Der Geschäftsbrief ist ein wichtiges Kommunikationsmittel zwischen Unternehmen und Geschäftsleuten sowie Privatpersonen. Ob Angebote, Bestellungen, Rechnungen oder Zahlungserinnerungen – Geschäftsbriefe sind aus dem Geschäftsleben nicht wegzudenken. Aber auch Anschreiben, Sachstandsmitteilungen oder Anfragen können über den Geschäftsbrief versendet werden. Im Gegensatz zu mündlichen Absprachen lassen sich Geschäftsbriefe präzise ordnen und im Nachhinein belegen. In gerichtlichen Auseinandersetzungen besitzen Geschäftsbriefe eine hohe Beweisfunktion.
Die Bedeutung der Onlinekommunikation
Durch die Onlinekommunikation hat sich einiges in Bezug auf Geschäftsbriefe verändert. Die Korrespondenz erfolgt oft per E-Mail. Hier gibt es keine Formvorgaben, sondern lediglich die Impressumpflicht, also die Angabe der eigenen E-Mail-Adresse als Anbieterkennzeichnung. Für die allgemeine Kommunikation wird dies als ausreichend angesehen. Doch sobald es ernst wird, kommt der Geschäftsbrief in seiner klassischen Form ins Spiel. Die E-Mail dient dann als Begleitschreiben, dem der Geschäftsbrief als PDF- oder WORD-Datei beigefügt wird.
Wichtige Anforderungen an den Geschäftsbrief
Damit ein Brief als Geschäftsbrief gilt, muss er bestimmte Anforderungen erfüllen. Dazu gehören unter anderem die Nennung des Firmennamens, der Rechtsform des Unternehmens, des Sitzes sowie des gesetzlichen Vertreters. Je nach Rechtsform können dies Inhaber, Geschäftsführer oder Gesellschafter sein. Zudem sollte die aktuelle Bankverbindung angegeben werden, um den Zahlungsverkehr zu vereinfachen. Für die Vereinfachung des Schriftverkehrs zwischen Geschäftsleuten hat sich die Einhaltung der DIN-Norm 5008 bewährt. Diese definiert, welche inhaltlichen Angaben ein Geschäftsbrief enthalten muss und in welcher Reihenfolge diese erwähnt werden sollten.
Damit der Geschäftsbrief im Falle einer Auseinandersetzung als schlüssiges Beweismittel gelten kann, sollten die richtigen Empfängerdaten sowie ein Kalenderdatum angegeben und alle weiteren Informationen klar und verständlich formuliert sein. Zudem sollte der Brief keine Rechtschreib- und Grammatikfehler aufweisen. Eine individuelle Note erhält der Brief durch die Gestaltung des Briefkopfes, der beispielsweise mit einem Firmenlogo versehen werden kann.
Schriftgröße und Zeilenabstand
Die Schriftgröße und der Zeilenabstand spielen eine wichtige Rolle für die Leserlichkeit eines Geschäftsbriefes. Im Allgemeinen halten sich Geschäftsleute an die DIN- und ISO-Normen. Die Schriftgröße 12 Punkt hat sich im Geschäftsverkehr etabliert, selten wird der Geschäftsbrief in 10 Punkt geschrieben. Die Auswahl der Schriftart kann die Lesbarkeit zusätzlich beeinflussen. Viele Geschäftsleute verwenden auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene Textverarbeitungsprogramme, die bestimmte Textbausteine aufweisen. Die Schriftarten Times New Roman oder Courier New sind aufgrund ihrer guten Lesbarkeit häufig im Einsatz.
Hervorhebungen und Gliederungen
Um wichtige Textpassagen hervorzuheben, stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. So kann die Schriftart geändert werden, jedoch wird häufig die Fettschrift oder Kursivschrift genutzt oder ein Wort gesperrt geschrieben. Auch Einrückungen und Leerzeilen helfen dabei, Texte zu gliedern und Absätze sinnvoll zu strukturieren. Der Brieftext selbst wird nach ISO- und DIN-Norm einzeilig geschrieben. Die Angabe des Absenders kann in einer Schriftgröße abweichen, die in das Briefumschlagfenster passt. Auch der Briefkopf und die Fußnote können individuell gestaltet werden, um sich von anderen Geschäftsbriefen abzuheben.
Absender und der Verweis auf Anlagen
Der Absender eines Geschäftsbriefes ist die vertretungsberechtigte Person des Unternehmens. Dabei kann es sich um den Inhaber, den Geschäftsführer oder einen anderen bevollmächtigten Mitarbeiter handeln. Die Absenderangaben sollten im Briefkopf erscheinen und umfassen die Firmenbezeichnung, die Anschrift sowie Telefon- und Faxnummer sowie gegebenenfalls die E-Mail-Adresse. Auch Hinweise auf Handelsregisternummer und Umsatzsteuer-Ident-Nummer können angegeben werden.
Anlagen können durch einen Vermerk auf dem Geschäftsbrief kenntlich gemacht werden. Diese werden entweder unterhalb des Unterzeichnernamens links oder neben dem Grußteil rechts auf dem Briefbogen aufgeführt. Werden die Anlagen einzeln benannt, sollten sie in der gleichen Reihenfolge aufgeschlüsselt werden wie im Brieftext.
Geschäftsbriefe professionell verfassen
Das Verfassen eines Geschäftsbriefes erfordert sprachliche und fachliche Kenntnisse. Es ist wichtig, den richtigen Aufbau und Stil zu beherrschen. Die Büropraxis startet oft mit dem Formulieren von Begleitschreiben. Rechnungen, Mahnungen oder Zahlungserinnerungen sind in der Regel vorformuliert und werden angepasst. Die sprachliche und fachliche Kompetenz wird dann bei der Formulierung von Schadensmeldungen oder Werbebriefen benötigt. Ein guter Geschäftsbrief ist flüssig lesbar und stimmig. Der Inhalt ist jedoch entscheidend. Auch ein formell perfekter Brief kann seine Wirkung verfehlen, wenn der Inhalt nicht überzeugt.
[DIN]: Deutsches Institut für Normung
[ISO]: International Organization for Standardization
