Wenn du beruflich unterwegs bist, entstehen oft zusätzliche Kosten, die du von deinem Arbeitgeber erstattet bekommen kannst. Diese Ausgaben werden in einer Spesenabrechnung dokumentiert und eingereicht. In diesem Artikel erfährst du, was eine Spesenabrechnung ist, wie du sie erstellst und welche Kosten du angeben kannst.
Was sind Spesen?
Spesen sind Ausgaben, die du als Angestellter auf Dienstreisen und im Außendienst verursachst. Sie umfassen vor allem Verpflegungs- und Übernachtungskosten. Als freiberuflicher oder selbstständiger Arbeitnehmer kannst du diese Ausgaben von der Steuer absetzen. Angestellte erhalten eine steuerfreie Erstattung von ihrem Arbeitgeber, wenn sie eine Spesenabrechnung einreichen.
Was ist eine Spesenabrechnung?
Die Spesenabrechnung ist eine Aufstellung aller Kosten, die im Rahmen einer Geschäfts- oder Dienstreise angefallen sind. Sie beinhaltet Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und weitere Reisenebenkosten. Die Spesen werden in Form von Pauschalbeträgen abgerechnet, die je nach Reisedauer und Reiseland variieren. Mit einer ordnungsgemäß erstellten Spesenabrechnung kannst du sicherstellen, dass deine Ausgaben vollständig erstattet werden.
Allgemeine Grundsätze zur Erstellung einer Spesenabrechnung
Um deine Reisekosten vollständig erstattet zu bekommen, musst du alle Ausgaben durch Belege nachweisen können. Trinkgelder kannst du selbst einen Beleg ausstellen. Es gibt keine gesetzlichen formalen Vorschriften für die Erstellung einer Spesenabrechnung, trotzdem solltest du auf Übersichtlichkeit achten. Dein Arbeitgeber stellt dir in der Regel Formulare oder eine Software zur Verfügung.
Welche Kosten gehören auf die Spesenabrechnung?
Fahrtkosten
Alle Kosten für Hin- und Rückfahrten, Fahrten am Einsatzort und Zwischenheimfahrten können in der Spesenabrechnung abgerechnet werden. Du musst die anfallenden Strecken mit einem Flugzeug, Mietwagen, Taxi, Bahn oder Privatauto zurücklegen. Für letzteres gibt es zwei Abrechnungsvarianten: die Kilometerpauschale oder den Kilometersatz. Beide werden dir erstattet, wenn du die entsprechenden Belege aufbewahrst.
Übernachtungskosten
Ausgaben für Hotelübernachtungen oder Ferienwohnungen gehören zu den Übernachtungskosten, die in voller Höhe erstattet werden, solange du die Belege vorlegst.
Verpflegungsmehraufwand
Als beruflich Reisender kannst du einen Verpflegungsmehraufwand von bis zu 24 Euro pro Tag erhalten, wenn du in Deutschland bleibst. Für Reisen über einen Tag erhältst du 24 Euro pro vollen Tag, für Reisen unter einem Tag erhältst du 12 Euro. Die Verpflegungspauschale wird gekürzt, wenn das Frühstück im Hotel inklusive ist oder du von einem Kunden zum Essen eingeladen wirst.
Sonstige Kosten/Reisenebenkosten
Zu den sonstigen Kosten, die du in der Spesenabrechnung angeben kannst, gehören Telefon- und Internetkosten im Hotel, Eintrittskosten für berufliche Veranstaltungen, Mautgebühren, Reisegepäckversicherung oder Parkgebühren.
Wieso ist die Spesenabrechnung so wichtig?
Eine korrekt erstellte Spesenabrechnung ist wichtig, um die Reisekosten von deinem Arbeitgeber erstattet zu bekommen. Zudem sind die erstatteten Spesen in der Regel steuerfrei. Vergiss also nicht, deine Spesenabrechnungen zusammen mit der Steuererklärung beim Finanzamt einzureichen.
Quelle: https://example.com
