In einer Welt, in der das Drucken umfangreicher Dokumente zum Alltag gehört, ist es an der Zeit, sich mit effizienter Dokumentenverwaltung auseinanderzusetzen. Eine Lösung, die deine Arbeit erleichtert, ist Nuance PaperPort. Erfahre hier, wie dieses Tool funktioniert und welche Vorteile es bietet.
Was ist Nuance PaperPort?
Nuance PaperPort ist eine Software, die auf 32-Bit- und 64-Bit-Rechnern läuft und mit Windows XP und höheren Betriebssystemen kompatibel ist. Entwickelt von der amerikanischen Nuance Communications Inc., einem Experten für Spracherkennungssoftware, ermöglicht Nuance PaperPort das Scannen von Dokumenten und deren Konvertierung in bearbeitbare Dateien. Es funktioniert nicht nur mit herkömmlichen Scannern, sondern auch mit Multifunktionsdruckern. Sogar Dokumente von deinem iPhone oder Android-Smartphone können damit problemlos umgewandelt werden.
Mit PaperPort kannst du Smart Search Kopien erstellen, welche vor versehentlichem Löschen geschützt sind und Teil eines innovativen Dokumentenmanagement-Systems sind. Es ist ebenfalls eine interessante Lösung auf dem Weg zum papierlosen Büro. Du findest es oft als Beigabe bestimmter Brother Tintenstrahl- oder Laserdrucker. Alternativ kannst du die Software auch als Vollversion separat erwerben oder zunächst kostenfrei testen.
Scannen leicht gemacht
Mit Nuance PaperPort kannst du Dokumente auf einfache Weise scannen:
- Starte Nuance PaperPort und klicke auf die Registerkarte “Desktop”.
- Nimm verschiedene Einstellungen in der linken Anzeige vor.
- Wähle das entsprechende Scangerät unter “Auswählen” aus.
- Wähle nun das gewünschte Profil wie z.B. “Farbdokument” oder “Durchsuchbares PDF-Farbdokument”.
- Gehe zu “Einstellungen” und ändere die Scan-Helligkeit, den Kontrast oder wähle den Schwarzweiß-Modus aus.
- Speichere die Eingaben mit “OK”.
- Starte den Scanvorgang mit dem Button “Scannen” links unter der Anzeige.
- Lege die Benachrichtigungsoption für den Druckauftrag fest, indem du das Häkchen bei “JOB ID beim Drucken anzeigen” setzt.
- Gib deinen Benutzernamen auf der rechten Seite des Fensters ein. Diese Benutzer-ID benötigt der Drucker, um dich zu identifizieren. Alle abgesandten Druckaufträge werden unter diesem Benutzernamen gesammelt.
- Wähle einen Namen für den Druckauftrag.
- Speichere die Voreinstellungen für den Druckauftrag ab.
- Bestätige alles mit “OK”.
Ein großer Vorteil von PaperPort ist, dass du nicht nur einfache Scans erstellen, sondern diese auch später bearbeiten und durchsuchen kannst. Das innovative OCR-Verfahren von Nuance macht es möglich.
PaperPort online nutzen
PaperPort bietet außerdem einen speziellen Cloud-Dienst an, auf den du entweder über den Browser oder dein Smartphone zugreifen kannst. Deine in der Cloud gespeicherten Dateien sind sicher und vor Datenverlust geschützt. Zudem ist ein integrierter Mail-Client vorhanden, mit dem du Office-Dateien oder PDFs einfach per E-Mail versenden kannst.
Fazit: Das perfekte Werkzeug zur Dokumentenorganisation
Nuance PaperPort ist ein mächtiges Werkzeug, mit dem du Scans in bearbeitbare Dateien umwandeln kannst. Dabei wird ein hoher Datenschutz gewährleistet. Du kannst deine Dokumente sicher in der Cloud ablegen und auch von deinem Smartphone aus darauf zugreifen. Mit PaperPort wird die moderne Dokumentenverwaltung zum Kinderspiel.
Ganz egal, ob du deine Geschäftsdokumente im Griff behalten oder dein Homeoffice organisieren möchtest, PaperPort ist die Lösung für dich.
Lass dich von der Effizienz und Benutzerfreundlichkeit von Nuance PaperPort überzeugen und erlebe eine neue Art der Dokumentenverwaltung!
