Fragst du dich manchmal, warum du trotz harter Arbeit kaum vorankommst? Vielleicht arbeitest du nicht effizient genug. Oftmals macht es den Unterschied aus, ob du effizient oder nur effektiv arbeitest.
Warum die Unterscheidung so wichtig ist
Effizienz und Effektivität werden oft verwechselt, aber es gibt einen feinen Unterschied, der große Auswirkungen haben kann. Stell dir folgendes Beispiel vor:
Im Rahmen eines Projekts gibt es eine wichtige Terminänderung, die alle Beteiligten erfahren müssen. Ein Kollege entscheidet sich dafür, jeden Einzelnen anzurufen, um die Information weiterzugeben. Doch nach Stunden des Telefonierens ist er frustriert und hat kaum etwas anderes erreicht.
Das Handeln des Kollegen war effektiv, da er das Ziel erreicht hat. Allerdings war seine Methode, alle anzurufen, nicht besonders effizient. Eine einzige E-Mail an alle hätte viel Zeit gespart.
Effektivität
Effektivität bedeutet, die richtigen Maßnahmen zu ergreifen, um ein Ziel zu erreichen. Es geht darum, die Dinge zu tun, die einen gewünschten Effekt haben. Wenn beispielsweise die Bekanntheit eines Unternehmens bei einer jungen Zielgruppe gesteigert werden soll, müssen gezielte Maßnahmen ergriffen werden. Das Schalten einer Anzeige in einer Zeitschrift für Fliegenfischen wäre wahrscheinlich nicht effektiv. Es ist wichtig, herauszufinden, welche Maßnahmen den gewünschten Effekt erzielen.
Hilfsfragen:
- Bringt die Maßnahme uns näher an unser Ziel?
- Tun wir die Dinge, die uns voranbringen?
- Haben die Maßnahmen einen Effekt?
Effizienz
Effizienz bedeutet, ein Ziel möglichst schnell und mit minimalem Aufwand zu erreichen. Was effizient ist, hängt von der Situation ab. Hier ein paar Beispiele:
- Der Versand einer E-Mail an einen Verteiler ist effizienter als 20 Telefonate mit demselben Inhalt.
- Ein kurzes Telefonat mit einem Kunden kann effizienter sein als stundenlange E-Mail-Kommunikation.
- Die Zusammenarbeit im Team sollte so organisiert werden, dass jeder das macht, was er am besten kann.
Hilfsfragen:
- Gehen wir den Weg des geringsten Aufwands, um unser Ziel zu erreichen?
- Tun wir die Dinge richtig?
Die richtige Reihenfolge
Effektivität und Effizienz sind aufeinander aufbauende Konzepte:
- Zuerst sollte festgelegt werden, welche Maßnahmen erforderlich sind, um das Ziel zu erreichen (effektives Arbeiten).
- Dann sollte überlegt werden, wie diese Maßnahmen möglichst effizient umgesetzt werden können.
Muss es immer effektiv UND effizient sein?
Es gibt Situationen, in denen Effizienz und Effektivität kombiniert werden sollten, aber es gibt auch Situationen, in denen sie unabhängig voneinander betrachtet werden können. Ein Beispiel dafür ist die Kundenzufriedenheitsbewertung. Das persönliche Gespräch von Tür zu Tür mag nicht die effizienteste Methode sein, aber wenn es darum geht, eine enge Kundenbeziehung aufzubauen, kann es sinnvoll sein.
Effizienz und Effektivität sind also je nach Situation in Kombination oder unabhängig voneinander wichtig.
Fazit
Die Unterscheidung zwischen Effizienz und Effektivität ist nicht schwierig. Es geht darum, sich zu fragen, ob die eigenen Aktionen einen Effekt haben (Effektivität) und ob sie möglichst optimal ausgeführt werden (Effizienz). Im Projektmanagement sind beide Aspekte entscheidend, um Projektziele zu erreichen und gleichzeitig Ressourcen effizient zu nutzen.
