Willkommen zu unserem Insider-Beitrag über die Gestaltung einer perfekten Personalakte! Wir zeigen dir, wie du dein Aktenmanagement optimieren kannst, um einen besseren Überblick über deine Mitarbeiter zu erhalten. Lass uns sofort loslegen!
Wie sieht eine Personalakte aus?
Obwohl es keine gesetzliche Verpflichtung zur Führung einer Personalakte gibt, entscheiden sich viele Unternehmen dafür, um ihre Personaldaten besser zu organisieren. In einer Personalakte werden alle relevanten Informationen zu einem Mitarbeiter gesammelt, die in direktem Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen.
Welche Formate gibt es?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine Personalakte zu führen. Hier sind einige beliebte Optionen:
Hängemappe/Hängehefter
Hängemappen und Hängehefter werden häufig für die Ablage von Personalakten verwendet. Diese können mit Namen beschriftet werden und je nach Umfang der Akte auch Zwischenfächer enthalten. Der Vorteil ist, dass sie kostengünstig und schnell anzuschaffen sind. Allerdings bieten sie wenig Struktur und benötigen viel Platz.
Personalhefter
Personalhefter sind speziell für Personalakten entwickelte Ordnungssysteme. Mit integrierten Trennblättern und kaufmännischer Heftung bieten sie eine praktische Aufbewahrungsmöglichkeit. Personalhefter sind kostengünstig, haben allerdings eine begrenzte Struktur und benötigen viel Platz.
Ordner
Obwohl Ordner nicht immer mit Personalakten in Verbindung gebracht werden, eignen sie sich gut, um Daten von mehreren Mitarbeitern platzsparend zu archivieren. Durch die Verwendung von Registern oder Trennwänden kann die Übersicht verbessert werden. Ordner sind kostengünstig, bieten jedoch begrenzte Struktur und benötigen ebenfalls viel Platz.
Elektronische Personalakte
Mit einer elektronischen Personalakte werden alle Dokumente eingescannt und elektronisch verwaltet. Dies bietet viele Vorteile wie eine gute Übersicht, erhöhte Transparenz, automatisierte Abläufe und einen hohen Schutz vor unbefugtem Zugriff. Außerdem werden Sachmittelkosten für Papier, Druck und Ordner eingespart. Der einzige Nachteil ist, dass die Akten zunächst digitalisiert werden müssen.
Welche Inhalte beinhaltet die Personalakte?
Die Personalakte enthält alle relevanten Daten eines Mitarbeiters im Zusammenhang mit seinem Arbeitsverhältnis. Hier ist eine Liste der Unterlagen, die in einer Personalakte enthalten sein können:
- Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Potenzialanalysen)
- Unterlagen zum Beschäftigungsverhältnis (Arbeitsvertrag, Arbeits- oder Aufenthaltserlaubnis, Personalstammblatt, interne Arbeitsanweisungen)
- Allgemeine Unterlagen zur Person (Führerschein, Protokoll AGG Unterweisung)
- Steuerrelevante Unterlagen / Unterlagen zur Sozialversicherung (Lohnsteuerkarte, Sozialversicherungsausweis)
- Unterlagen zur Vergütung (Gehaltsabrechnungen, Gehaltsanpassungen, Bankdaten)
- Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge
- Unternehmensinterne Beurteilungen und Zeugnisse (Zwischenzeugnisse)
- Aus- und Weiterbildung, Entwicklung, Karriere (Arbeitsnachweise, MAG/Mitarbeitergespräche, Leistungsbeurteilungen, Zielvereinbarungen, Nachweise/Zertifikate)
- Sonstige Unterlagen (Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse, Lohnsteuerabzugsmerkmale, Nebenbeschäftigungen, Abmahnungen, Schwerbehindertenausweis)
Welche Daten gehören nicht in die Personalakte?
Es gibt bestimmte Unterlagen, die nicht in die Personalakte aufgenommen werden dürfen, da sie die Privatsphäre des Arbeitnehmers verletzen. Hier ist eine Liste der Unterlagen, die von Arbeitgebern nicht gesammelt werden dürfen:
- Unterlagen zu Krankschreibungen (Listen über Krankheitstage, Übersichten über Krankheitsgründe, Unterlagen zu Untersuchungen vom Betriebsarzt)
- Private Vorlieben und Ausrichtungen (Religionszugehörigkeit, politische Ausrichtung, Aktivitäten aus sozialen Netzwerken)
- Weitere Unterlagen, die nicht in die Personalakte gehören (Notizen über Leistungen des Arbeitnehmers, Kandidaturen für den Betriebsrat, Personal- und Lohnlisten, Prozessakten aus Rechtsstreitsangelegenheiten)
Welche Pflichten ergeben sich beim Führen von Personalakten?
Wenn du dich entscheidest, Personalakten zu führen, solltest du einige Pflichten beachten:
Fürsorgepflicht
Du hast eine Fürsorgepflicht gegenüber deinen Mitarbeitern. Das bedeutet, dass du die Personalakten vor unbefugtem Zugriff schützen und alle Inhalte vertraulich behandeln solltest. Der Kreis der zugriffsberechtigten Personen sollte möglichst klein gehalten werden.
Einsichtnahme
Arbeitnehmer haben das Recht, jederzeit Einsicht in ihre Personalakte zu nehmen. Dieses Recht gilt für alle in der Personalakte geführten Inhalte. Auch der Arbeitgeber selbst darf die Personalakten jederzeit einsehen.
Aufbewahrungspflicht
Personalakten sollten drei Jahre über das Beschäftigungsverhältnis hinaus aufbewahrt werden. Für bestimmte Unterlagen, wie beispielsweise Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge oder Lohnsteuerunterlagen, gelten längere Aufbewahrungsfristen.
Fazit
Eine gut organisierte Personalakte ist unverzichtbar für Unternehmen, um den Überblick über ihre Mitarbeiter zu behalten. Die Wahl des richtigen Aktenformats und die Beachtung der rechtlichen Vorschriften sind dabei entscheidend. Setze unsere Tipps um und du wirst von einer effizienten Personalverwaltung profitieren!
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