Deine Bewerbungsunterlagen sind die erste Möglichkeit, um den Personaler von dir zu überzeugen. Dabei spielt nicht nur der Inhalt eine Rolle, sondern auch die Form, in der du deine Unterlagen präsentierst.
Warum ist es so wichtig, Bewerbungsunterlagen als PDF zu übermitteln?
Um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen, solltest du deine E-Mail-Anhänge als PDF versenden. Dies entspricht dem Standard und ist für Personaler ein absolutes Muss. Das Versenden von Lebensläufen als Word-Dokument ist hingegen ein No-Go. PDF-Dateien haben gegenüber herkömmlichen Word-Dateien viele Vorteile. Zum einen bleibt das Design in einem PDF unverändert. Word-Dokumente können sich leicht verändern, je nach den Einstellungen des Empfängers. Dadurch kann es passieren, dass das Dokument nicht optimal angezeigt wird. Mit einem PDF wird dies vermieden, da es immer gleich angezeigt wird. Ein weiterer Vorteil ist, dass der Empfänger eines PDFs nichts (unbeabsichtigt) verändern kann, im Gegensatz zu einer Word-Datei. Zudem ist die Dateigröße oft kleiner, wenn das Dokument von .doc in .pdf konvertiert wird.
Anleitung: Konvertieren einer Word-Datei in PDF
Die meisten Office-Versionen bieten bereits die Funktion an, ein Word-Dokument als PDF abzuspeichern. Klicke dazu einfach auf “Datei” -> “Speichern unter” und wähle in der Drop-Down-Liste die Option “PDF (*.pdf)” aus.
Falls deine Office-Version diese Funktion nicht hat, kannst du einen Online-Konverter verwenden. Suche einfach nach “Word zu PDF konvertieren” in der Google-Suchmaschine und wähle einen der zahlreichen kostenlosen Anbieter aus. Lade deine gewünschte Datei hoch und wähle das Ziel-Dateiformat (PDF) aus. Anschließend kannst du die neue Datei bequem herunterladen.
Zusammenfassen mehrerer Dateien zu einer PDF-Datei
Es kann auch sinnvoll sein, mehrere Dateien zu einer PDF-Datei zusammenzuführen. Der Vorteil dabei ist, dass der Empfänger alle Informationen in einer Datei vorfindet, anstatt jede Datei einzeln herunterladen und öffnen zu müssen. Es gibt zwei Möglichkeiten, dies zu tun, je nachdem in welchem Dateiformat die Ausgangsdokumente gespeichert sind.
✓ Du hast die Dateien im Word-Format oder als Bilder abgespeichert:
In diesem Fall kannst du den Text und die Bilder in ein Word-Dokument kopieren und sie nach Belieben anordnen. Anschließend kannst du wie in der vorherigen Anleitung beschrieben das Word-Dokument in ein PDF umwandeln. Dadurch kannst du Änderungen leicht vornehmen und das Dokument dann wieder als PDF speichern. Diese Methode ist besonders praktisch, wenn du dich bei verschiedenen Arbeitgebern bewirbst und die Unterlagen leicht anpassen möchtest.
✓ Du hast die Dateien im PDF-Format abgespeichert:
Falls deine Ausgangsdokumente bereits als PDF gespeichert sind, kannst du entweder den PDFCreator oder ein Online-Tool verwenden, um sie zusammenzuführen.
✓ Mit dem PDFCreator:
Öffne das erste Dokument und wähle die Druckfunktion aus. Wähle “PDFCreator” als Drucker und klicke dann auf “Zusammenfügen”. Wähle die restlichen PDFs aus und erstelle am Ende ein einziges PDF, indem du auf “Alle zusammenfügen” klickst.
✓ Mit Hilfe eines Online-Tools:
Suche in Google nach “mehrere PDFs zu einem PDF zusammenfügen” und wähle einen der zahlreichen kostenlosen Anbieter aus. Achte dabei auf die Reihenfolge der Dateien, da die meisten Anwendungen die Dokumente in der Reihenfolge hochladen, wie du sie ausgewählt hast. Überprüfe nach dem Download, ob die Reihenfolge richtig ist.
Tipps zu digitalen Bewerbungsunterlagen
✓ Dateigröße
Der Anhang deiner Bewerbungs-E-Mails sollte möglichst klein sein, idealerweise nicht größer als 3-4 MB. Wenn die Datei zu groß ist, besteht die Gefahr, dass sie nicht ankommt. Stelleninserate erhalten häufig viele E-Mails, wodurch der Posteingang schnell überfüllt sein kann. Durch kleine Dateigrößen kannst du sicherstellen, dass deine E-Mail tatsächlich ankommt. Reduziere bei Bedarf die Bildauflösung, um weniger Speicherplatz zu benötigen.
✓ Dateiname
Wähle einen aussagekräftigen Dateinamen für deine Bewerbungsunterlagen. Das folgende Format eignet sich gut:
Art der Datei_Name_Stelle
Beispiel: Lebenslauf_MaxMustermann_Marketingleiter.pdf
Dadurch ist das Dokument auch nach dem Herunterladen aus der E-Mail für den Personaler eindeutig zuordenbar.
✓ Anzahl der Dokumente
Halte die Anzahl der mitgesendeten Dokumente so gering wie möglich. Fasse zusammen, was inhaltlich gut zusammengefasst werden kann:
- Anschreiben: Kopiere den Text des Anschreibens direkt in die E-Mail, anstatt es als Anhang zu versenden.
- Lebenslauf: Sende den Lebenslauf als PDF-Anhang mit dem oben genannten Dateinamen.
- (Arbeits-) Zeugnisse: Fasse mehrere Zeugnisse in einem PDF zusammen und benenne es entsprechend.
- Arbeitsproben: Wähle nur die aussagekräftigsten Arbeitsproben aus und füge sie gegebenenfalls in einem PDF zusammen.
✓ Digitale Bewerbungsmappe
Es kann hilfreich sein, eine digitale Bewerbungsmappe zu erstellen. Beachte dabei folgende Reihenfolge:
- Deckblatt
- Lebenslauf
- (Arbeits-) Zeugnisse
- Arbeitsproben
Bei etwa sechs bis acht Seiten Inhalt kann ein Inhaltsverzeichnis zusätzliche Orientierung bieten. Dadurch kann der Personaler schneller zu den gewünschten Informationen gelangen. Weitere Tipps zur Erstellung und den Gründen findest du in unserem Artikel über die Bewerbungsmappe.
Bildnachweis: Jane_Kelly/Quelle: www.istockphoto.com
