Eine Abwesenheitsnotiz ist eine automatisch versendete Antwort auf eingehende E-Mails, die verwendet wird, wenn man nicht am Arbeitsplatz ist oder keinen Zugriff auf seine Mails hat. Egal ob es sich um Urlaub, Krankheit, Elternzeit, Teilzeit, Feiertage oder eine Geschäftsreise handelt.
Um eine Abwesenheitsnotiz zu versenden, muss man die Auto-Reply-Funktion in seinem E-Mail-Programm aktivieren. Die Textgestaltung dieser Notiz sollte gut überlegt sein, damit alle wichtigen Informationen enthalten sind.
Hier finden Sie Beispiele und Tipps für die perfekte Abwesenheitsnotiz:
Betreff: Eine kurze und präzise Nachricht
Verwenden Sie einen Betreff, der dem Absender signalisiert, was ihn erwartet, zum Beispiel “Abwesenheitsnotiz” oder “Out of Office Message”.
Anrede und Dank: Freundlich und dankbar
Begrüßen Sie den Absender und bedanken Sie sich für seine Nachricht, zum Beispiel “Sehr geehrte Damen und Herren, vielen Dank für Ihre E-Mail” oder “Guten Tag, herzlichen Dank für Ihre Mail!”.
Abwesenheitszeitraum: Genau und transparent
Geben Sie den konkreten Zeitraum an, in dem Sie nicht erreichbar sind, und teilen Sie mit, ab wann Sie wieder antworten können. Sie können auch den Grund für Ihre Abwesenheit nennen, müssen dies aber nicht unbedingt tun. Beispiel: “Ich bin vom TT.MM. bis zum TT.MM. nicht erreichbar. Sie erreichen mich wieder ab dem TT.MM.”.
Weiterleitung oder nicht: Klären Sie den Absender auf
Informieren Sie den Absender, ob seine E-Mail weitergeleitet wird oder nicht. Beispiel: “Ihre E-Mail wird innerhalb unserer Organisation nicht weitergeleitet. Dafür bitten wir um Ihr Verständnis.”.
Vertretung: Vertretung ohne oder mit automatisierter Weiterleitung
Geben Sie Informationen zur Vertretung an, falls eine vorhanden ist. Nennen Sie den Namen, die Kontaktmöglichkeiten und die Erreichbarkeit der Vertretung. Beispiel für Vertretung ohne automatisierte Weiterleitung: “Bitte wenden Sie sich an meine Kollegin VORNAME NACHNAME, die Sie unter name@unternehmen.de per Mail erreichen. In einer dringenden Angelegenheit erreichen Sie ihn/sie auch TAG, TAG, TAG telefonisch unter TELEFONNUMMER.”. Beispiel für Vertretung mit automatisierter Weiterleitung: “Ihre Mail wird automatisch an meine Kollegin VORNAME NACHNAME weitergeleitet, die mich während meiner Abwesenheit vertritt.”.
Schlussformel: Persönlich und freundlich
Beenden Sie Ihre Abwesenheitsnotiz mit einer freundlichen Schlussformel wie “Mit freundlichen Grüßen” gefolgt von Ihrem Namen und Ihrer aktuellen E-Mail-Signatur.
Beachten Sie folgende allgemeine Empfehlungen für die Abwesenheitsnotiz:
- Vermeiden Sie Rechtschreib- und Grammatikfehler sowie Zeichensetzungsfehler. Achten Sie auf eine korrekte Zeichensetzung und verwenden Sie keine Ausrufezeichen, Emoticons oder Bilder.
- Microsoft Outlook bietet eine einfache und schnelle Möglichkeit, eine Abwesenheitsnotiz einzurichten. Verwenden Sie die Funktion “Automatische Antworten” und legen Sie den Zeitraum Ihrer Abwesenheit sowie den Nachrichtentext fest.
- Achten Sie darauf, dass die Abwesenheitsnotiz zum Unternehmen und dessen Kommunikationsstil passt. Eine persönliche Note kann das Bild eines offenen und menschlichen Unternehmens zeichnen.
- Wenn Sie internationale Kontakte haben, erstellen Sie auch eine Abwesenheitsnotiz auf Englisch. Verwenden Sie dabei ähnliche Formulierungen wie in der deutschen Version.
- Für spezielle Fälle wie Krankheit, Urlaub, Weihnachtsfeiertage oder Elternzeit gibt es individuelle Formulierungsvorschläge, die Sie verwenden können.
Achten Sie darauf, dass Ihre Abwesenheitsnotiz keine Risiken birgt. Vermeiden Sie zu viele persönliche Informationen und geben Sie keine genauen Urlaubsziele preis. Achten Sie auch darauf, dass Ihre Notiz kein Sammelbecken für Flachwitze, Emojis oder Strandbilder wird.
Mit diesen Tipps und Beispielen können Sie eine professionelle und gut strukturierte Abwesenheitsnotiz erstellen und Ihren Urlaub entspannt genießen.
