Die Kassenbuchführung ist ein wichtiger Bestandteil einer ordnungsgemäßen Buchführung und dient dazu, die Bargeldbewegungen eines Unternehmens zu dokumentieren und die steuerliche Abwicklung zu erleichtern. Aber nicht nur das – ein Kassenbuch hilft auch dabei, Unregelmäßigkeiten oder Fehler in den Finanztransaktionen zu identifizieren und zu korrigieren. In diesem Artikel erfahren Sie, was Sie beachten müssen und wie Sie sich auf eine Kassenprüfung durch das Finanzamt vorbereiten können.
Was ist ein Kassenbuch?
Ein Kassenbuch ist die Aufzeichnung aller Barzahlungen und -einnahmen eines Unternehmens. Es unterliegt den gleichen Vorschriften wie die restliche Buchhaltung und dient dazu, alle Bargeldbewegungen lückenlos zu dokumentieren. Egal ob Sie Geld aus der Kasse entnehmen oder einzahlen – jeder Vorgang sollte im Kassenbuch erfasst werden. Dabei gibt es einige Angaben, die Sie notieren sollten. Bei digitalen Kassensystemen erfolgt ein Großteil der Dokumentation automatisch, während bei der guten alten Portokasse eine manuelle Erfassung erforderlich ist.
Wer muss ein Kassenbuch führen?
Wer bilanziert, ist auch dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Der Endbestand des Kassenbuchs wird in der Bilanz unter dem Umlaufvermögen ausgewiesen. Auch wenn ein Unternehmen tatsächlich nicht mit Bargeld arbeitet, muss das Kassenbuch dennoch geführt werden. In Deutschland gibt es bestimmte Unternehmen, die grundsätzlich kassenbuchpflichtig sind. Dazu gehören Gewerbetreibende, Land- und Forstwirte mit selbständigem Handelsgewerbe, Kapitalgesellschaften und Kaufleute nach dem Handelsgesetzbuch. Freiberufler und Kleinunternehmer hingegen sind nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet und müssen lediglich eine einfache Buchführung in Form einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) einreichen.
Wie führe ich das Kassenbuch richtig?
Für das Kassenbuch gelten die gleichen Regeln wie für die doppelte Buchführung insgesamt. Es müssen bestimmte Anforderungen erfüllt werden, um eine ordnungsgemäße Führung zu gewährleisten. Dazu gehören unter anderem:
- Einzelne, nachvollziehbare und chronologische Aufzeichnung von Bareinnahmen und -ausgaben in deutscher Sprache
- Trennung von Privat- und Geschäftstransaktionen
- Nachweis jeder Buchung durch einen Beleg
- Aufbewahrung der Belege für zehn Jahre
- Keine nachträgliche Änderung von Einträgen möglich
- Das Kassenbuch muss auf einer real vorhandenen Kasse mit Bargeld basieren
Zusätzlich empfiehlt es sich, regelmäßig den Kassenbestand zu überprüfen, um mögliche Fehler schnell zu erkennen.
Angaben in einem Kassenbuch
Jeder Eintrag in einem Kassenbuch sollte folgende Angaben enthalten:
- Datum
- Belegnummer
- Beschreibung
- Betrag der Einnahme bzw. Ausgabe
- Währung
- Umsatzsteuersatz
- Umsatzsteuerbetrag
Wenn das Kassenbuch manuell geführt wird, können diese Angaben als Tabellenspalten aufgeführt werden. Es ist auch üblich, eine weitere Spalte hinzuzufügen, die das neue Saldo nach jedem Eintrag festhält. Es gibt verschiedene vorgedruckte Hefte und Journale, die Sie online bestellen können, um Ihr Kassenbuch zu führen.
Kassenbuch mit Excel, Buchhaltungssoftware oder Zettel und Stift?
Es gibt verschiedene Methoden, um ein Kassenbuch zu führen, und jede Methode eignet sich für unterschiedliche Unternehmen und Branchen. Wenn Sie nur wenige Bargeldbewegungen haben, können Sie möglicherweise mit Zettel und Stift auskommen. Wenn Sie jedoch Echtzeit-Reportings erstellen oder Daten importieren möchten, ist eine Buchhaltungssoftware die bessere Wahl. Eine weitere Möglichkeit ist die Kassenbuchführung in Excel, bei der Sie die Einträge in einer Excel-Tabelle erfassen und dann in ein handschriftliches Kassenbuch übertragen müssen. Für Geschäftsleute mit vielen Barumsätzen können elektronische Registrierkassen eine gute Option sein. Diese ersetzen jedoch nicht das Kassenbuch, sondern ergänzen es.
Was muss ich bei einer Kassen-Nachschau durch das Finanzamt beachten?
Im Rahmen einer Kassen-Nachschau kann das Finanzamt unangekündigt bei Ihnen auftauchen, um Ihre Kassensysteme und -aufzeichnungen zu überprüfen. Wenn Sie Ihr Kassenbuch korrekt geführt haben, müssen Sie sich jedoch keine Sorgen machen. Während der Nachschau sollten Sie ruhig und respektvoll mit den Finanzbeamten kommunizieren und Ihre Zusammenarbeit anbieten. Es ist ratsam, Notizen zu machen, um eventuelle Fragen oder Unklarheiten später klären zu können.
Fazit
Ein sorgfältig geführtes Kassenbuch ist ein wichtiger Bestandteil einer ordnungsgemäßen Buchführung und erleichtert die steuerliche Abwicklung. Es gibt verschiedene Methoden, um ein Kassenbuch zu führen, und jede Methode hat ihre Vor- und Nachteile. Bei einer unangekündigten Kassen-Nachschau durch das Finanzamt sollten Sie ruhig bleiben, kooperieren und Notizen machen, um eventuelle Fragen oder Unklarheiten zu klären. Ein gut geführtes Kassenbuch bietet Ihnen Sicherheit und ermöglicht eine effiziente Geschäftsführung.
