibt jedoch keine genauen Informationen darüber, wie diese auszusehen hat. Neue Technologien ermöglichen es theoretisch, neben der reinen Arbeitszeiterfassung auch weitere Daten zu generieren.

Obwohl solche Szenarien derzeit noch Zukunftsmusik sind, könnten sie schneller Realität werden als gedacht. Es gibt bereits Programme und Geräte zur Personalzeiterfassung, die nicht nur den Beginn und das Ende einer Schicht aufzeichnen, sondern auch andere interne Funktionen erfüllen.

Das Arbeitszeitgesetz legt keine Vorgaben zur Form der Arbeitszeiterfassung fest. Dennoch sind Arbeitnehmer rechtlich geschützt. Neben dem Arbeitsrecht greift bei der Arbeitszeiterfassung auch das Verwaltungsrecht, insbesondere das Bundesdatenschutzgesetz.

Die durch eine digitale Arbeitszeiterfassung festgehaltenen Zeiten gelten als personenbezogene Daten. Gemäß § 9 des Bundesdatenschutzgesetzes müssen die innerbehördliche oder innerbetriebliche Organisation so gestaltet sein, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird.

Daher sind verschiedene Prinzipien festgelegt, die einen Missbrauch oder eine Weitergabe solcher personenbezogener Daten, einschließlich der Arbeitszeiterfassung, verhindern sollen. Dazu gehören unter anderem Zutrittskontrolle, Zugangskontrolle, Weitergabekontrolle, Eingabekontrolle, Auftragskontrolle, Verfügbarkeitskontrolle und die Trennung von Daten, die zu unterschiedlichen Zwecken erhoben wurden.

Insbesondere hinsichtlich der Arbeitszeiterfassung ist der letzte Punkt wichtig: Die Daten dürfen ausschließlich zur Bestimmung der Arbeitszeiten verwendet werden und nicht für andere Zwecke. Somit unterliegen auch die Daten der Arbeitszeiten einem Datenschutz, der Missbrauch verhindern soll und die Rechte des Einzelnen schützt.

Methoden und Ansätze der Arbeitszeiterfassung

Da die Form der Arbeitszeiterfassung nicht gesetzlich vorgeschrieben ist und nicht jeder Job gleich ist, gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Arbeitszeiten zu erfassen. Diese unterscheiden sich nicht nur in den verwendeten Hilfsmitteln, sondern auch darin, wer die Aufzeichnung vornimmt und ob sie automatisch oder manuell erfolgt.

Eine einfache Methode der Arbeitszeiterfassung ist die schriftliche Niederschrift. Bei einer übersichtlichen Anzahl von Mitarbeitern wird häufig ein Formular verwendet, das von Hand ausgefüllt wird. Die Muster zur Arbeitszeiterfassung sind nicht genormt, solange die entsprechenden Arbeitszeiten dokumentiert und für zwei Jahre aufbewahrt werden.

Diese einfache Methode ermöglicht eine flexible Behandlung von Stunden und Gleitzeit. Insbesondere bei Vertrauensarbeitszeitmodellen ist dies von Vorteil.

Eine andere Möglichkeit ist die elektronische Arbeitszeiterfassung. In vielen Betrieben erfolgt die Zeiterfassung über ein Gerät, das ähnlich einer Stempeluhr funktioniert. Die Zeiten werden jedoch nicht mehr auf Stempelkarten, sondern in digitalen Systemen erfasst. Es gibt verschiedene Varianten, wie beispielsweise die Verwendung von Chips oder Chipkarten, Fingerabdruckerkennung oder die Dateneingabe oder -generierung über Programme oder Onlinedienste.

Diese Methoden bergen jedoch Gefahren des Missbrauchs. Bei manuellen Verfahren könnten Arbeitgeber Leistungen unterschlagen, während Arbeitnehmer Stunden erfassen könnten, die sie nicht gearbeitet haben. Ein solches Vorgehen ist bei automatisierten Prozessen oder einem Einloggen jedoch nicht so einfach.

Moderne Ansätze der Arbeitszeiterfassung

Die Arbeitswelt befindet sich in ständigem Wandel. Berufe entstehen und sterben aus, und immer mehr selbstständige Freelancer brechen mit den herkömmlichen Beschäftigungsmodellen.

Daher ändert sich auch die Art und Weise, wie Arbeitnehmer ihre Arbeit organisieren. Neben der bereits erwähnten Arbeitszeiterfassung durch Software- oder Chipformate gibt es eine Vielzahl digitaler Dienstleistungen, die eine umfassende Datenerhebung der Arbeitnehmer ermöglichen. Diese Programme bieten oft weit mehr als nur eine automatische Arbeitszeiterfassung an und ermöglichen Arbeitgebern eine umfassende Kontrolle und Optimierung der Arbeitsvorgänge.

Arbeitnehmer fühlen sich jedoch häufig überwacht und eingeschränkt durch eine zu detaillierte Aufzeichnung. Wenn ein Arbeitgeber eine solche Arbeitszeiterfassung einführen möchte, sollte dies den Arbeitnehmern transparent gemacht werden. Eine heimliche Überwachung oder ständige Hinweise auf einzuhaltende Zeiten führen zu Unmut und einer schlechten Arbeitsatmosphäre.

Welche Arbeitszeiterfassung ist die richtige?

Wenn ein Arbeitgeber sich für eine Arbeitszeiterfassung entscheidet, hat er verschiedene Möglichkeiten, diese umzusetzen. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass nicht jedes System oder Gerät gleichermaßen nützlich ist. Bei der Wahl einer passenden Arbeitszeiterfassung müssen verschiedene Faktoren berücksichtigt werden:

• Art des Betriebs: Ist eine Arbeitszeiterfassung in der betreffenden Branche überhaupt sinnvoll?
• Organisation des Betriebs: Wie ist der Arbeitsplatz innerbetrieblich organisiert?
• Das jeweilige Arbeitszeitmodell: Wie wird gearbeitet? Gibt es einheitliche Kernzeiten oder flexiblere Modelle?
• Die eigene Präferenz: Welche Methode gefällt und passt am besten zur Arbeitsumgebung?

Es ist wichtig, dass die Art und Weise der Arbeitszeiterfassung mit den Bedürfnissen des Betriebs und der Arbeitnehmer übereinstimmt, um eine reibungslose und effektive Erfassung der Arbeitszeiten zu gewährleisten.