Sie sind selbstständiger Handwerker, freiberuflicher Tierarzt oder Außendienstmitarbeiter und fahren mit Ihrem Firmenwagen zu einem Kunden. Nach dem Termin holen Sie Ihre Kinder von der Kita ab, erledigen den Wochenendeinkauf und fahren schließlich nach Hause – Moment mal!
Darf der vom Arbeitgeber bereitgestellte Dienstwagen auch privat genutzt werden? Sie haben ihn zwar für geschäftliche Zwecke über Ihre Firma geleast, was zu erheblichen Steuervorteilen führt. Aber wie genau wird hier eigentlich versteuert? Was können Sie von der Steuer absetzen? Und welche Methode der Besteuerung ist für Sie am besten geeignet?
Allgemeines zur Versteuerung Ihres Firmenwagens
Wenn ein Dienstwagen zum Betriebsvermögen zählt, können die damit verbundenen Kosten steuermindernd beim Finanzamt geltend gemacht werden. Zu den absetzbaren Betriebsausgaben gehören unter anderem:
- Leasingraten
- Versicherungsbeiträge
- Reparatur- und Benzinkosten
- Abschreibungen
Mit einer durchdachten Kalkulation lassen sich also mit einem Firmenwagen erhebliche Steuern sparen. Die Voraussetzung dafür ist, dass es sich tatsächlich um einen Firmenwagen handelt.
Ab wann gilt ein Firmenwagen als solcher?
Ob ein Fahrzeug aus steuerlicher Sicht als Firmenwagen anerkannt wird, hängt vom Anteil der betrieblichen Nutzung ab:
- Über 50%: Wenn das Auto zu mehr als 50% für Dienstfahrten genutzt wird, steht es in einem betrieblichen Zusammenhang und wird als Firmenwagen betrachtet. Privatfahrten müssen versteuert werden.
- 10 bis 50%: Liegt der Anteil der geschäftlichen Nutzung zwischen 10 und 50%, fällt das Fahrzeug in die Kategorie des gewillkürten Betriebsvermögens. In diesem Fall hat der Unternehmer die Wahl, das Fahrzeug dem Betriebs- oder Privatvermögen zuzuordnen.
- Unter 10%: Wenn das Auto weniger als 10% dienstlich genutzt wird, wird es dem Privatvermögen des Unternehmers zugeordnet. Privatfahrten müssen nicht versteuert werden und geschäftliche Fahrten können mit der Reisekostenpauschale geltend gemacht werden.
Festzuhalten bleibt, dass ein Fahrzeug dann als Firmenwagen gilt, wenn es dem Betriebsvermögen eines Unternehmens zugeordnet wird.
Was ist der geldwerte Vorteil?
Obwohl Unternehmer Firmenfahrzeuge primär für dienstliche Zwecke anschaffen, werden sie oft auch privat genutzt. Durch diese private Nutzung entsteht ein geldwerter Vorteil, der laut Einkommensteuergesetz § 8 Abs. 2 versteuert werden muss.
Zwei Methoden zur Versteuerung
Ärger mit dem Finanzamt lässt sich leicht vermeiden, wenn Sie die korrekte Besteuerung wählen. Es gibt zwei Möglichkeiten, um die Steuer für den privaten Nutzungsanteil des Dienstwagens zu ermitteln: Entweder Sie nutzen die 1-Prozent-Methode oder Sie führen ein Fahrtenbuch. Sobald Sie sich für eine Methode entschieden haben, müssen Sie diese beibehalten, können aber zum Jahreswechsel oder beim Kauf eines neuen Fahrzeugs die Besteuerungsart ändern.
Die 1-Prozent-Regelung
Bei der 1-Prozent-Methode wird der private Nutzungswert pauschal bestimmt und gilt für Firmenwagen, die zu mehr als 50% betrieblich genutzt werden. Laut Einkommensteuergesetz § 6 Abs. 1 beträgt die Versteuerung des geldwerten Vorteils pro Monat “1 Prozent des inländischen Listenpreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich der Kosten für Sonderausstattung einschließlich Umsatzsteuer”. Dies gilt sowohl für gekaufte als auch für geleast Fahrzeuge.
Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte werden monatlich 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer berechnet. Bei 15 oder weniger Fahrten im Monat beträgt dieser Satz nur 0,002 Prozent pro Entfernungskilometer. Erst damit sind sämtliche Privatfahrten (außer Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung) abgegolten.
Ein Beispiel verdeutlicht dies:
Arbeitnehmer XY erhält von seinem Arbeitgeber einen Firmenwagen, den er sowohl für den Arbeitsweg als auch privat nutzt. Der Listenpreis des Fahrzeugs beträgt 35.000 Euro. Für den Weg von seiner Wohnung zur Arbeitsstätte legt Arbeitnehmer XY täglich 40 Kilometer zurück. Bei Versteuerung nach der 1-Prozent-Regelung ergibt sich folgender geldwerter Vorteil:
- 1 Prozent des Fahrzeug-Bruttolistenpreises: 35.000 Euro x 0,01 = 350 Euro
- 0,03 Prozent des Fahrzeug-Bruttolistenpreises für den Arbeitsweg von Arbeitnehmer XY: 35.000 Euro x 0,0003 x 40 km = 420 Euro
Insgesamt ergibt sich somit ein geldwerter Vorteil von 770 Euro (350 Euro + 420 Euro), den Arbeitnehmer XY zusätzlich zu seinem Gehalt versteuern muss.
