Aktennotizen sind eine wichtige und oft vernachlässigte Aufgabe, mit der nicht jeder vertraut ist. Dabei gibt es klare Richtlinien für die Erstellung einer Aktennotiz. In diesem Leitfaden erfahren Sie nicht nur, was eine Aktennotiz ist, sondern auch, wie Sie diese mithilfe einer Vorlage korrekt erstellen können.
Was ist eine Aktennotiz?
Eine Aktennotiz ist ein spezielles Kurzprotokoll. Sie dient dazu, wichtige Ereignisse, die für den jeweiligen Vorgang von Bedeutung sind, kurz und prägnant festzuhalten. Eine Aktennotiz ergänzt nicht nur den Inhalt einer Aktenmappe, sondern kann auch an verschiedene Personen und Instanzen weitergeleitet werden, die diese Informationen benötigen.
Eine Aktennotiz kann Fakten, aber auch Meinungen und Eindrücke enthalten. Wenn es sich um eine Meinung handelt, spricht man von einem Aktenvermerk. Aktennotizen werden vor allem genutzt, um Telefonate und Gespräche zu dokumentieren und die wichtigsten Aussagen schriftlich festzuhalten.
Wann schreibt man eine Aktennotiz?
Eine Aktennotiz wird üblicherweise geschrieben, um wichtige Ereignisse, Informationen oder Entscheidungen im geschäftlichen oder behördlichen Kontext festzuhalten. Eine Aktennotiz kann in vielen verschiedenen Situationen nützlich sein, zum Beispiel:
- Nach einem Meeting oder einer Besprechung, um wichtige Diskussionsthemen, Entscheidungen oder Handlungsschritte festzuhalten.
- Nach einem Telefonat oder E-Mail-Verkehr, um wichtige Informationen oder Vereinbarungen festzuhalten.
- Nachdem eine wichtige Entscheidung getroffen oder ein Problem gelöst wurde, um die Details und die Entscheidungsgrundlage zu dokumentieren.
- Wenn ein Vorfall oder Problem aufgetreten ist, um die Umstände und die getroffenen Maßnahmen zu dokumentieren.
- Wenn ein Mitarbeiter abwesend war und wichtige Informationen verpasst hat, um ihm einen Überblick zu verschaffen und sicherzustellen, dass er auf dem neuesten Stand ist.
Eine Aktennotiz sollte kurz und prägnant sein, um die wesentlichen Informationen übersichtlich darzustellen. Sie sollte sachlich und neutral verfasst werden, um eine klare und verständliche Dokumentation zu gewährleisten.
Welche Fragen sollte eine Aktennotiz abdecken?
Eine Aktennotiz sollte die wichtigsten W-Fragen beantworten:
- Welchen Vorgang betrifft die Aktennotiz?
- Wer war bei dem Vorgang dabei?
- Wann hat sich der Vorgang ereignet?
- Was ist passiert?
- Was wird in Zukunft noch zu dem Vorgang getan?
- Wer hat sich zu einem Vorgang geäußert und was wurde gesagt?
- Wer hat die Aktennotiz wann verfasst?
Die Fakten sollten knapp und sachlich in chronologischer Reihenfolge zusammengefasst werden, um die Aktennotiz verständlich zu halten.
Wie könnte eine Aktennotiz Vorlage aussehen?
Je nach Branche und Anwendungsgebiet kann eine Aktennotiz Vorlage angepasst werden. Hier sind zwei Beispiele:
Aktennotiz für Lehrer:
- Datum:
- Schüler/in:
- Klasse:
- Fach:
- Grund der Notiz:
- Maßnahme:
- Am Gespräch beteiligt:
- Unterschrift:
Telefonnotiz:
- Gesprächsdatum:
- Telefonnummer:
- Gesprächspartner: Name/Firma, vollständige Adresse
- Anlass des Gesprächs:
- Mitteilung/Gesprächsinhalt:
- Maßnahmen/Weitergeleitet an:
- Bearbeitet durch:
- Datum und Unterschrift:
Gibt es formelle Richtlinien bei einer Aktennotiz?
Es gibt keine standardisierten formellen Richtlinien für eine Aktennotiz, da ihr Umfang und ihre Verwendung von der Organisation, Branche oder dem spezifischen Anlass abhängen können. Es gibt jedoch einige allgemeine Empfehlungen, die bei der Erstellung einer Aktennotiz hilfreich sein können:
- Kürze und Prägnanz: Eine Aktennotiz sollte die wichtigsten Informationen übersichtlich darstellen.
- Klare Struktur: Die Aktennotiz sollte eine klare Struktur haben, um die Informationen leicht verständlich zu machen.
- Objektivität und Neutralität: Eine Aktennotiz sollte objektiv und neutral verfasst sein, um eine klare Dokumentation zu gewährleisten.
- Datum und Zeit: Das Datum und die Uhrzeit der Ereignisse sollten festgehalten werden, um eine genaue Chronologie zu gewährleisten.
- Unterschrift: Die Aktennotiz sollte immer mit dem Namen des Verfassers und der Unterschrift versehen sein.
- Aufbewahrung: Aktennotizen sollten sorgfältig aufbewahrt werden, um ihre Verfügbarkeit zu gewährleisten.
Diese Empfehlungen dienen als allgemeine Leitlinien für die Erstellung einer Aktennotiz, aber es ist wichtig, die spezifischen Anforderungen und Praktiken der jeweiligen Organisation zu berücksichtigen.
Aktennotizen im privaten Umfeld
Aktennotizen werden hauptsächlich im geschäftlichen Umfeld verwendet, aber es kann auch sinnvoll sein, wichtige Vorgänge im privaten Bereich zu dokumentieren. So können Sie beispielsweise Gespräche mit Kundenberatern in Banken oder Versicherungen festhalten. Eine Aktennotiz hilft Ihnen, nichts zu vergessen und dient als Entscheidungshilfe.
Was ist ein Aktenvermerk?
Ein Aktenvermerk ist ein formelles Schriftstück, das üblicherweise von Behörden oder Ämtern erstellt wird. Er ist eine offizielle Stellungnahme zu einem bestimmten Sachverhalt oder Ereignis. Ein Aktenvermerk hat eine höhere Relevanz als eine Aktennotiz und kann als amtliche Dokumentation verwendet werden. Eine Aktennotiz hingegen ist informeller und wird von jedem Mitarbeiter erstellt, um wichtige Informationen oder Vorfälle kurzfristig zu dokumentieren.
In der Praxis werden die Begriffe Aktenvermerk und Aktennotiz jedoch oft synonym verwendet. Es kommt auf den Kontext und die Bedeutung in der jeweiligen Organisation oder Behörde an.
Ein Aktenvermerk wird vor allem in der öffentlichen Verwaltung oder in anderen Behörden eingesetzt. Er dient dazu, das vorhandene Wissen zu einem Vorgang zusammengefasst und dauerhaft einem Dritten zugänglich zu machen.
