Für private Fahrten mit dem Dienstwagen müssen Sie Steuern zahlen. Für Dienstfahrten mit dem privaten Wagen erhalten Sie Geld zurück. Doch wie behalten Sie den Überblick und können dem Finanzamt genau aufschlüsseln, wann Sie dienstlich unterwegs waren? Ganz einfach: mit einem Fahrtenbuch.
Für wen eignet sich das Fahrtenbuch?
Ein Fahrtenbuch ist besonders geeignet für Menschen, die beruflich viel unterwegs sind. Damit ist nicht gemeint, dass Sie einen langen Weg zu Ihrer Arbeitsstätte haben, sondern dass Sie zu vielen verschiedenen Kunden, Filialen, Baustellen und ähnlichem fahren müssen.
- Für Dienstwagenfahrer/innen: Je niedriger die Gesamtkosten für den Firmenwagen sind, desto mehr lohnt sich ein Fahrtenbuch. Wenn beispielsweise das Auto bereits abgeschrieben wurde, ein Gebrauchtwagen ist oder Sie als Arbeitnehmer/in die Benzinkosten selbst tragen, dann sollten Sie ein Fahrtenbuch führen. Ansonsten ist die alternative 1-Prozent-Regelung für Sie besser.
- Nutzen Sie Ihren privaten Wagen für berufliche Fahrten, lohnt sich ein Fahrtenbuch nur, wenn Ihr Auto sehr teuer in Anschaffung und Unterhalt ist und Sie auf einen Kilometer-Kostensatz von über 0,30 Euro kommen.
Wie funktioniert ein Fahrtenbuch?
Ein Fahrtenbuch soll Ihnen zeigen, wie viele private und wie viele berufliche Fahrten Sie gemacht haben. Sie sollen nur für Ihre Privatfahrten mit dem Firmenwagen Lohnsteuern zahlen und nur für die Dienstfahrten mit dem privaten Wagen Steuererleichterungen bekommen. Daher ist es wichtig, dass Sie jede einzelne Fahrt getrennt nach beruflichem und privatem Zweck notieren.
Wie führe ich ein Fahrtenbuch richtig?
Laut Einkommensteuergesetz muss ein Fahrtenbuch „zeitnah und in geschlossener Form geführt werden, um so nachträgliche Einfügungen oder Änderungen auszuschließen oder als solche erkennbar zu machen“. Dafür sollten Sie am besten ein gebundenes Buch oder Heft verwenden. Fahrtenbücher, die nachträglich verändert oder überschrieben werden können, werden nicht akzeptiert.
Tragen Sie jede Fahrt direkt nach Ihrer Ankunft ins Fahrtenbuch ein. Ihr Fahrtenbuch muss ununterbrochen das ganze Jahr geführt werden und die Fahrten sollten chronologisch aufgeschrieben sein. Andernfalls besteht die Möglichkeit, dass das Finanzamt Ihr Fahrtenbuch nicht anerkennt.
Welche Fahrten müssen ins Fahrtenbuch?
Wenn Sie im Auftrag Ihres Arbeitgebers unterwegs sind, müssen die meisten Informationen eingetragen werden: Datum, konkretes Reiseziel, Reisezweck und der Kilometerstand nach der Fahrt. Es ist auch empfehlenswert, die Abfahrts- und Rückkehrzeiten anzugeben. Für die Zeit beim Kunden oder auf der Baustelle gibt es gegebenenfalls Verpflegungspauschbeträge.
Fahrten zwischen Ihrer Wohnung und Ihrer ersten Tätigkeitsstätte müssen ebenfalls vermerkt werden. Bei Ihren Privatfahrten reicht es jedoch aus, nur die gefahrenen Kilometer anzugeben.
Kann ich mein Fahrtenbuch auch elektronisch führen?
Ein elektronisches Fahrtenbuch ist nur erlaubt, wenn es nicht nachträglich manipuliert werden kann. Eine Excel-Tabelle zum Beispiel erfüllt diese Anforderungen nicht, da sie nicht als in sich geschlossenes Verzeichnis angesehen wird und Zellen oder ganze Zeilen ohne Nachweis hinzugefügt werden können.
Was passiert, wenn ich das Fahrtenbuch nicht richtig führe?
Wenn Sie eine Anforderung nicht erfüllen, kann das Finanzamt Ihr Fahrtenbuch ablehnen und Ihr Dienstwagen wird nach der 1-Prozent-Regelung versteuert. Für Dienstfahrten mit dem privaten Wagen dürfen Sie dann maximal mit 0,30 Euro pro Kilometer kalkulieren – ohne Rechnungen und Belege könnte es sogar sein, dass Sie gar keine Fahrtkosten absetzen dürfen.
Einmal Fahrtenbuch, immer Fahrtenbuch?
Sie können jedes Jahr neu entscheiden, wie Sie Ihre Dienstfahrten beim Finanzamt abrechnen möchten. Das gilt auch, wenn Sie ein neues Auto vom Chef bzw. der Chefin bekommen. Sie haben also die Freiheit, jedes Jahr erneut zu entscheiden, welche Methode für Sie am besten ist.
