Unsicherheiten über die Anforderungen an die ordnungsgemäße Nutzung einer offenen Ladenkasse sind in zahlreichen bargeldintensiven Branchen wie Gastronomie und Einzelhandel weit verbreitet. Die Experten von LHP möchten ihren Kunden daher einige wichtige Hinweise zur Nutzung offener Ladenkassen geben. Beachten Sie jedoch, dass diese Informationen keine individuelle Beratung ersetzen können.
1. Was ist eine offene Ladenkasse?
Im Gegensatz zu elektronischen Kassen hat die offene Ladenkasse noch nicht ausgedient. Sie wird auch in Zukunft ihre Funktionen behalten. Eine offene Ladenkasse ist per Definition eine Barkasse ohne technische Ausstattung. Stattdessen wird Bargeld beispielsweise in einer Schublade am Verkaufstresen oder in einer Geldkassette aufbewahrt.
2. Kassenführung: Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten beachten!
Die offene Ladenkasse birgt die Gefahr, dass Betriebsprüfer später die Vollständigkeit der Einnahmen anzweifeln. Daher sollte der Unternehmer Vorsorge treffen. Die Kassenbuchführung muss einem Dritten, z.B. einem Sachverständigen, innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Unternehmenslage vermitteln. Dies bedeutet, dass grundsätzlich eine Einzelaufzeichnungspflicht besteht. Ausnahmen hiervon sind nur in begrenztem Umfang möglich, z.B. wenn die Einzelaufzeichnung aufgrund der Art oder des Umfangs der Geschäftstätigkeit unzumutbar ist. Wird eine Einzelaufzeichnung vorgenommen, müssen diese Informationen auch aufbewahrt werden.
Die Kasseneinnahmen und -ausgaben müssen täglich festgehalten werden (§ 146 Abs. Satz 2 AO). Die Tageseinnahmen können durch Kassenberichte ermittelt werden. Barausgaben, Bareinlagen und Barentnahmen sollten durch Belege nachgewiesen werden. Das vereinnahmte Geld sollte gezählt werden. Es empfiehlt sich, ein Zählprotokoll zu führen, obwohl dies gesetzlich nicht ausdrücklich vorgeschrieben ist. Ein Zählprotokoll erleichtert jedoch die Diskussion mit der Betriebsprüfung.
Wichtig: Das Zählprotokoll sollte von der Person unterschrieben werden, die das Geld ausgezahlt hat. Bei einer offenen Ladenkasse genügt eine summarische Ermittlung der täglichen Kasseneinnahmen aus dem ausgezählten Kassenbestand, sofern keine Einzelaufzeichnungspflicht besteht. In diesem Fall muss der Unternehmer den Inhalt der Kasse zum Geschäftsschluss exakt zählen. Die einzelnen Kassenberichte müssen fortlaufend nummeriert werden und dienen insgesamt als Kassenbuch.
Vorsicht: Manche Unternehmer glauben fälschlicherweise, dass es ausreicht, wenn die Bestände in einem separaten Abschnitt des Kassenberichts ausgewiesen werden. Dies ersetzt jedoch nicht den Kassenbericht, da dieser die rechnerische Ermittlung der Tageseinnahmen dokumentieren muss. Ein einfacher Verweis auf die Entwicklung der Kassenbestände reicht nicht aus.
Ein weiterer häufiger Fehler ist es, den Kassenbericht progressiv anstatt retrograd aufzubauen. Beim retrograden Kassenbericht wird mit dem ausgezählten Kassenbestand zum Geschäftsschluss begonnen, während beim unzulässigen progressiven Kassenbericht mit dem Kassenbestand am Ende des Vortages begonnen wird.
Die genannten Kassenberichte müssen täglich geführt werden. Es kann Ausnahmen geben, aber der Unternehmer sollte sich darauf nicht verlassen.
In der Praxis der Betriebsprüfung werden oft auch Kassenberichte bemängelt, die mit Excel erstellt wurden. Finanzämter beanstanden diese Kassenberichte, da sie technisch jederzeit geändert werden können. Daher wird von der Verwendung von Excel zur Führung von Kassenberichten abgeraten. Wenn der Unternehmer nicht in eine sichere Software investieren möchte, bleibt nur die handschriftliche Ausfüllung des Kassenberichts.
3. Häufige Streitpunkte bei Kassenberichten
Die Experten von LHP haben in der Praxis bei offenen Ladenkassen folgende Probleme festgestellt, die Unternehmer vermeiden sollten:
- Hohe rechnerische Kassenbestände
- Verwendung eines progressiven retrograden Kassenberichts
- Unvollständige Eintragung von Entnahmen und Einlagen sowie fehlende Belege
- Fehlende Kassenberichte für einzelne Tage oder längere Zeiträume sowie fehlendes Auszählen des Kassenbestands
- Nicht täglich erstellte Kassenberichte
Wichtig: Auch wenn solche Mängel bei der Kassenführung vorliegen, bedeutet dies nicht automatisch, dass der Betriebsprüfer das Recht hat, den Steuerbetrag zu schätzen. Der Prüfer muss darlegen, dass er zur Schätzung berechtigt ist und diese Schätzung muss der Realität entsprechen und dem Unternehmen gerecht werden. Dabei darf beispielsweise nicht allein auf die aktuelle positive Unternehmensentwicklung abgestellt werden, da der frühere Prüfungszeitraum maßgebend ist. Branchen wie Gastronomie, Friseure oder Taxiunternehmen sind besonders häufig von Kassenprüfungen betroffen.
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