Der Alltag in Unternehmen kann geprägt sein von starren Prozessen und detaillierten Handbüchern. Doch oft werden diese Prozesse von den Mitarbeitern an ihre tatsächlichen Arbeitsabläufe angepasst, ohne dies zu dokumentieren. Auf der anderen Seite gibt es Unternehmen, die Prozesse und Organisationsstrukturen als hinderlich empfinden. Doch auch hier gibt es Regeln und Prozesse, die zwar nicht aufgeschrieben, aber dennoch existent sind.
Dieses Vorgehen erschwert neuen Mitarbeitern die Einarbeitung und verleiht den “Alteingesessenen” einen Wissens- und Machtvorsprung. Dadurch entstehen oft Spannungen und Hierarchien zwischen den Abteilungen. Es ist also wichtig, einen mittleren Grad der Detailierung zu finden. In Zeiten der Veränderung ist es besonders wichtig, sich mit dem Unterschied zwischen Aufbau- und Ablauforganisation auseinanderzusetzen.
1) Aufbauorganisation: Hierarchie von oben nach unten
Die Aufbauorganisation beschreibt die Struktur eines Unternehmens, die hierarchisch aufgebaut ist. Es geht darum, wie Abteilungen zusammengesetzt sind, wer für was zuständig ist und welche Positionen und Aufgaben es gibt.
Beispiel-Darstellung einer Aufbauorganisation
2) Ablauforganisation: Definition von Prozessen
Die Ablauforganisation beschreibt die Arbeitsabläufe und Prozesse in einem Unternehmen. Es geht darum, wann und wo bestimmte Arbeitsschritte durchgeführt werden. Eine gute Ablauforganisation berücksichtigt dabei räumliche und zeitliche Aspekte. Es ist wichtig, dass die Prozesse flexibel und anpassungsfähig bleiben und von den Mitarbeitern aktiv mitgestaltet werden können.
“Sales Prozess”: Vereinfachte Darstellung in einem Ablauforganigramm.
Stellenbeschreibung: Klarheit über Aufgaben und Anforderungen
Eine Stellenbeschreibung ist unerlässlich, um die Aufgaben der Mitarbeiter praxisbezogen zu beschreiben. Jeder Funktion in der Aufbauorganisation sollte eine Stellenbeschreibung zugeordnet werden. Dabei ist es wichtig, die geforderten Funktionen für die erfolgreiche Besetzung der Position zu beschreiben. Hierbei sollten auch die Unterschiede zwischen den Anforderungen an einen idealen Kandidaten und den Fähigkeiten des derzeitigen Stelleninhabers deutlich werden.
Tipp: Binden Sie Ihre Mitarbeiter ein
Bei der Erstellung von Stellenbeschreibungen sollten Sie Ihre Mitarbeiter einbinden. Beschreiben Sie die geforderten Funktionen, um die ideale Besetzung der Position zu ermöglichen. Dies gibt Ihnen Klarheit darüber, wo die Differenzen zwischen den Anforderungen und den Fähigkeiten der Mitarbeiter liegen. Bei einer Neubesetzung haben Sie dann den Vorteil, eine Stellenbeschreibung zu haben, die Ihnen bei der Suche nach dem idealen Bewerber hilft.
Machen Sie einen Test: Nehmen Sie kleine Post-its und beschriften Sie diese mit den Namen Ihrer Mitarbeiter. Zeichnen Sie dann ein vereinfachtes Aufbauorganigramm auf einen Flipchart. Versuchen Sie, die Post-its der idealen Mitarbeiter für die freien Funktionen in die entsprechenden Felder zu kleben, unabhängig von der aktuellen Position der Mitarbeiter. Sie werden überrascht sein, wie einige Felder überfüllt sind, während es für andere keine geeigneten Kandidaten gibt. Diese einfache Darstellung hilft Ihnen, Ihre zukünftigen Handlungsfelder zu erkennen.
Aufbau und Ablauf: Eine untrennbare Verbindung
Aufbau- und Ablauforganisation bedingen und beeinflussen sich gegenseitig. Prozesse im Ablauforganigramm können nur definiert werden, wenn klare Zuständigkeiten durch das Aufbauorganigramm kommuniziert werden. Selbst Unternehmen, die agiles Management anstreben, sollten sich zumindest in der Transformationsphase nicht von den beiden Organigrammen verabschieden. Auch temporäre Organisationsformen und Abläufe können transparent dargestellt werden. Denn letztendlich geht es um die Kunst der Organisation.
Aufbau- und Ablauforganisation bedingen und beeinflussen sich gegenseitig. Foto: Song_about_summer – shutterstock.com
