Hey Mädels, heute dreht sich alles um das Thema Urkunden! Habt ihr euch jemals gefragt, warum ihr deutsche Urkunden nicht einfach im Ausland vorlegen könnt? Nun, die ausländischen Behörden und Gerichte erkennen deutsche Urkunden in der Regel nur an, wenn ihre Echtheit oder ihr Beweiswert in einem speziellen Verfahren festgestellt wurde. Dies geschieht durch die Bestätigung der Echtheit der Unterschrift, die Bestätigung der Funktion des Unterzeichners und gegebenenfalls die Bestätigung der Echtheit des Siegels, mit dem die Urkunde versehen ist.
Legalisation und Apostille
Um die Anerkennung einer deutschen Urkunde im Ausland zu gewährleisten, wird zwischen zwei Verfahren unterschieden: Legalisation und Apostille. Ob eine Legalisation oder Apostille erforderlich ist, hängt davon ab, in welchem Staat die Urkunde verwendet werden soll.
Die Legalisation ist die Bestätigung der Echtheit der deutschen öffentlichen Urkunde durch die zuständige Auslandsvertretung des Landes, in dem die Urkunde verwendet werden soll. Eine Legalisation ist unter anderem nicht erforderlich für deutsche Urkunden, die von jeglicher Förmlichkeit befreit sind oder für deutsche Urkunden, die in den Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation benötigt werden.
Die Apostille ist – ebenso wie die Legalisation – die Bestätigung der Echtheit der öffentlichen Urkunde. Sie wird jedoch nicht durch die Auslandsvertretung, sondern in den Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens benötigt. Eine Vorbeglaubigung der deutschen Urkunden ist für die Erteilung der Apostille erforderlich.
Übersetzungshilfe-Formular
Wenn ihr deutsche öffentliche Urkunden in einem anderen EU-Mitgliedstaat verwenden möchtet, gibt es noch eine weitere Möglichkeit: das Übersetzungshilfe-Formular. Dieses Formular wird für öffentliche Urkunden aus dem Personenstands- und Meldebereich sowie für Urkunden über die Vorstrafenfreiheit verwendet. Das Übersetzungshilfe-Formular verringert den Übersetzungsaufwand, da für diese Urkunden keine Übersetzung mehr erforderlich ist.
Die EU-Urkundenvorlageverordnung regelt den sachlichen und örtlichen Anwendungsbereich des Übersetzungshilfe-Formulars. Die Erteilung des Formulars erfolgt durch das Standesamt oder das Meldeamt, während das Bundesamt für Justiz für das Übersetzungshilfe-Formular zu gerichtlichen Urkunden zuständig ist.
Vorbeugende Maßnahmen gegen Urkundenbetrug
Um Urkundenbetrug oder Urkundenfälschung vorzubeugen, enthält die EU-Urkundenvorlageverordnung bestimmte Vorsichtsmaßnahmen. Bei berechtigten Zweifeln an der Echtheit einer öffentlichen Urkunde kann die Behörde deren Echtheit über das Binnenmarkt-Informationssystem IMI prüfen.
Also, Mädels, jetzt wisst ihr Bescheid! Wenn ihr deutsche Urkunden im Ausland verwenden möchtet, müsst ihr euch über die entsprechenden Verfahren informieren. Ob Legalisation, Apostille oder Übersetzungshilfe-Formular – es gibt verschiedene Möglichkeiten, um die Anerkennung eurer Urkunden zu gewährleisten.
