Telefonkonferenzen sind heutzutage eine praktische Möglichkeit, Meetings abzuhalten, ohne dass sich die Teilnehmer an einem Ort versammeln müssen. Doch wie funktioniert eine Telefonkonferenz eigentlich genau? Welche Anbieter gibt es? Und wie lassen sich typische Probleme vermeiden? In diesem Artikel werden wir all diese Fragen beantworten und Ihnen dabei helfen, Ihre Telefonkonferenzen erfolgreich zu gestalten.
Was ist eine Telefonkonferenz?
Bei einer Telefonkonferenz handelt es sich um ein Meeting, bei dem sich die Teilnehmer nur hören, aber nicht sehen können. Es gibt verschiedene Arten von Telefonkonferenzen, je nach Anzahl der Teilnehmer und Art der Verbindung. Man unterscheidet zwischen dem “Dial-in-Verfahren”, bei dem sich die Teilnehmer selbstständig in die Konferenz einwählen, und dem “Dial-out-Verfahren”, bei dem die Teilnehmer vom Veranstalter angerufen werden.
Wie funktioniert eine Telefonkonferenz?
Eine Telefonkonferenz lässt sich schnell und einfach einrichten. Sie benötigen lediglich ein Telefon oder ein Handy. In drei einfachen Schritten können Sie eine Telefonkonferenz starten: Sie melden die Konferenz beim Anbieter an, teilen den Teilnehmern die Zugangsdaten mit und starten die Konferenz. Meistens ist ein Konferenzleiter erforderlich, der die Telefonkonferenz für alle freischaltet. In manchen Fällen können auch zusätzliche Funktionen wie Websteuerung oder Aufzeichnung angeboten werden.
Anbieter für Telefonkonferenzen
Es gibt zahlreiche Anbieter für Telefonkonferenzen, von kostenlosen Lösungen bis hin zu kostenpflichtigen Diensten. Einige beliebte Anbieter sind deutsche-telefonkonferenz.de, SmartConference, Whatsapp, Skype und die Deutsche Telekom. Jeder Anbieter hat unterschiedliche Funktionen und Preismodelle, daher lohnt es sich, die verschiedenen Optionen zu vergleichen und den passenden Anbieter für Ihre Bedürfnisse auszuwählen.
Was kostet eine Telefonkonferenz wirklich?
Obwohl viele Anbieter mit kostenlosen Telefonkonferenzen werben, entstehen meistens doch geringe Gebühren pro Minute während der Telefonkonferenz. Die Kosten hängen auch davon ab, wo sich die Teilnehmer einwählen und wer die Verbindungskosten trägt. Daher sollten Sie die Kosten im Voraus klären und die für Sie kostengünstigste Option wählen.
Was benötigt man für eine Telefonkonferenz?
Bevor Sie einen Anbieter wählen, sollten Sie einige Überlegungen zur Telefonkonferenz selbst anstellen. Dazu gehören die Teilnehmerzahl, die Herkunft der Teilnehmer, die Kosten und ob zusätzliche Funktionen wie Websteuerung oder Aufzeichnung benötigt werden. Je nach Anforderungen können verschiedene Anbieter und Preismodelle besser geeignet sein.
Typische Probleme bei Telefonkonferenzen und wie man sie vermeidet
Trotz der einfachen Technik können bei Telefonkonferenzen verschiedene Probleme auftreten. Dazu zählen Einwahlschwierigkeiten, Verbindungsprobleme, Hintergrundgeräusche und Schwierigkeiten bei der Koordination der Redebeiträge. Um diese Probleme zu vermeiden, sollten Sie im Voraus sicherstellen, dass alle Teilnehmer die Zugangsdaten richtig notiert haben und über eine stabile Verbindung verfügen. Außerdem ist es hilfreich, klare Regeln für die Sprechdisziplin festzulegen.
Aufgaben und Funktion des Moderators
Der Moderator spielt eine wichtige Rolle während der Telefonkonferenz. Zu seinen Aufgaben gehören die Eröffnung der Konferenz, die Vorstellungsrunde, die Koordinierung der Redebeiträge, die Zeitkontrolle und die Zusammenfassung am Ende. Der Moderator sorgt für einen geordneten Ablauf der Konferenz und trägt so zum Erfolg der Telefonkonferenz bei.
Wie funktioniert eine Telefonkonferenz mit dem Handy?
Eine Telefonkonferenz mit dem Handy funktioniert im Prinzip genauso wie eine normale Telefonkonferenz. Es ist jedoch wichtig, sicherzustellen, dass das Handy ausreichend Akkulaufzeit hat und dass der Mobilfunkvertrag eine Flatrate ins Festnetz beinhaltet. Es gibt verschiedene Apps wie Whatsapp oder Skype, die sich für Telefonkonferenzen mit dem Handy eignen. Sie ermöglichen es, mehrere Teilnehmer hinzuzufügen und das Gespräch zu führen.
Fazit:
Mit den richtigen Anbietern, klaren Regeln und einer guten Moderation lassen sich Telefonkonferenzen erfolgreich durchführen. Beachten Sie die Kosten und Funktionen der verschiedenen Anbieter und wählen Sie die beste Lösung für Ihre Bedürfnisse. Vermeiden Sie typische Probleme und sorgen Sie für eine reibungslose Kommunikation während der Telefonkonferenz. So können Sie effizient und bequem Meetings abhalten, ohne dass sich alle Teilnehmer an einem Ort versammeln müssen.
