Die IT-Branche ist heutzutage voll von Abkürzungen. Im Bereich Datenmanagement hören wir ständig von CMS, DMS, ECM und anderen. Aber verstehen wir wirklich die Unterschiede zwischen diesen Systemen?
Bevor Sie sich für ein System zur Verwaltung Ihrer Inhalte entscheiden, ist es entscheidend, die verschiedenen Systeme und ihre Einsatzbereiche zu verstehen.
Wir haben bereits einen Vergleich zwischen CMS (Content Management Systemen) und ECM (Enterprise Content Management) gesehen.
Es gibt jedoch noch einen weiteren Mitspieler, nämlich das DMS (Dokumentenmanagementsystem). Schauen wir uns also schnell an, was DMS ist und welche Gemeinsamkeiten und Unterschiede es zwischen ECM und DMS gibt.
Dokumentenmanagement bezieht sich darauf, wie Ihre Organisation Daten speichert, also wie es seine elektronischen Dokumente speichert, verfolgt und verwaltet. DMS, also das Dokumentenmanagementsystem, ist eine Software, die für die effiziente Speicherung, Änderung und Abrufung von Dokumenten und Bildern entwickelt wurde.
Dokumentenmanagementsysteme arbeiten hauptsächlich mit Word-Dateien, Tabellenkalkulationen, Bildern und PDF-Dateien. Einige der wichtigsten Funktionen, die Dokumentenmanagementsysteme bieten, sind:
- Versionierung: Es bietet die Möglichkeit, verschiedene Versionen der Datei zu verwalten.
- Rollback: Damit können frühere Versionen der Datei bzw. des Dokuments wiederhergestellt werden, falls eine falsche Aktualisierung oder Veröffentlichung erfolgt ist.
- Einchecken/Auschecken und Sperren: Diese Funktion gewährleistet die Integrität des Dokuments, wenn mehrere Benutzer gleichzeitig darauf zugreifen möchten. Es werden auch Informationen darüber gespeichert, welcher Benutzer die Datei geändert hat.
ECM steht für Enterprise Content Management. Ein ECM-System hat die Fähigkeit, sämtliche Inhalte eines Unternehmens zu verwalten, einschließlich interner und Web-Inhalte. Es handelt sich um eine Sammlung von Tools und Prozessen zur Speicherung, Verwaltung, Organisation und Suche nach Inhalten.
Die Begriffe ECM und CMS sind nicht austauschbar. Es gibt zahlreiche Unterschiede zwischen den Systemen aufgrund ihrer Skalierbarkeit und Organisationsfähigkeit. Dadurch sind sie in verschiedenen Szenarien und Umgebungen einsetzbar.
Der größte Unterschied besteht darin, dass DMS eine Software ist, während ECM eine Sammlung von Tools und Prozessen darstellt. ECM ist eine erweiterte Version von DMS. ECM bietet die meisten Funktionen von DMS und noch viele weitere.
Die grundlegende Funktionalität von DMS besteht darin, elektronische Dokumente in einer Organisation zu speichern, zu verwalten und zu verfolgen. ECM wird hingegen zur Speicherung und Verarbeitung von Inhalten und Arbeitsabläufen innerhalb einer Organisation verwendet.
DMS ist eine Software zur Organisation von Dateien in einer Organisation. ECM kann als ein leistungsfähigeres DMS mit zusätzlichen Funktionen betrachtet werden.
Während DMS gut für kleine Unternehmen geeignet ist, ist ECM für größere Unternehmen mit einem höheren Datenvolumen vorteilhafter. DMS ist ein vergleichsweise einfacheres System, das weniger Fachkenntnisse und Wartung erfordert.
ECM hingegen ist teurer und die Mitarbeiter müssen geschult werden, um es nutzen zu können.
DMS unterstützt in erster Linie strukturierte Daten wie Word- und PDF-Dateien. ECM bietet Unterstützung für strukturierte und unstrukturierte Informationen, einschließlich Bilder, Grafiken, Videos, E-Mails, Website-Inhalte usw.
DMS wird hauptsächlich verwendet, um digitale Prozesse einzuführen und papierbasierte Systeme zu ersetzen. ECM geht einen Schritt weiter und verwaltet und verarbeitet Daten offline sowie im Web.
Obwohl es einige Unterschiede zwischen den beiden Technologien gibt, gibt es auch bemerkenswerte Gemeinsamkeiten. Die folgenden Punkte sind Gemeinsamkeiten zwischen den beiden Systemen:
- Beide Systeme nutzen SaaS-Technologie.
- Sie werden zur Verwaltung digitaler Dokumente und Inhalte verwendet.
- Sie helfen dabei, unorganisierte Daten zu ordnen.
- Sie unterstützen die Versionierung und das Management von Änderungsverläufen.
- Sie bieten eine Datenwiederherstellungsfunktion.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass sowohl ECM als auch DMS Unternehmenslösungen sind, die die Effizienz steigern, die Bearbeitungszeit reduzieren, die Betriebskosten minimieren und interne Prozesse optimieren können.
Aus dem obigen Vergleich können wir sagen, dass DMS ein Teil von ECM ist. Die Wahl der richtigen Lösung für Ihre Organisation hängt von Ihren Anforderungen ab.
