Das Gutschriftverfahren bietet eine effektive Möglichkeit, Zeit zu sparen und schneller bezahlt zu werden. In diesem Artikel erfährst du, was eine Gutschrift ist, welche Vorteile sie bietet und welche Pflichtangaben beachtet werden müssen.
Das Gesetz definiert die Gutschrift
Gemäß § 14 Abs. 2 Satz 3 UStG wird eine Gutschrift als Rechnung vom Leistungsempfänger für eine Lieferung oder sonstige Leistung ausgestellt, wenn dies vorher vereinbart wurde. Obwohl Gutschriften im Gesetz als Ausnahme gesehen werden, werden sie in der rechtlichen Wirkung mit Rechnungen gleichgesetzt. Allerdings müssen sich die Geschäftspartner vorher auf das Gutschriftverfahren einigen.
Welche Vorteile hat das Gutschriftverfahren?
Durch das Gutschriftverfahren können Geschäftspartner viel Zeit sparen. Ein Beispiel: Ein IT-Freelancer, der für ein großes Unternehmen arbeitet, kann Gutschriften (anstelle von Rechnungen) schneller und effektiver erstellen. Dadurch wird der Freelancer von bürokratischem Aufwand entlastet und erhält in der Regel eine schnellere Zahlung.
Beispiel für ein Gutschriftverfahren
Das Gutschriftverfahren bietet sich vor allem für Unternehmer an, die regelmäßig für größere Unternehmen tätig sind. Hier ein Beispiel:
- Ein IT-Freelancer arbeitet für einen Projektanbieter und wird nach Stunden bezahlt.
- Beide Beteiligten vereinbaren, dass der Projektanbieter die Rechnungslast trägt.
- In den vereinbarten Zeitzyklen erstellt der Projektleiter Gutschriften für den IT-Freelancer.
- Jede Gutschrift wird wirksam, wenn sie den Freelancer erreicht und er nicht widerspricht.
- Die Gutschrift ersetzt die Rechnung des Freelancers und wird vom Finanzamt als Beleg akzeptiert.
Pflichtangaben bei Gutschriften
Gutschriften sind den Rechnungen gesetzlich gleichgestellt und müssen daher die gleichen Pflichtangaben enthalten. Laut § 14 Abs. 4 UStG sind dies:
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers und leistenden Unternehmers
- Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden
- Ausstellungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Bezeichnung der Gegenstände oder der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt
- Steuersatz und Steuerbetrag
- Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht bei steuerpflichtigen Werkleistungen
- Angabe “Gutschrift”
Hinweis: Diese Pflichtangaben sind mehr als nur Formalitäten. Falsch ausgestellte Gutschriften können nicht für einen Vorsteuerabzug genutzt werden.
Wann berechtigt eine Gutschrift zum Vorsteuerabzug?
Wenn du selbst eine Gutschrift erstellst, möchtest du die geleistete Vorsteuer natürlich von deiner Umsatzsteuerschuld abziehen. Dies ist möglich, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:
- Der Empfänger der Gutschrift ist zum gesonderten Ausweis der Umsatzsteuer berechtigt.
- Aussteller und Empfänger haben sich über das Gutschriftverfahren geeinigt.
- Die Gutschrift enthält die Pflichtangaben gemäß § 14 Abs. 4 UStG.
- Das Dokument wurde dem Empfänger zugeleitet.
Kleinunternehmer? Vorsicht bei Gutschriften!
Als Kleinunternehmer bist du es gewohnt, keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen auszuweisen. Wenn dir jedoch ein Unternehmen eine Gutschrift mit Umsatzsteuer erstellt, solltest du widersprechen und ein Dokument ohne Umsatzsteuer verlangen. Als Kleinunternehmer bist du nicht berechtigt, die Umsatzsteuer von deinen Kunden einzuziehen.
Wer zahlt die falsch ausgewiesene Steuer?
Wer schuldet dem Finanzamt die zu Unrecht ausgewiesene Umsatzsteuer? Nach dem Gesetz ist dies der Aussteller der Gutschrift (§ 14c Abs. 2 Satz 1, § 13a Abs. 1 Nr. 4 UStG). Als Empfänger der Gutschrift bist du jedoch selbst zur Zahlung an das Finanzamt verpflichtet, wenn du dir die Gutschrift zu Eigen gemacht hast, zum Beispiel durch Unterschrift, ausdrückliche Akzeptanz oder vorherige Angabe deiner Vorsteuerabzugsberechtigung.
Andere Arten von Gutschriften
Es ist wichtig zu wissen, dass es verschiedene Arten von Gutschriften gibt. Umsatzsteuerrechtliche Gutschriften, kaufmännische Gutschriften, Bankgutschriften und buchhalterische Gutschriften sind nicht dasselbe. Bei Unklarheiten sollte im Einzelfall nachgefragt werden.
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