Geschäftsreisen sind auch in Zeiten digitaler Kommunikation von großer Bedeutung für den Erfolg von B2B-Geschäftsbeziehungen. Persönliche Kontakte und Kundenbetreuung spielen eine wesentliche Rolle. Aber was passiert mit den entstehenden Kosten auf Geschäftsreisen? Welche Reisekosten gibt es, wie funktioniert die Kostenerstattung und wie können Unternehmen sich darauf vorbereiten?
Was ist eine Geschäftsreise?
Eine Geschäftsreise oder Dienstreise ist eine betrieblich bedingte Reise, Fahrt oder Übernachtung, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Auftrag ihres Unternehmens unternehmen. Im deutschen Steuerrecht wird die Geschäftsreise auch als beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit bezeichnet. Dabei sind sowohl mehrtägige Reisen mit Übernachtung als auch eintägige Reisen ohne Übernachtung möglich.
Auf Geschäftsreisen können neben dem Netzwerken und der Kontaktpflege auch konkrete Geschäfte wie Vertragsabschlüsse oder Verhandlungen mit Kunden getätigt werden.
Vorbereitung auf die Geschäftsreise
Eine gute Planung ist entscheidend für eine erfolgreiche Geschäftsreise. Klären Sie im Vorfeld, welche Ziele Sie mit der Reise erreichen möchten und welche Ergebnisse erwartet werden. Besprechen Sie Ihre Ziele und Erwartungen mit Ihrem Vorgesetzten, um Missverständnisse zu vermeiden.
Stellen Sie sicher, dass Sie alle erforderlichen Reisedokumente und -unterlagen zusammenstellen und eine Liste für Ihr Reisegepäck erstellen. Denken Sie daran, Kontaktdaten von Ansprechpartnern oder Personalverantwortlichen sowie die benötigte technische Ausrüstung mitzunehmen. Vergessen Sie auch nicht ausreichend Zahlungsmittel oder Ihre Firmenkreditkarte, um Ihre Ausgaben vor Ort zu begleichen.
Kosten auf einer Geschäftsreise
Die Kosten einer Geschäftsreise umfassen nicht nur die An- und Abreise, sondern auch Verpflegungs- und Übernachtungskosten sowie eventuelle Ausgaben für zusätzliche Versicherungen am Zielort. Die genauen Kosten hängen von der Dauer und Art der Reise ab.
Für die Kostenerstattung ist es wichtig, dass das Unternehmen eine klare Reisekostenrichtlinie hat, die die Erstattung von Ausgaben regelt. Unternehmen sollten spezielle Reiseversicherungen für ihre Reisenden abschließen, um deren Sicherheit zu gewährleisten.
Erstattung von Reisekosten
Das Unternehmen übernimmt in der Regel die Kosten einer Dienstreise, einschließlich Reisekosten, Übernachtungs- und Verpflegungskosten sowie Fahrtkosten. Es sollten jedoch im Vorfeld des Reiseantritts klare Vereinbarungen über die Erstattung der Kosten getroffen werden. Ein gesetzlicher Anspruch auf Kostenerstattung besteht nicht.
Die Kosten sollten in angemessener Höhe, Umfang und Art sein. Der Arbeitgeber kann bestimmte Ausgaben ablehnen, die über festgelegte Höchstwerte hinausgehen oder nicht mit der Geschäftsreise verbunden sind. Ausgaben für private Vergnügungen werden in der Regel nicht erstattet.
Expensya – Die Lösung für Ihre Geschäftsreisen
Um eine effiziente Kostenkontrolle zu gewährleisten, sind vernetzte Tools erforderlich, die die Integration von Reise- und Ausgabenrichtlinien ermöglichen. Mit Expensya können Sie die Geschäftsreisen Ihres Unternehmens problemlos verwalten. Vom Buchen über die Zahlung bis hin zur Erstellung von Reisekostenabrechnungen und der Datenanalyse mit Business Intelligence bietet Expensya alles, was Sie für eine erfolgreiche Geschäftsreise benötigen.
Genießen Sie Ihren Erfolg auf Geschäftsreisen und optimieren Sie Ihre Ausgaben mit Expensya!
