Ärzte haben eine wichtige Verantwortung, die Behandlung ihrer Patienten korrekt zu dokumentieren. In der letzten Ausgabe von KVNO aktuell haben wir bereits über die Grundsätze der Dokumentationspflicht informiert. Nun möchten wir Ihnen die geltenden Aufbewahrungsfristen für Dokumentationen und andere Unterlagen vorstellen.
Aufbewahrungsfrist für ärztliche Dokumentationen
Gemäß dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) ist die Aufbewahrungsfrist für ärztliche Dokumentationen festgelegt. Laut § 630f BGB müssen Ärzte die Patientenakte für zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufbewahren, sofern keine anderen Vorschriften gelten. Diese zehnjährige Aufbewahrungsfrist ist auch im Bundesmantelvertrag – Ärzte (BMV-Ä) und in der Berufsordnung festgelegt.
Das bedeutet, dass Ärzte grundsätzlich alle Unterlagen mindestens zehn Jahre lang aufbewahren müssen. Wenn eine Behandlung beispielsweise im Jahr 2015 stattgefunden hat, können die entsprechenden Aufzeichnungen ab dem Jahr 2025 vernichtet oder gelöscht werden. Wenn die Dokumentation elektronisch erfolgt ist, muss der Arzt sicherstellen, dass die Daten während der Aufbewahrungszeit verfügbar sind und jederzeit abrufbar bleiben.
Längere Aufbewahrung bei bestimmten Fällen
Bei Patienten mit chronischen Erkrankungen empfiehlt es sich, die Unterlagen länger als zehn Jahre aufzubewahren, solange der Patient noch in Behandlung ist. Darüber hinaus können längere Aufbewahrungszeiten erforderlich sein, wenn während der Behandlung Komplikationen auftreten oder ein Rechtsstreit eingeleitet wird.
Beispielsweise sollten die Dokumentationen bei einem Gerichtsverfahren, bei dem Schadensersatzansprüche geltend gemacht werden, aus rechtlichen Gründen 30 Jahre lang aufbewahrt werden. Wenn Ärzte diese Aufzeichnungen nicht aufbewahren, kann dies von den Gerichten als Indiz dafür gewertet werden, dass die Behandlung nicht ordnungsgemäß durchgeführt wurde. Die Röntgenverordnung schreibt ebenfalls längere Aufbewahrungsfristen vor. Gemäß § 28 müssen Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen 30 Jahre lang und Röntgenbilder zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Für Röntgenbilder und Aufzeichnungen von Minderjährigen gelten sogar längere Aufbewahrungsfristen.
Diese Aufzeichnungen können auf Bildträgern oder anderen Datenträgern aufbewahrt werden. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Wiedergabe oder die Daten mit den Bildern oder Aufzeichnungen übereinstimmen. Während der Aufbewahrungsfrist müssen die Daten jederzeit lesbar und verfügbar sein, ohne Informationsveränderungen oder Informationsverluste befürchten zu müssen.
Lange Aufbewahrungszeiten für andere Unterlagen
Auch das Transfusionsgesetz sieht längere Aufbewahrungsfristen vor. Je nach Art der Unterlagen betragen die Aufbewahrungsfristen 15, 20 oder 30 Jahre. Dokumentationen von Blutprodukten und Plasmaproteinen zur Behandlung von Hämostasestörungen müssen beispielsweise 30 Jahre lang aufbewahrt werden, während Aufzeichnungen über Spenderdaten 15 Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Dokumentationen über die Spenderimmunisierung müssen hingegen 20 Jahre lang aufbewahrt werden. Ärzte müssen beachten, dass sie diese Daten vernichten oder löschen müssen, wenn die Aufbewahrung nicht mehr erforderlich ist. Wenn Aufzeichnungen länger als 30 Jahre aufbewahrt werden, müssen diese anonymisiert werden.
Für Unterlagen im D-Arzt-Verfahren gibt es eine Mindestaufbewahrungspflicht von 15 Jahren, wie in den Richtlinien für die Bestellung von Durchgangsärzten festgelegt. Unterlagen für die Durchführung von Disease-Management-Programmen müssen Ärzte gemäß den entsprechenden Richtlinien 15 Jahre lang aufbewahren.
Fälle mit kürzeren Aufbewahrungszeiten
Es gibt verschiedene Fälle, in denen kürzere Aufbewahrungszeiten gelten. Aufgrund der allgemein geltenden Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren nehmen diese Vorschriften jedoch zunehmend ab. Beispielsweise ist im Bundesmantelvertrag keine bestimmte Frist für die Aufbewahrung von Abrechnungsunterlagen festgelegt. Die Partner des Bundesmantelvertrags gehen davon aus, dass die Abrechnungsunterlagen nicht Teil der ärztlichen Aufzeichnungen sind und daher nicht der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist unterliegen. Dennoch sollten Ärzte und Psychotherapeuten aus eigenem Interesse die Unterlagen zur Rechtfertigung der Abrechnung zumindest zwei Jahre lang aufbewahren.
Gemäß der Betäubungsmittelverschreibungs-Verordnung müssen Rezeptvordrucke Teil 3 sowie fehlerhaft ausgefüllte Rezeptformulare drei Jahre lang aufbewahrt werden. Dieselbe Frist gilt für Karteikarten und Betäubungsmittelbücher. Die Aufbewahrungsfrist berechnet sich ab dem Zeitpunkt des letzten Eintrags. Laut den Erläuterungen zur Vordruckvereinbarung sollten Ärzte den Durchschlag der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (Muster 1c) mindestens zwölf Monate lang aufbewahren.
Neben den Mindestaufbewahrungsfristen gibt es auch Fristen, nach denen Ärzte Unterlagen spätestens vernichten müssen, insbesondere aus Datenschutzgründen. Zum Beispiel müssen Restblutproben gemäß der Kinder-Richtlinie unverzüglich nach Abschluss der Versuche zur Qualitätssicherung, spätestens jedoch nach drei Monaten, vernichtet werden.
Das waren unsere Informationen zu den Dokumentationspflichten und Aufbewahrungsfristen für Ärzte. Wenn Sie weitere Fragen haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Irina Neuleben
