Die Buchhaltung eines kleinen oder mittleren Unternehmens hat alle Hände voll zu tun, um eingehende Zahlungen mit Lieferforderungen abzugleichen und den Cashflow des Unternehmens sicherzustellen. Um diesen Prozess effizienter zu gestalten, setzen viele Unternehmen auf die Vergabe einer Kundenreferenz bei Überweisungen.
Wie funktioniert die Kundenreferenz bei Überweisungen?
Die Kundenreferenz oder Referenznummer ist ein eindeutiger Zahlencode oder -nummer, der als zusätzliche Angabe bei Überweisungen verwendet wird. Wenn der Kunde die Kundenreferenz bei Überweisungen angibt, kann der Zahlungsempfänger jeden Zahlungseingang schnell einer Lieferforderung zuordnen und Zahlungsverzögerungen erkennen.
Jedoch bedeutet dieses Vorgehen immer noch einen hohen Zeitaufwand für die Buchhaltung, da Kunden die Referenznummer oft vergessen oder falsch eingeben. Unternehmen müssen sich weiterhin darauf verlassen, dass Zahlungen fristgerecht und mit korrekter Referenznummer durchgeführt werden.
Kundenreferenz vs. Verwendungszweck
Bei klassischen Zahlscheinen gibt es kein eigenes Feld für die Referenznummer, stattdessen wird das Feld “Verwendungszweck” verwendet. Beim Online-Banking hingegen haben Kunden die Möglichkeit, entweder die Referenznummer oder den Verwendungszweck anzugeben. Während der Verwendungszweck in der Regel eine Texteingabe vorsieht, wird die Kundenreferenz als Zahlenfolge eingegeben.
Die Kundenreferenz ist oft eine Rechnungs- oder Kundennummer, manchmal auch eine Kombination beider im Format Kundennr/Kundenreferenz (z.B. 134572/023).
Ist die Referenznummer wirklich erforderlich?
Obwohl viele Unternehmen die Referenznummer zur Zuordnung von Zahlungen verwenden, ist dieser Ansatz oft weniger effizient als gedacht. Die manuelle Überprüfung und Zuordnung von Zahlungseingängen kostet Zeit und erschwert wird der Abgleich durch vergessene oder falsch eingebene Referenznummern.
Eine bessere Möglichkeit zur Zahlungsverfolgung ist die automatisierte Einziehung von Kundenzahlungen. Mit der Softwarelösung von GoCardless können Sie Lastschriften im Pull-Verfahren einrichten und Lieferforderungen direkt vom Konto Ihres Kunden einziehen. Im zentralen Dashboard sehen Sie auf einen Blick, welche Kunden gezahlt haben und welche Zahlungseingänge noch ausstehen. Ihre Kunden müssen sich nicht mehr mit der manuellen Eingabe von Überweisungen und der mühsamen Referenznummer herumschlagen.
Wie können wir helfen?
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