Die Nutzung der 1-Prozent-Regelung ist zulässig und sinnvoll, wenn Sie den Dienstwagen zwar intensiv, aber weniger als 50% privat nutzen. Da die Berechnung auf dem Bruttolistenpreis des Fahrzeugs basiert, ist diese Methode auch für günstigere Neuwagen geeignet.
Vor- und Nachteile der 1-Prozent-Regelung:
Positiv wirkt sich aus, dass Sie für den Arbeitsweg die Entfernungspauschale von 30 Cent pro Entfernungskilometer nutzen dürfen. Bei 220 Arbeitstagen im Jahr und einer täglichen Fahrtstrecke von 40 Kilometern (wie im obigen Beispiel) können Sie damit bis zu 2640 Euro von der Steuer absetzen.
Ein weiterer Vorteil ist, dass die 1-Prozent-Regelung einfach anzuwenden ist. Wenn Sie den Dienstwagen oft privat nutzen, sparen Sie Zeit und Aufwand, da keine detaillierte Fahrtenaufzeichnung erforderlich ist. Nachteilig ist jedoch, dass die pauschale Versteuerung häufig nicht dem tatsächlichen Fahrverhalten entspricht und daher unfair sein kann. Die 1-Prozent-Regelung kann je nach individueller Situation entweder günstiger oder teurer sein.
Seit dem 1. Januar 2019 gelten für gewerbliche Leasingnehmer von Elektrofahrzeugen steuerliche Vorteile. Der Staat gewährt eine 1-Prozent-Versteuerung auf nur die Hälfte des Listenpreises, um den Anteil von Elektrofahrzeugen in Deutschland zu erhöhen. Diese 0,5-Prozent-Regelung gilt jedoch nur für reine Elektroautos und von außen aufladbare Plug-in-Hybride, die bis zum 31. Dezember 2021 angeschafft wurden.
Das Fahrtenbuch
Das Führen eines Fahrtenbuchs ist die präzise Alternative zur 1-Prozent-Regelung. Dabei müssen Sie alle Dienstfahrten während des gesamten Jahres schriftlich nachweisen und diese von den tatsächlich privaten Aufwendungen trennen. Der so ermittelte private Nutzungsanteil wird dann als geldwerter Vorteil versteuert. Sie müssen Dienst- und Privatfahrten, Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz sowie Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung dokumentieren.
Das Fahrtenbuch ist eine sinnvolle Option, wenn Sie den Dienstwagen nur selten privat nutzen und der Anteil der Geschäftsfahrten überwiegt. Gleiches gilt für kurze Arbeitswege, teurere Neuwagen sowie alte und gebrauchte Modelle.
Vor- und Nachteile des Fahrtenbuchs:
Ein korrekt geführtes Fahrtenbuch kann, insbesondere bei einem hohen Anteil an betrieblichen Fahrten, erhebliche Steuervorteile bringen. Allerdings ist das genaue Dokumentieren aller Fahrten mit großem Aufwand, Disziplin und Sorgfalt verbunden. Jede noch so kurze Autofahrt muss zeitnah und detailliert schriftlich festgehalten werden.
Das Finanzamt erfordert bestimmte Angaben und überprüft diese streng. Es genügt, die gefahrenen Kilometer für private Fahrten und Arbeitswege zu vermerken. Start- und Endpunkt der Strecke, die gefahrene Route sowie der Kilometerstand müssen jedoch genau notiert werden. Das Fahrtenbuch muss mängelfrei und in Form eines Buches beim Finanzamt vorgelegt werden. Eine alternative Möglichkeit ist die Dokumentation aller Daten mit einer vom Finanzamt akzeptierten Software wie dem WISO-Fahrtenbuch. Belege wie Rechnungen und Quittungen müssen in jedem Fall aufbewahrt werden.
Eine zeitsparende Alternative zum manuellen Fahrtenbuch ist das elektronische Fahrtenbuch. Es zeichnet alle Fahrten automatisch per GPS auf und erfordert lediglich die Kennzeichnung der Fahrten am PC oder per App als betrieblich oder privat. Diese elektronischen Fahrtenbücher werden jedoch streng geprüft und nur anerkannt, wenn Manipulationen ausgeschlossen werden können. Falls das Finanzamt das Fahrtenbuch aufgrund von Mängeln ablehnt, müssen Privatfahrten über die 1-Prozent-Regelung versteuert werden.
1-Prozent-Regelung vs. Fahrtenbuch – Der Einzelfall entscheidet
Wer den Firmenwagen privat nutzt, hat einen geldwerten Vorteil, der individuell ermittelt und wie zusätzliches Gehalt versteuert werden muss. Sie haben die Wahl zwischen der bequemen pauschalen 1-Prozent-Regelung, die die Steuerlast erheblich senken oder erhöhen kann, und dem akribisch geführten Fahrtenbuch, das alle Kosten realistisch und präzise abbildet.
Welche Methode für Sie am vorteilhaftesten ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie z.B. der Anzahl der gefahrenen Kilometer, der Art des Fahrzeugs und Ihrem persönlichen Fahrprofil. Entscheidend ist vor allem der Anteil der privaten Nutzung des Dienstwagens. Als Orientierungshilfe kann gesagt werden, dass die 1-Prozent-Regelung umso günstiger ist, je höher der private Anteil ist, während das Fahrtenbuch umso vorteilhafter ist, je seltener die Privatnutzung ist. Der Online-Rechner von TravelControl kann Ihnen dabei helfen, herauszufinden, welche Methode in Ihrem Fall den größten Steuervorteil bietet.
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