Du möchtest wissen, was der Unterschied zwischen einer Geschäftsreise und einer Dienstreise ist? Oder wie du deine Reisekosten richtig abrechnest? In diesem Artikel geben wir dir alle wichtigen Informationen und nützliche Tipps rund um das Thema Dienst- und Geschäftsreisen. Also lehn dich zurück und lass uns dir die besten Geheimnisse verraten!
Was ist eine Dienstreise?
Eine Dienstreise ist immer dann erforderlich, wenn ein Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seines regulären Arbeitsplatzes tätig wird. Nach Abschluss der auswärtigen Tätigkeit kehrt er zu seinem gewohnten Arbeitsplatz zurück. Falls der Arbeitnehmer mehrere Arbeitsplätze hat, gelten die Fahrten zwischen diesen nicht als Dienst- oder Geschäftsreisen. Die Fahrtkosten dafür werden jedoch erstattet. Reisen zwischen dem Wohn- und Arbeitsort können als Dienstgänge betrachtet werden. Diese werden steuerlich genauso behandelt wie Dienstreisen.
Zu Dienstreisen zählen Fahrten zu Besprechungen mit Kunden, Lieferanten oder Kollegen an anderen Firmenstandorten. Auch Veranstaltungen, Tagungen, Seminare, Messen, Ausstellungen und Klassenfahrten gehören dazu. Bei befristeten Abordnungen zu anderen Behörden oder Unternehmen ist ebenfalls von einer Dienstreise die Rede.
Was ist eine Geschäftsreise?
Eine Geschäftsreise ist im Grunde genommen dasselbe wie eine Dienstreise. Der Begriff “Geschäftsreise” wird jedoch oft im Zusammenhang mit Reisen von Selbständigen oder Unternehmern verwendet. Diese Reisen dienen der Ausübung ihrer beruflichen Tätigkeit und können steuerlich als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abgesetzt werden.
Reisekostenabrechnung: Das musst du beachten!
Nach einer Dienst- oder Geschäftsreise ist es wichtig, eine korrekte Reisekostenabrechnung durchzuführen. Diese richtet sich in der Regel nach den Entfernungskilometern und den genauen Zeitpunkten der Reise.
Hier einige Tipps und eine praktische Checkliste für deine Reisekostenabrechnung:
- Erfahre, wie in deinem Unternehmen mit Reisezeiten außerhalb der regulären Arbeitszeit umgegangen wird.
- Kläre im Voraus mit deinem Arbeitgeber die Modalitäten, wenn du ein Familienmitglied oder deinen Partner auf eigene Kosten mitnehmen möchtest.
- Vermeide Umwege, da die Berufsunfallversicherung bei einem Unfall möglicherweise nicht mehr greift.
- Achte bei der Wahl der Unterkunft und der Verkehrsmittel auf Verhältnismäßigkeit. Luxushotels werden in der Regel weder vom Finanzamt noch vom Arbeitgeber erstattet.
- Sammle alle Ausgabenbelege, um deine Ausgaben nachweisen zu können. Als Selbständiger solltest du auch Einladungen, Kongressunterlagen und schriftliche Auftragsbestätigungen sammeln, um die Kosten beim Finanzamt begründen zu können.
- Frage deinen Arbeitgeber nach einem Vorschuss, wenn du mit höheren Auslagen rechnest.
- Reiche deine Reisekostenabrechnung zeitnah ein.
- Bei Fahrten mit dem Auto kannst du entweder die tatsächlichen Kosten oder die Kilometerpauschale in Rechnung stellen. Bei Bahn- und Flugreisen können die angefallenen Kosten geltend gemacht werden.
- Achte darauf, dass deine Abrechnung korrekt ist. Falsche oder überhöhte Abrechnungen können zu Konsequenzen bis hin zur Kündigung führen.
Urteile und Arbeitsrecht
Hier findest du einige interessante Urteile und Entscheidungen im Zusammenhang mit Dienst- und Geschäftsreisen:
- GrS 1/06: Dienstreisen kombiniert mit Urlaub können steuerlich absetzbar sein.
- 5 Sa 430/08: Fingierte Reisekostenabrechnungen können ein außerordentlicher Kündigungsgrund sein.
- 9 AZR 519/05: Reisezeit gilt nicht als Arbeitszeit.
- 9 AZR 500/05: Bonusmeilen gehören dem Arbeitgeber.
- Sa 496/05: Die Aufteilung von Bonusmeilen ist oft verhandelbar.
- 2 RU 21/94: Abstecher auf Dienstreisen können steuerlich relevante Ausgaben sein.
- S 1 U1528/04: Überfälle auf Dienstreisen werden nicht als Berufsunfälle angesehen.
Informationsquellen
Brauchst du weitere Informationen zu Dienst- und Geschäftsreisen? Hier sind einige nützliche Quellen:
- Vorlage für Dienstreisegenehmigung
- Business-Travel.de – Geschäftsreisen
- Spesensätze und Übernachtungspauschalen im In- und Ausland
- Rechner für Reisekostenabrechnung
Jetzt bist du bestens vorbereitet für deine nächste Dienst- oder Geschäftsreise! Vergiss nicht, all deine Ausgabenbelege zu sammeln und deine Reisekosten zeitnah abzurechnen. Viel Erfolg und eine angenehme Reise!
