Als Freiberufler ist es von großer Bedeutung, eine ordentliche und vollständige Rechnung zu erstellen. Doch worauf sollte dabei geachtet werden? In diesem Artikel findest du nicht nur eine Vorlage, sondern auch Tipps und Tricks für eine professionelle Rechnungserstellung.
Was ist eine Rechnung?
Eine Rechnung ist ein Dokument, mit dem ein Unternehmer seinen Kunden über das fällige Entgelt aufgrund eines Kaufvertrags informiert. Dabei ist es nicht zwingend erforderlich, dass das Dokument explizit als “Rechnung” bezeichnet wird. Stattdessen kann es auch als Quittung oder Abrechnung bezeichnet werden.
Eine Rechnung muss entweder in Papierform oder elektronisch ausgestellt werden, sofern der Empfänger zustimmt. Sie enthält alle wichtigen Angaben zur Leistung, Zahlung, Verkäufer und Kunden.
Inhalte der Rechnung für Freiberufler
Pflichtangaben in der Rechnung
- Name und Adresse des Rechnungsstellenden
- Name und Adresse des Empfängers
- Kundennummer und Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Betreff
- Beschreibung der Dienstleistung
- Nettopreis
- Umsatzsteuer
- Gesamtbetrag
- Angabe der Zahlungsfrist
- Kontodaten des Rechnungsstellers
Erklärung zu den Pflichtangaben
Eine Rechnung muss verschiedene Pflichtangaben enthalten, da sie sonst nicht rechtsgültig ist. Ohne diese Angaben besteht die Gefahr, dass der Kunde die Zahlung verzögert oder sogar ganz verweigert. Um Liquiditätsschwierigkeiten und unnötigen Stress zu vermeiden, ist es daher wichtig, eine sorgfältig erstellte Rechnung zu versenden. Hierbei kann eine Rechnungsvorlage viel Zeit sparen und sicherstellen, dass alle relevanten Angaben berücksichtigt werden.
Die Angabe der Umsatzsteuer ist ein weiterer wichtiger Punkt. Es ist wichtig, dass Freiberufler immer wissen, mit welchem Umsatzsteuersatz sie ihre Leistungen versteuern müssen.
Die Rechnungsnummer muss fortlaufend und lückenlos vergeben werden. Sie ermöglicht eine eindeutige Identifizierung der Zahlungsströme im Rahmen einer eventuellen Steuerprüfung.
Neben dem Erhalt des Honorars dient die Rechnung auch als Beleg für die Einnahmen gegenüber dem Finanzamt. Damit die Rechnung anerkannt wird, ist es wichtig, dass sie der Form entspricht und die genannten Angaben enthält.
Fehler auf Rechnungen vermeiden
Rechnungen müssen fehlerfrei sein, da ansonsten die Gefahr besteht, dass Freiberufler nicht bezahlt werden. Wenn ein Kunde eine fehlerhafte Rechnung erhält, ist er nicht verpflichtet, diese zu bezahlen. Fehlerhafte Angaben wie falsche Beträge oder der falsche Umsatzsteuersatz können vermieden werden, um Stornierungen von Rechnungen zu vermeiden.
Wenn der Steuerbetrag auf der Rechnung falsch angegeben wird, ergeben sich verschiedene Möglichkeiten für beide Parteien. Es kann vorkommen, dass der Kunde die Rechnung nicht akzeptiert und storniert oder dass ein zu geringer Steuerbetrag ausgewiesen wird. In beiden Fällen müssen sowohl der Kunde als auch der Freiberufler den offenen Betrag begleichen. Daher ist es ratsam, fehlerhafte Rechnungen zu korrigieren und gegebenenfalls neu auszustellen.
Eine professionelle Rechnung ist das A und O für Freiberufler. Mit einer sorgfältig erstellten Rechnung können sie nicht nur ihr Honorar erhalten, sondern auch ihre Einnahmen gegenüber dem Finanzamt belegen. Indem sie auf korrekte Angaben achten und Fehler vermeiden, können Freiberufler sicherstellen, dass sie ihr Geld rechtzeitig und ohne Komplikationen erhalten.
