Ist der erhoffte Erfolg eines Projekts eingetreten? Diese Frage beschäftigt sowohl das Projektteam als auch das Management. Schließlich sollen neue Projekte dem Unternehmen den versprochenen Erfolg bringen. Um dies zu überprüfen und vergleichbare Daten zu erhalten, ist in der Praxis oft eine Analyse erforderlich: der Soll-Ist-Vergleich.
Abweichungen in Projekten analysieren
Insbesondere Führungskräfte und die Projektleitung benötigen Zahlen, um den Erfolg eines Vorhabens zu messen. Dazu werden die geplanten Zahlen mit den tatsächlichen Kennzahlen, den KPIs, verglichen. Die daraus resultierende Analyse kann entscheidend für die erfolgreiche Umsetzung sein oder auch das Ende eines Projekts bedeuten, etwa wenn die Kosten das Budget sprengen.
➡️ Der Soll-Ist-Vergleich ist Teil des Projektcontrollings und somit unverzichtbar!
In unserem Blogartikel zum Soll-Ist-Vergleich erfährst du alles über die richtige Erstellung, entscheidende Regeln und Tipps für die Umsetzung des Vergleichs mit einem digitalen Tool.
- Was genau ist der Soll-Ist-Vergleich im Projekt?
- Wie wird der Soll-Ist-Vergleich erstellt?
- Beispiel: Soll-Ist-Vergleiche einfach erstellen und überblicken
- Fazit: Volle Kontrolle durch die Soll-Ist-Analyse
Was genau ist der Soll-Ist-Vergleich im Projekt?
Der Soll-Ist-Vergleich kommt vor allem im Controlling-Bereich zum Einsatz. Er vergleicht die geplanten Vorgaben (Soll) mit den erreichten Ergebnissen (Ist). Der Vergleich kontrolliert Abläufe, Vorgänge, Auslastung und Zeiterfassung im Projektmanagement. Er bildet die Grundlage für Maßnahmen zur Verbesserung.
Der Soll-Ist-Vergleich stellt Werte gegenüber, die miteinander verglichen werden. Die Analyse erfolgt innerhalb eines festgelegten Zeitraums, um die Zahlen vergleichbar zu machen. Aus den identifizierten Abweichungen werden anschließend Maßnahmen entwickelt, um die Ist-Werte im weiteren Projektverlauf zu verbessern.
Und wo liegen die tatsächlichen Werte?
Der Vergleich macht Abweichungen sofort sichtbar und ist die Basis für das Controlling, das die Prozesse in Projekten überwacht. Dabei werden bestimmte Planvorgaben kontrolliert, wie beispielsweise verbrauchte Ressourcen oder aktuelle Kosten. Dadurch wird schnell deutlich, wo das Budget überschritten wird und wo möglicherweise Material oder Personal fehlt.
Ziele des Soll-Ist-Vergleichs
Das Ziel des Soll-Ist-Vergleichs besteht darin, Maßnahmen zu entwickeln, um ein Projekt vor dem Scheitern zu bewahren. Außerdem dient er als Grundlage für Anträge auf mehr Budget und erhöhten Personaleinsatz im Projektteam.
Wie wird der Soll-Ist-Vergleich erstellt?
Der Soll-Ist-Vergleich durchläuft verschiedene Phasen und Arbeitsschritte, bevor er sinnvoll ist. Erst im nächsten Schritt erfolgt die Abweichungsanalyse und die Etablierung der richtigen Maßnahmen.
Die sechs Phasen der Soll-Ist-Analyse
- Ziele setzen und planen: Zunächst werden Ziele festgelegt, die mit dem laufenden Projekt erreicht werden sollen.
- Werte erfassen: Nachdem die Projektziele klar sind, können die Soll-Werte erfasst werden. Diese spiegeln die Vorstellungen eines erfolgreichen Projekts wider.
- Soll-Ist-Vergleich erstellen: Hier findet der eigentliche Soll-Ist-Vergleich statt. Die geplanten Zahlen werden mit den Ist-Werten verglichen, die im Laufe des Projekts regelmäßig erfasst werden müssen.
- Abweichungen analysieren: Nach dem Soll-Ist-Vergleich werden die Abweichungen und deren Ursachen analysiert. Es entsteht eine Abweichungsanalyse.
- Maßnahmen etablieren: Auf Basis der Analyse können konkrete Korrekturmaßnahmen vorgeschlagen werden.
- Erfolge messen: Anschließend wird geprüft, ob die geplanten Maßnahmen den gewünschten Erfolg erzielt haben.
Beispiel: Soll-Ist-Vergleiche einfach erstellen und überblicken
Soll-Ist-Vergleiche werden häufig im Bezug auf die Projektkosten durchgeführt. Dabei wird ermittelt, wie hoch das tatsächliche Budget ist und wo Einsparungen möglich sind.
Budgets im PM-Tool überblicken
Die Erstellung einer Soll-Ist-Analyse kann im Arbeitsalltag viel Zeit in Anspruch nehmen, insbesondere wenn verschiedene Excel-Tabellen verwendet werden und die Projektzuordnung schwierig ist. Doch es geht auch einfacher!
Ein Tool wie factro schafft Überblick über Projektkosten und andere wichtige KPIs. Durch das Anlegen von benutzerdefinierten Feldern in der Projektmanagement-Software können alle Kosten eines Projekts erfasst werden.
➡️ Gut zu wissen: Input zu den Benutzerdefinierten Feldern in factro findest Du in unserem Blogartikel.
Die Kosten werden aggregiert und auf Projektebene angezeigt – dies ermöglicht eine umfassende Kontrolle über alle Kosten in einem Projekt. Durch die laufende Aktualisierung in den Aufgaben wird das tatsächliche Budget mit einem Klick in den Projektdetails angezeigt.
➡️ Das bedeutet für Dich: Die Zeit, die Du sonst in den Soll-Ist-Vergleich steckst, kannst Du für Deine Projekte nutzen, um sie noch besser zu machen.
Fazit: Volle Kontrolle durch die Soll-Ist-Analyse
Der Soll-Ist-Vergleich gehört in jedes Projekt. Durch den Vergleich lassen sich Trends erkennen und Gegenmaßnahmen schneller einleiten, wenn sie erforderlich sind. Der Einsatz des richtigen Tools ermöglicht Ressourceneinsparungen und eine gezielte Steuerung an anderer Stelle.
Regeln und Tipps für eine gelungene Umsetzung
Hier sind noch drei essentielle Tipps für eine erfolgreiche Umsetzung:
- Feste Zeiträume ermöglichen eine genauere Vergleichbarkeit der Zahlen.
- Nach der Analyse sollten folgende Fragen beantwortet werden können: Kann das Projektziel noch erreicht werden? Müssen Gegenmaßnahmen eingeleitet werden?
- Den Vergleich der Zahlen als Big Picture betrachten – in welcher Phase der Soll-Ist-Analyse befindet man sich gerade?
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